Belgia – Servicii IT: consultanţă, dezvoltare de software, internet şi asistenţă – 2026/EVENTMANAGEMENT

Probleemstelling și obiectivele proiectului

GO! organizează și susține anual o gamă semnificativă de cursuri, activități de profesionalizare, zile de studiu și alte inițiative de formare pentru diverse grupuri țintă, atât în interiorul cât și în afara GO!. Aplicația actuală este utilizată pentru publicarea ofertei, gestionarea înscrierilor, urmărirea participanților, trimiterea de comunicări prin e-mail, generarea de liste de prezență și atestate, precum și furnizarea de date pentru facturare și raportare. Aplicația este utilizată, printre altele, pentru activitățile Serviciului de Orientare Pedagogică și al Celulei Permanente de Sprijin pentru CLB, și se adresează angajaților instituțiilor GO!, grupurilor școlare, serviciilor centrale și participanților externi. Cumulativ, există aproximativ 59.000 de participanți înregistrați și, în medie, aproximativ 20.000 de înscrieri pe an. Evenimentele pot fi oferite plătite sau gratuite. Procesele au, prin urmare, atât un impact administrativ, financiar, comunicativ, cât și de politică. Aplicația actuală este construită pe o platformă legacy și este, prin urmare, înlocuită. Pe lângă învechirea tehnică, procesele actuale nu sunt suficient de optimizate. Diverse subprocese se desfășoară în prezent manual sau prin aplicații paralele. Aplicația actuală nu sprijină, de asemenea, suficient de date auto-serviciu pentru participanți, raportare de politică și integrații precum single sign-on sau facturare. GO! dorește, prin urmare, să implementeze o soluție modernă de management a evenimentelor care sprijină mai bine procesul complet în jurul cursurilor și activităților de profesionalizare: de la publicarea ofertei și înscriere până la participare, evaluarea satisfacției, atestare, raportare și procesare financiară. GO! stabilește, în acest sens, următoarele principii directive: • o soluție integrată pentru gestionarea cursurilor, activităților de profesionalizare și altor evenimente din domeniul aplicației; • maximizarea utilizării funcționalităților standard și proceselor standard; • limitarea personalizării și evitarea bazei de date paralele sau a dublării proceselor; • integrarea cu sistemele existente GO! unde datele sau procesele sunt deja gestionate; • sprijin utilizator-friendly pentru participanți, organizatori, administratori, precum și pentru angajații financieri și administrativi; • comunicare de încredere, urmărire a participanților, atestare și raportare. Obiectivele GO! în implementarea unei noi soluții de management a evenimentelor sunt: • asigurarea continuității și fiabilității gestionării evenimentelor și a formării; • publicarea curentă și clară a ofertei de cursuri și activități de profesionalizare; • simplificarea și îmbunătățirea procesului de înscriere pentru participanți; • sprijinirea organizatorilor și administratorilor în crearea, gestionarea, urmărire și evaluarea activităților; • integrarea mai bună a înregistrării participanților, urmăririi prezenței, atestării și evaluării; • reducerea acțiunilor manuale și a înregistrărilor duble; • sprijinirea mai bună a proceselor de facturare prin legătură cu sistemele financiare sau, dacă este necesar, prin export eficient în bloc; • consolidarea auto-serviciului de date, raportării și informațiilor de politică; • oferirea participanților posibilității de a consulta istoricul lor, înscrierile și atestatele; • gestionarea mai transparentă, mai sigură și mai funcțională a drepturilor de acces și rolurilor. Pentru a realiza aceste obiective, GO! caută preferabil o soluție standard viitoare care este suficient de configurabilă și poate fi legată de sistemele existente relevante, inclusiv baza de date de contact GO! și sistemul financiar. Soluția trebuie să elibereze organizația pe plan tehnic, să fie scalabilă în funcție de utilizare și ofertă, și să poată evolua flexibil prin întreținere, actualizări și extinderi funcționale ulterioare. Componente ale contractului // vezi ghidul de selecție