Fínsko – Softvérové balíky a informačné systémy – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (neskôr tiež Zákazník) vyžaduje ponuky na HRM a systémy na výpočet mzdy. Predmetom zakázky je systém ako softvérová služba (SaaS), ktorý obsahuje funkcie hlavného registra zamestnancov (tzv. HRM komplex) a funkcie výpočtu mzdy. Riešenie musí podporovať rôzne formy pracovného času zamestnancov mesta Espoo, ako sú kancelársky, periodický a všeobecný pracovný čas, rôzne spôsoby organizácie práce, teda pevný a flexibilný pracovný čas, ako aj miestne zmluvy a miestne dohody. Predmetom zakázky sú nasledujúce služobné celky: - Systém ako softvérová služba (SaaS) - Zavedenie a prispôsobenie služby pre Espoo - Služby na údržbu aplikácií - Služby na ďalší vývoj a konzultáciu systému Podrobnejší popis obsahu zakázky je v prílohe 1. "Popis predmetu zakázky". Na základe výberového konania bude vybraný jeden dodávateľ a jeden náhradný dodávateľ. Zmluva nadobudne platnosť podpísaním a bude platná do odvolania. Odhadovaný dátum začiatku platnosti zmluvy je v decembri 2026. Pripravovanie ZAKÁZKY Zákaznícka jednotka pripravila zakázku vyhodnotením možností na trhu, podmienok súťaže a spôsobov realizácie zakázky. Pri mapovaní trhu bolo široko konzulované s odborníkmi v oblasti písomne a telefónne, využili sa odborné názory, vyhodnotili sa možnosti rozdelenia zakázky na časti a rôzne spôsoby realizácie. POSTUP PRI MAPOVANÍ TRHU V ROKE 2025 V roku 2025 sa konali mapovacie rozhovory s tromi identifikovanými potenciálnymi dodávateľmi. 1) Demo systémov V týždňoch 12 - 15 / 2025 boli dodávatelia pozvaní, aby predstavili systémy, ktoré ponúkajú. 2) Komentovanie návrhu výzvy na ponuku Návrh výzvy na ponuku bol odoslaný dodávateľom na komentovanie v dvoch častiach (A1 a A2). - A1 kolo komentovania: obsahovalo všetky dokumenty okrem hlavných procesových popisov, zloženie zložiek, informácie o obsahu zoznamu učiteľských údajov, informácie o obsahu zoznamu vyžadovaní funkčných vlastností systému. Komentovanie trvalo od 5.5.2025 do 14.5.2025 a komentáre boli diskutované s dodávateľmi na stretnutiach dodávateľov v týždňoch 21 - A2 kolo komentovania: obsahovalo prílohy 1.3, 1.8, 1.9 a prílohu 5, vyžadovaný formulár s funkčnými vyžadovaniami. Komentovanie trvalo od 19.5 do 2.6.2025 a komentáre boli diskutované s dodávateľmi na stretnutiach dodávateľov v týždňoch 24. 3) Odoslané dopytovacie otázky Od dodávateľov boli požadované ďalšie informácie o systémoch, platobných cykloch, hlavných službách a externom riešení HRM, technológiách systémov, ktoré ponúkajú, ich životnom cykle, odhady o cenách a licenčných podmienkach, ako aj odhady o nákladoch na projekt implementácie, aby sa podporilo určenie hodnoty zakázky a rozpočtu. POSTUP PRI MAPOVANÍ TRHU V ROKE 2026 Na začiatku roku 2026 bol mapovaný aj štvrtý potenciálny dodávateľ, s ktorým sa konalo stretnutie dodávateľov v týždni 7 na predstavenie návrhu výzvy na ponuku. Dodávateľovi bol odoslaný rovnaký návrh výzvy na ponuku ako ostatným potenciálnym dodávateľom a dostali sme komentáre 5.3.2026. Od všetkých štyroch dodávateľov boli požadované ďalšie komentáre k aktualizovanému návrhu výzvy na ponuku písomne od 17.3 do 1.4.2026. Mapovanie trhu bolo vykonané tak, aby nebol preferovaný žiadny konkrétny dodávateľ a mapovanie bolo vykonané nestranne a otvorene. POZNÁMKY Z MAPOVANIA Trhu Získané poznatky z mapovania boli využité pri definovaní predmetu zakázky, stanovovaní príslušných vyžadovaní, stanovení kritérií porovnania ponúk. Medzi hlavné poznatky mapovania patrilo aj to, že trh môže byť obmedzený vyžadovaniami miestnych zmlúv mesta Espoo (ako KVTES a OVTES) pre systémy HRM a výpočtu mzdy. Ďalšími obmedzujúcimi faktormi môžu byť potreby mesta Espoo týkajúce sa kontinuálneho poskytovania služieb, dvojitého prostredia systému a integrácií. Pri pripravovaní zakázky boli v úvahu braté zásady mapovania trhu, ako je uvedené v § 65 zákona o zakázkach, a zakaznícka jednotka považuje, že pripravovanie podporuje realizáciu súťaže. ROZDELENIE ZAKÁZKY NA ČASTI Zákaznícka jednotka vyhodnotila možnosť rozdelenia zakázky na časti. Zakázka nebola rozdelená na časti, pretože predmet zakázky a spojené služby tvoria celistvú jednotku, ktorú nie je vhodné rozdeliť na menšie celky. Okrem toho by rozdelenie