Malta – Služby na organizovanie podujatí – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA plánuje udeliť až tri (3) kaskádové rámcové služobné zmluvy pre každú Lot na poskytovanie vysoko kvalitných služieb Organizácie udalostí a súvisiacich cestovných a logistických služieb potrebných pre organizovanie a realizáciu správnych a operačných stretnutí a udalostí Agentúry. Rámcové zmluvy podporia udalosti organizované v Moldavsku (Lot 1), na Ukrajine (Lot 2) a na Západnom Balkáne (Lot 3), ako je ďalej popísané v Technických špecifikáciách. Služby, ktoré budú poskytované v rámci rámcových zmlúv, budú závisieť od konkrétnych požiadaviek každého udalosti, ako ich definuje Agentúra. Môžu zahrňovať, ale nie sú obmedzené na: • Prenájom konferenčných priestorov; • Poskytovanie audiovizuálneho (AV) a prekladateľského vybavenia; • Stravovacie služby; • Koordinácia tretích strán poskytujúcich služby a na mieste logistické riadenie; • Príprava udalostnej výzdoby a odovzdanie podporejúcich dokumentov a faktúr, ak je to potrebné; • Prenájom AV a prekladateľského vybavenia pre priestory poskytované Agentúrou, zainteresovanými stranami alebo inými tretími stranami; • Organizovanie obedov, večerí a iné stravovacie usporiadania; • Rezervácia vhodného ubytovania v súlade s požiadavkami Agentúry; • Organizovanie, poskytovanie a dozor nad dopravnými službami; • Poskytovanie služieb pomocníka udalosti pred, počas a po udalosti; • Koordinácia a poskytovanie bezpečnostných a zdravotníckych služieb, ak je to potrebné; • Spracovanie a platba cestovných, ubytovacích a/alebo výživových príspevkov pre účastníkov udalostí, vrátane zberu relevantných podporejúcich dokumentov, v súlade s inštrukciami Agentúry. Udalosti na Ukrajine budú organizované len v prípade, že bezpečnostná situácia umožňuje Agentúre konať osobné udalosti, po bezpečnostnej hodnotení Agentúry a akékoľvek platné bezpečnostné obmedzenia.