Fínsko – Softvérové balíky a informačné systémy – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (neskôr aj Tilač) žiada ponúky na HRM a systém na výplaty. Predmetom zmluvy je systém ako softvérový servis (SaaS), ktorý obsahuje funkcie hlavného registra zamestnancov (t.j. HRM komplex) a funkcie výpočtu výplat. Riešenie musí podporovať rôzne formy pracovného času zamestnancov mesta Espoo, ako sú kancelársky, periodický a normálny pracovný čas, rôzne formy organizácie práce, teda pevný a pohyblivý pracovný čas, ako aj miestne zmluvy a miestne zmluvy. Predmetom zmluvy sú nasledujúce služby: - Systém ako softvérový servis (SaaS) - Implementácia a prispôsobenie služby pre Espoo - Služby na údržbu aplikácií - Služby na ďalší vývoj a konzultácie systému Podrobnejší popis obsahu zmluvy je v prílohe 1. "Popis predmetu zmluvy". Na základe výberového konania bude vybraný jeden dodávateľ a jeden náhradný dodávateľ. Zmluva nadobudne platnosť podpísaním a bude platná do odvolania. Predpokladaný začiatok platnosti zmluvy je v decembri 2026. PRIPRAVA ZMLUVY Zmluvná jednotka pripravila zmluvu, vyhodnotila trhové možnosti a podmienky trhu, ako aj spôsoby realizácie zmluvy. Pri trhovom mapovaní boli široko konzultovaní odborníci v oblasti písomne a telefónne, využili sa odborné názory, vyhodnotili sa možnosti rozdelenia zmluvy na časti a rôzne spôsoby realizácie. POSTUP PRI TRHOVOM MAPOVANÍ V ROKE 2025 V roku 2025 sa konali trhové rozhovory s tromi identifikovanými potenciálnymi dodávateľmi. 1) Demonštrácia systémov V týždňoch 12 - 15 / 2025 boli dodávatelia pozvaní, aby predstavili svoje systémy. 2) Komentovanie návrhu výzvy na ponuku Návrh výzvy na ponuku bol odoslaný dodávateľom na komentovanie v dvoch častiach (A1 a A2). - Komentovanie A1: obsahovalo ďalšie dokumenty okrem hlavných procesových popisov, štruktúru zložiek, popisy informačných potreb, údaje o odovzdaní informácií a formulár s technickými požiadavkami na systém. Komentovanie bolo od 5.5.2025 do 14.5.2025 a komentáre boli diskutované s dodávateľmi na stretnutiach dodávateľov v týždňoch 21. - Komentovanie A2: obsahovalo prílohy 1.3, 1.8, 1.9 a prílohu 5, formulár s technickými požiadavkami. Komentovanie bolo od 19.5 do 2.6.2025 a komentáre boli diskutované s dodávateľmi na stretnutiach dodávateľov v týždňoch 24. 3) Odoslané dopytovacie otázky Od dodávateľov boli požadované ďalšie informácie ohľadom výpočtov výplat, hlavných služieb pre používateľov a externého riešenia HRM, technológií systémov, ktoré boli ponúknuté, životnosti technológií, odhady na licencie a použitie, ako aj na vývoj projektu a jeho náklady, aby sa podporilo určenie hodnoty zmluvy a rozpočtu. POSTUP PRI TRHOVOM MAPOVANÍ V ROKE 2026 Na začiatku roku 2026 bol mapovaný aj štvrtý potenciálny dodávateľ, s ktorým sa konalo stretnutie dodávateľov v týždni 7 pre predstavenie návrhu výzvy na ponuku. Dodávateľovi bol po stretnutí odoslaný rovnaký návrh výzvy na ponuku, ako aj ostatným potenciálnym dodávateľom, a od neho boli dostané komentáre 5.3.2026. Od všetkých štyroch dodávateľov boli požadované ďalšie písomné komentáre k aktualizovanému návrhu výzvy na ponuku od 17.3 do 1.4.2026. Trhové mapovanie bolo vykonané tak, aby neboli preferovaní žiadni jednotliví dodávatelia a bolo vykonané nestranne a otvorene. POZNÁMKY Z TRHOVÉHO MAPOVANIA Poznámky z mapovania boli využité pri určení predmetu zmluvy, pri stanovovaní požiadaviek na príslušnosť, pri určení kritérií pre porovnanie ponúk. Jednou z hlavných poznámok bolo, že trh môže byť obmedzený požiadavkami na systém HRM a výplat, ktoré sú v súčasnosti v meste Espoo (napr. KVTES a OVTES). Ďalšími obmedzujúcimi faktormi môžu byť potreby mesta Espoo ohľadom výpočtov výplat, kontinuálne služby, dvojité prostredie systému a integrácie. Pri priprave zmluvy boli zohľadnené princípy mapovania trhu podľa § 65 zákona o zmluvách a zmluvná jednotka považuje za to, že priprava podporuje realizáciu výberového konania. ROZDELENIE ZMLUVY NA ČASTI Zmluvná jednotka vyhodnotila možnosť rozdelenia zmluvy na časti. Zmluva nebola rozdelená na časti, pretože predmet zmluvy a spojené služby tvoria jednotný celok, ktorý nie je vhodné rozdeliť na menšie celky. Rozdelenie zmluvy by významne zvýšilo riziká spojené s integrovaním, rozdelen