Fínsko – Softvérové balíky a informačné systémy – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

Espoon mesto (neskôr tiež Zákazník) žiada ponúky na elektronický systém údržbových záznamov. Predmetom zmluvy je elektronický systém údržbových záznamov ako služba SaaS, zavedenie služby a prispôsobenie pre Zákazníka, podporné a údržbové služby aplikácie a ďalšie služby na rozvoj a konzultácie pre systém, ktorý je predmetom zmluvy. Na základe výberového konania bude vybratý jeden (1) dodávateľ a jeden (1) náhradný dodávateľ. Získavajú sa funkčné celky systému: • Vytváranie a realizácia služobných objednávok • Vytváranie a údržba plánov údržby predmetov údržby a realizácia údržbových opatrení • Údržbový denník • Správa informácií o nehnuteľnostiach • Správa energie predmetov údržby • Samokontrola • Dlhodobé plány (PTS) pre časť predmetov údržby • Funkcie pre hlásenia a štatistiky Podrobnejší popis obsahu zmluvy je v prílohe 1. "Popis predmetu zmluvy" k výzve na ponuku. Predpokladaná celková hodnota zmluvy na štvore roky (bez DPH 0 %) je 2 500 000 eur. Poznámka! Pre trvalé náklady (platby za službu SaaS, náklady na podporu a údržbu a náklady na údržbu integrácií) je nastavená maximálna cena z dôvodu rozpočtu. Ročná cena pre trvalé náklady (v prílohe 6, na stránke 1-Vertailuhinta v bunke O60) nesmie prekračovať 200 000 eur / rok. Prekročenie maximálnej ceny pravdepodobne viedie k zamietnutiu ponuky. PRÍPRAVA ZMLUVY Jednotka, ktorá vykonáva zmluvu, pripravila zmluvu, vyhodnotila trhové možnosti a konkurenčné podmienky a spôsoby realizácie zmluvy. Pri trhovej analýze sa široko konzultovalo s odborníkmi v oblasti písomne a telefónne a hodnotilo sa rôzne spôsoby realizácie. Trhová analýza bola uskutočnená tak, aby sa nepreferoval žiadny konkrétny dodávateľ a bola vykonaná spravodlivo a otvorene. Trhová analýza bola zverejnená v HILMA 26.2.2026. Na trhové konzultácie sa prihlásilo 14 dodávateľov. V marci 2026 boli prihláseným odoslané predbežné úlohy, ktoré analyzovali funkcie realizované v trhových systémoch. Trhové konzultácie boli pokračované s štyrmi dodávateľmi. V marci-apríli 2026 sa konali porady so štyrmi dodávateľmi, na ktorých si dodávatelia demonštrovali svoje systémy. Okrem toho jeden dodávateľ demonštroval svoj systém samostatne odoslanými videami. V máji 2026 boli od dodávateľov požiadané písomné doplnkové informácie a v júni 2026 im boli odoslané kompletné návrhy na ponuku so všetkými prílohami na komentovanie, po čom boli od komentujúcich požiadané ďalšie doplnkové informácie. Pri analýze sa zistilo, že na trhu existuje niekoľko elektronických systémov údržbových záznamov. Na základe trhovej analýzy sa zistilo, že zvlášť požiadavky mesta Espoo na celkovú energetickú správu ako súčasť údržbového záznamu obmedzujú trh. Pri zmluvnom konaní sa využili zistenia z trhovej analýzy na určenie predmetu zmluvy, stanovenie požiadaviek na vhodnosť a stanovenie kritérií pre porovnanie ponúk. Pri pripravovaní zmluvy sa uvažovalo s princípmi trhovej analýzy podľa § 65 zákona o zmluvách a jednotka vykonávajúca zmluvu považuje, že pripravovanie podporuje realizáciu súťaže. DELENIE ZMLUVY NA ČASTI Jednotka, ktorá vykonáva zmluvu, vyhodnotila možnosť rozdelenia zmluvy na časti. Zmluva nebola rozdelená na časti, pretože systém a k nemu prislúchajúce služby tvoria jednotný celek, ktorý nie je účelné deliť na menšie celky. Okrem toho by rozdelenie významne zvýšilo riziko integrácie, rozdelenia zodpovednosti, zavedenia a spravodlivého riadenia dát. Jednotka, ktorá vykonáva zmluvu, považuje, že nechávanie rozdelenia je z hľadiska charakteru zmluvy, spôsobu realizácie a účelnosti realizácie opodstatnené.