Malta – Služby na organizovanie podujatí – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA plánuje udeliť do troch (3) kaskádových rámcových zmlúv na poskytnutie služieb pre každú Lotu pre poskytovanie vysoko kvalitných služieb pre organizáciu udalostí a súvisiacich cestovných a logistických služieb, ktoré sú potrebné pre organizáciu a implementáciu správnych a operačných stretnutí a udalostí Agentúry. Rámcové zmluvy podporia udalosti organizované v Moldavsku (Lot 1), Ukrajine (Lot 2) a na Západnom Balkáne (Lot 3), ako je ďalej popísané v technických špecifikáciách. Služby, ktoré budú poskytované v rámci rámcových zmlúv, budú závisieť od konkrétnych požiadaviek každého udalosti, ako ich definuje Agentúra. Môžu zahŕňať, ale nie sú obmedzené na: • Znájomstvo s konferenčným priestorom; • Poskytovanie zvukového a video (AV) a prekladateľského vybavenia; • Stravovacie služby; • Koordinácia tretích strán poskytovateľov služieb a na mieste logistické manažment; • Príprava udalostnej signálizácie a odovzdanie podpory dokumentov a faktúr, ak je to potrebné; • Prenájom AV a prekladateľského vybavenia pre priestory poskytované Agentúrou, zainteresovanými stranami alebo inými tretími stranami; • Organizácia obedov, večerí a iných stravovacích usporiadaniach; • Rezervácia vhodného ubytovania v súlade s požiadavkami Agentúry; • Organizácia, poskytovanie a dozor nad dopravnými službami; • Poskytovanie služieb pomocníka udalosti pred, počas a po udalosti; • Koordinácia a poskytovanie bezpečnostných a lekárskych služieb, ak je to potrebné; • Správa a platba za cestovné, ubytovacie a/alebo denné poplatky pre účastníkov udalosti, vrátane zbierky relevantných podpory dokumentov, v súlade s inštrukciami Agentúry. Udalosti na Ukrajine budú organizované len v prípade, že bezpečnostná situácia umožňuje Agentúre organizovať osobné udalosti, po bezpečnostnej hodnotení Agentúry a akékoľvek platné bezpečnostné obmedzenia.