Nemecko – Opravárske a údržbárske služby – Einführung zentrales DMS

Naďalej sa plánuje zavedenie podnikovej dokumentačnej správnej platformy (DMS), aby sa správa, spracovanie a poskytovanie obchodne relevantných informácií trvalo modernizovali a zjednotili. V rámci medziorganizačnej analýzy požiadaviek boli spolu s odborami skúmané súčasné pracovné postupy, dokumentačné procesy a informačné toky. Pri tom sa ukázalo, že dokumenty a informácie sú dnes spravované v rôznych systémoch, štruktúrach diskov, odborných aplikáciách a osobných úložiskách. Výsledkom sú medziorganizačné medzery, viacnásobné uloženia a rôzne pracovné postupy, ktoré zťažujú medziorganizačnú spoluprácu a vedú k zvýšenému hľadaniu a neistote ohľadne aktuálnosti a záväznosti informácií. Zároveň už existuje množstvo etablovaných odborných aplikácií a informačných systémov, ktoré aj v budúcnosti majú splniť svoje respektívne jadrové úlohy. Cieľom projektu nie je nahradenie týchto systémov, ale ich zmysluplné integrovanie do spoločnej informačnej platformy. Predložený zoznam výkonov popisuje funkčné, technické a organizačné požiadavky na budúcu DMS platformu a slúži ako základ pre výber budúcnosti, ekonomicky a dlhodobo prevádzateľnej riešenia. Budúca riešenie má slúžiť ako centrálna informačná platforma a podporovať celý životný cyklus dokumentov a informácií - od zisťovania cez spracovanie a spoločné použitie až po revízne bezpečné archivovanie a zákonitúma zmazanie. V popredí nie sú jednotlivé dokumenty alebo technické funkcie, ale efektívna podpora denných pracovných procesov zamestnancov. Informácie majú byť nezávisle od ich vzniku jednotne spravované, rýchlo nájdené, bezpečne poskytované a organizačne využiteľné. Zavedenie DMS platformy má zároveň za cieľ postupne redukovať existujúce ostrovné riešenia, zjednotiť štandardy pre správu informácií a vytvoriť technologický základ pre ďalšiu digitalizáciu administratívnych procesov. Moderné technológie, najmä KI podporované funkcie, majú podporovať zamestnancov v ich dennej práci a zlepšiť kvalitu a efektivitu spracovania informácií. Shrnuto sa dá povedať, že cieľ projektu je: - zavedenie podnikovo jednotnej informačnej platformy pre správu obchodne relevantných dokumentov a informácií - zlepšenie medziorganizačnej spolupráce cez spoločné informačné zásoby a štandardizované pracovné postupy - redukcia dvojitého uloženia a zabezpečenie jednoznačnej a sledovateľnej informačnej základne - zrýchlenie nájdenia informácií cez výkonné vyhľadávacie a navigáčné možnosti - podpora štandardizovaných digitálnych obchodných procesov cez workflowy, riadenie úloh a sledovateľné schvaľovacie postupy - zabezpečenie dodržiavania zákonov, predpisov a vnútorných požiadaviek ohľadne dokumentácie, ukladania, ochrany údajov a informačnej bezpečnosti - integrovanie existujúcich odborných aplikácií a informačných systémov do spoločnej informačnej architektúry s vyhnutím sa redundantného ukladania dát - vytvorenie skalovateľnej a budúcnosti odolnej platformy, ktorá podporuje organizačné zmeny a budúce digitalizačné projekty - poskytnutie moderných asistentských funkcií, najmä KI podporovaných vyhľadávacích, analytických a klasifikačných postupov, na podporu dennej práce zamestnancov - vytvorenie dlhodobo ekonomicky a administratívne ovládateľnej platformy pre podnikové informačné manažment