Nemecko – Služby súvisiace so softvérom – GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Společnosť pre sociálne služby Essen; v nasledujúcom "Zadávateľ") je nezisková spoločnosť so sídlom v Essene, ktorá od viac ako 140 rokov poskytuje široké spektrum sociálnych služieb. Ako spoločenská inštitúcia pod záštitou mesta Essen a veľkých dobrovoľníckych organizácií sa Zadávateľ angažuje v starostlivosti, podpori a spoločenskej účasťi ľudí v špeciálnych životných situáciách. Spektrum služieb Zadávateľa zahŕňa stacionárne a ambulantné starostlivostné ponuky pre seniorov, rôzne formy bydlenia a starostlivosti pre ľudí s psychickými chorobami alebo mentálnymi postihnutiami, ako aj rôzne formy pomoci pre bezdomovcov alebo ľudí ohrozených bezdomovectvom. Okrem toho Zadávateľ prevádzkuje na viacerých miestach v Essene uznávané dielne pre ľudí s postihnutiami. S približne 1 300 kvalifikovanými zamestnancami v rôznych sociálnych inštitúciách Zadávateľ aktuálne starostlivo o približne 1 200 obyvateľov v jeho starostlivostných a starostlivostných zariadeniach a približne 1 600 ľudí s postihnutiami v dielňach. Široká odborná základňa a blízke spojenie s komunálnymi a sociálnymi partnermi umožňujú Zadávateľovi individuálne reagovať na potreby starostlivo ošetrovaných ľudí a zabezpečiť presné, cenné podporu. Zadávateľ svojou stratégiou "Rok 2030" sleduje dlhodobú viziu na celkovú modernizáciu a digitalizáciu vnútorných štruktúr, procesov a technických systémov. Cieľom je prevesti všetky oblaste podniku do budúcnosti IT - krajiny. Táto strategická orientácia tvorí základ pre výkonnú, transparentnú a služobne orientovanú organizáciu, ktorá udržateľne zodpovedá rastúcim odborným, právnym a technologickým požiadavkám. Jedným z centrálnych úloh v rámci tejto digitálnej stratégie je nahradenie súčasného ERP - systému. Aktuálne používaná verzia SAP, na ktorej sa zakladajú obchodné procesy GSE, bude k 31. decembru 2027 zrušená a tak predstavuje prioritný dôvod k konaniu. Používané moduly FI (Financná účetnosť), CO (Controlling) a HCM (Human Capital Management / Personalwirtschaft) tvoria základné funkcie v obchodnom a personálnom jadre organizácie a sú hlboko zapojené do organizačných procesov. V rámci reorientácie je v oblasti HR centrálny dôraz na výpočet mzdy ako prioritný jadrový proces. Zároveň sleduje GSE cieľ celistvého pohľadu na novú HR - riešenie a perspektívne možnosť abo možnosť v jednom integrovanom systéme zobraziť čo najviac personálnych procesov. Patria sem, ale nie výlučne, správu personálu, manažment kandidátov, vývoj personálu a funkcie ďalšieho vzdelávania. S týmto celistvým prístupom Zadávateľ chce postupne redukovať alebo úplne nahradiť existujúce "satelitné systémy" v oblasti HR. Cieľom je vyhnúť sa mediálnym prerušeniam, zlikvidovať redundantné uchovanie dát, zabezpečiť kvalitu a aktuálnosť dát a zvýšiť transparentnosť vo všetkých HR - procesoch. Zároveň vytvára konsistentná systémová krajina základ pre poskytovanie výpovedných HR - analýz a personálnych ukazovateľov, ktoré môže personálny manažment použiť pre udržateľný rozvoj podniku. Potrebná systémová migrácia v oblasti personálneho manažmentu je teda dôležitá ne len z technologického hľadiska, ale aj z hľadiska podnikovej stratégie. Okrem zabezpečenia prevádzky systému nad 2027 otvoruje sa možnosť v rámci prechodu standardizovať procesy, zvýšiť užívateľskú priateľskosť a zlepšiť integráciu s ďalšími IT - komponentami. Výber a zavedenie novej celistvého riešenia HR preto predstavuje jedno z prioritných klúčových projektov v rámci strategického celkového vývoja Zadávateľa do roku 2030. Konkrétnym cieľom projektu je výber a zavedenie celistvého, budúceho personálneho manažmentového softvéru. S novým riešením majú byť HR - procesy Zadávateľa efektívnejšie, transparentnejšie a užívateľsky priateľskejšie. Softvér podporuje personálny manažment a ďalších účastníkov v automatizácii administratívnych úloh, zlepšení kvality dát a v podpore strategických rozhodnutí na základe fundovaných informácií. V strede stojí digitálne zobrazenie a podpora všetkých jadrových procesov personálneho manažmentu. Novým riešením sa majú vyhnúť existujúce mediálne prerušenia a redundantné uchovanie dát, zvýšiť transparentnosť v HR - procesoch a tiež zabezpečiť dodržiavanie požiadaviek na ochranu osobných údajov a splniteľnosť. Okrem toho otvoruje centrálna systémová podpora možnosť cieľene analyzovať HR - dáta a tým zlepšiť strategické riadenie organizácie. Centrálne ciele možno prehľadne shrnúť nasledovne: 1. Zavedenie HR - softvéru 2. Digitálna podpora všetkých dôležitých HR - procesov 3. Vysoká automatizácia rutinných úloh a standardizácia procesov 4. Zvýšenie transparentnosti, kvality dát a možností reportingu