Nemecko – Služby súvisiace so softvérom – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Společnost pre sociálne služby Essen; v nasledujúcom "Zadavateľ") je nezisková spoločnosť so sídlom v Essene, ktorá poskytuje široké spektrum sociálnych služieb už viac ako 140 rokov. Ako spoločenská inštitúcia pod záštitou mesta Essen a veľkých dobrovoľníckych organizácií sa Zadavateľ angažuje v starostlivosti, podporovaní a spoločenskej účasťi ľudí v zvláštnych životných situáciách. Spektrum služieb Zadavateľa zahŕňa stacionárne a ambulantné starostlivostné služby pre seniorov, rôzne formy bývania a starostlivosti pre ľudí s psychickými chorobami alebo duševnými postihnutiami, ako aj rôzne pomocné služby pre bezdomovcov alebo ľudí ohrozených bezdomovectvom. Okrem toho Zadavateľ prevádzkuje na viacerých miestach v Essene uznávané dielne pre ľudí s postihnutiami. Tie poskytujú individuálne podporu, ako aj širokú škálu pracovných a kvalifikačných možností v oblastiach, ako sú montáž, záhradníctvo a krajinárstvo, domácnosť, tlač a digitalizácia, skladové logistiky, recyklácia alebo technika bicyklov. S približne 1 300 kvalifikovanými zamestnancami v rôznych sociálnych inštitúciách Zadavateľ aktuálne starostlivo o približne 1 200 obyvateľov v jeho starostlivostných a starostlivostných inštitúciách, ako aj približne 1 600 ľudí s postihnutiami v dielňach. Široká odborná základňa a úzka sieť s komunálnymi a sociálnymi partnermi umožňuje Zadavateľovi individuálne reagovať na potreby starostlivo o ľudí a zabezpečovať presné a hodnotiace podporu. Zadavateľ s svojou stratégiou "Rok 2030" sleduje dlhodobú viziu na komplexnú modernizáciu a digitalizáciu vnútorných štruktúr, procesov a technických systémov. Cieľom je preložiť všetky oblasti podniku do budúceho IT prostredia. Táto stratégia tvorí základ pre výkonnú, transparentnú a služobne orientovanú organizáciu, ktorá trvalo vyhovuje rastúcim odborným, právnym a technologickým požiadavkám. Jedným z centrálnych úloh v rámci tejto digitálnej stratégie je náhrada súčasne používaného ERP systému. Aktuálne používaná verzia SAP, na ktorej sa opierajú hospodárske procesy GSE, je k 31. decembru 2027 zrušená a tak predstavuje prioritný dôvod k činu. Používané moduly FI (účetníctvo), CO (kontrola) a HCM (humanitné kapitálové riadenie/personálna ekonomika) tvoria základné funkcie v obchodnom a personálnom jadre organizácie a sú hlboko zakotvené v organizačných procesoch. Realizácia projektu prebieha teda nie izolovane, ale je úzko prepojená s ďalšími stratégickými úlohami. Medzi ne patrí náhrada SAP HCM a s tým spojená implementácia novej a modernej riadiacej riadenia, ktorá vyžaduje úzku integráciu s účetníctvom, najmä pre mzdy a sociálne odpočty. Ďalším prioritným úloham je zavedenie systému správy dokumentov (DMS) pre elektronickú spracovanie príchozích faktúr. DMS by malo byť podniku rozvinuté a ako centrálna platforma pre digitálnu správu dokumentov. Cieľom je zabezpečiť jednotnú, revízne bezpečnú a bezmedzné dokumentačnú základňu pre všetky odborné oblasti a systémy. Potreba pre systémovú migráciu je teda dôležitá nie len technologicky, ale aj podnikovo. Okrem zabezpečenia ďalšieho prevádzku systému po roku 2027 je očakávané, že v rámci prechodu sa procesy štandardizujú, zvýši sa užívateľskosť a zlepší sa integrácia s inými IT komponentami. Výber, plánovanie a zavedenie riešenia je teda jedným z prioritných klúčových projektov v rámci stratégického celkového vývoja Zadavateľa do roku 2030. Predmetom tejto výzvy je zavedenie moderného, budúceho riadenia účtovníctva a riadenia, ktorým sa všetky dnes v systéme zobrazované jadrové procesy efektívne zobrazujú a podporujú. Aktuálne SAP systém (s modulmi FI a CO) pokrýva základné požiadavky, ale z hľadiska výrobnej stratégie výrobcu je na konci: Podľa SAP je podpora používanej verzie od 1.1.2028 zrušená. To znamená, že od tohto dátumu nebude poskytované žiadne regulárne údržbové a podporné služby, čo spôsobuje riziko bezpečnosti, splnenia a stability. Nové riešenie by malo vyhovovať požiadavkám účtovníctva a riadenia. Zároveň by mali byť automatizované centrálne podnikové procesy, bezmedzné a v súlade s aktuálnymi právnymi a technologickými požiadavkami. Hlavné ciele možno shrnúť nasledovne: 1. Zavedenie softvéru pre účtovníctvo a riadenie 2. Digitálna podpora všetkých hlavných účtovnických a riadiacich procesov 3. Vysoká automatizácia rutinných úloh a štandardizácia procesov 4. Zvýšenie transparentnosti, kvality údajov a možností reportingu 5. Zabezpečenie ochrany údajov, bezpečnosti údajov a splnenia 6. Podpora stratégického riadenia