Belgicko – Služby na organizovanie podujatí – Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen

Predmet týchto služieb: Rámcová zmluva s externými cateringovými partnermi na maatové a akčné objednávky

Popis: Vysoká škola VIVES Južná a VIVES Severná organizuje každý rok široký spektrum akcií a "high-end" maatových objednávok na oboch kampusoch, ktoré sa nachádzajú v provincii West-Vlaanderen. Tieto aktivity sú neoddeliteľnou súčasťou akademického a spoločenského fungovania vysokej školy a vyžadujú profesionálnu, kvalitnú a spoľahlivú cateringovú podporu. Catering tu hrá kľúčovú úlohu v zážitku, vnímaní a organizačnej kvalite týchto momentov.

Fázy objednávky:

1. fáza – výber

Tento dokument sa týka prvej fázy, konkrétne výberovej fázy, dvojstupňového udeľovacieho konania. V tejto prvej fáze sa od kandidáta vyžaduje iba "Žiadosť o účasti", doplnená o potrebné prílohy, ktorými kandidát prejaví svoj záujem o objednávku, svoj písomný zámer byť vybraný (článok 2, 12° zákona o verejných objednávkach z 17. júna 2016) a odovzdá požadované zodpovedné dokumenty, aby mohol byť vybraný.

2. fáza – gunnings

Po výbere sa môžu iba vybraní kandidáti zúčastniť na druhej fáze, fáze gunnings, na základe výzvy, ktorú budú obdržať po rozhodnutí o výbere. V tejto druhej fáze budú vybraní kandidáti na základe výzvy pozvaní, aby podali ponuku.

Loty:

- pre lot 1 "Akcie" hľadáme tri externé cateringové partnery, ktorí môžu vysokú školu počas štvorročného obdobia podporovať pri nasledujúcich aktivitách, ktoré sú flexibilne nasaditeľné na všetkých kampusoch, teda na celom území provincie West-Vlaanderen. Akcie: Každý akademický rok organizuje Vysoká škola VIVES napríklad 3 veľkolepé inštitucionálne akcie, vrátane Akademickej Otvorenia v septembri, Novoročnej recepcie v januári a Pro-dňa v máji. Na tieto akcie sa očakáva prítomnosť približne 700 až 1 000 účastníkov. Okrem toho organizuje Vysoká škola VIVES každý rok viacero proclamácií, promočných sedení a podobne, roztrúsených medzi rôznymi študijnými oblastami. Tieto slávnosti sa konajú podľa študijného programu alebo skupiny a sú zamerané na študentov a ich rodičov alebo sprevádzajúcich. Pre tieto momenty je potrebná prispôsobená, starostlivá a hladko organizovaná cateringová služba, s ohľadom na rôzne veľkosti skupín, lokality a praktické podmienky.

- pre lot 2 "maatové objednávky" hľadáme rovnako tri externé cateringové partnery, pre podstatne menšie objednávky, pričom sa kladie dôraz na výnimočne vysokú úroveň kvality, a to v oblasti produktov, prezentácie a služieb. "High-end" maatové objednávky: Tento lot sa týka dodávky vysokokvalitných, na miere vyrobených cateringových služieb, kde je dôraz explicitne kladený na kvalitu, exkluzivitu a zážitok. Zadávateľ chce pomocou tohto lotu vybrať poskytovateľov služieb, ktorí sú schopní vyvíjať a realizovať cateringové koncepty, ktoré sú úplne prispôsobené špecifickému kontextu, cieľom a cieľovej skupine každého udalosti. Ide tu o nič iné, ako o unikátnu realizáciu, kde je maatové riešenie na prvom mieste.

Doba platnosti

Rámcová zmluva má pôvodnú dobu platnosti štyri roky, pod podmienkou, že odhadovaná maximálna hodnota objednávky v tomto období neprekročí. Zadávateľ upozorňuje kandidáta na to, že uvedená maximálna hodnota nebola vypočítaná na základe predpokladaných množstiev v inventári. Táto maximálna hodnota preto neposkytuje žiadnu informáciu o výške ponuky, za ktorú môže byť registrácia udelená. Ide v tomto prípade o maximálnu hodnotu rámcovej zmluvy, ktorá bola určená na základe maximálnych objednávateľských množstiev všetkých objednávok, ktoré môže zadávateľ udeľovať. Aby sa mohla kontrolovať veľkosť objednávky, zadávateľ dohliada nad výdavkami v rámci rámcovej zmluvy, aby sa uistil, že neprekročí maximálnu hodnotu rámcovej zmluvy. Ak sa maximálna hodnota prekročí, nebudú môcť byť udeľované nové objednávky.