Belgicko – Služby informačných technológií: konzultácie, vývoj softvéru, internet a podpora – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problémové stanovisko a cieľové projekty GO! organizuje a podporuje každý rok významné množstvo výcvikov, profesionálnych aktivít, študijných dní a iných formačných iniciatív pre rôzne cieľové skupiny v rámci GO! a mimo neho. Aktuálne aplikácie sa používa na publikovanie ponuky, správu registrácii, sledovanie účastníkov, odosielanie komunikácie e-mailom, generovanie zoznamov prítomnosti a osvedčení a poskytovanie údajov pre fakturáciu a správu. Aplikácia sa používa napríklad na aktivity pedagogického poradenského servisu a Stálej podpore pre CLB, a je zameraná na zamestnancov GO!-inštitúcií, skupín škôl, centrálnych služieb a externých účastníkov. Kumulatívne je približne 59.000 registrovaných účastníkov a priemerne približne 20.000 registrácii ročne. Akcie môžu byť ponúknuté za poplatok alebo zadarmo. Prozessy tak majú aj administratívny, finančný, komunikatívny a politický dopad. Aktuálne aplikácie je postavené na legacy platforme a preto je potrebná jeho nahradenie. Okrem technického zastarania sú aj súčasné procesy nedostatočne zefektivizované. Niektoré subprocesy prebiehajú dnes ručne alebo cez paralelné aplikácie. Aktuálne aplikácie tiež nedostatočne podporuje data self-service pre účastníkov, politickú správu a integrácie ako single sign-on alebo fakturáciu. GO! preto chce implementovať moderné riešenie pre správu udalostí, ktoré lepšie podporuje celý proces okolo výcvikov a profesionálnych aktivít: od publikácie ponuky a registrácií po účast, spracovanie spokojnosti, osvedčenie, správu a finančné spracovanie. GO! pri tom nastavuje nasledovné vedúce princípy:

• jedna integrovaná riešenie pre správu výcvikov, profesionálnych aktivít a iných udalostí v rámci aplikácie;

• maximálne využitie štandardných funkcií a štandardných procesov;

• obmedzenie prispôsobenia a vyhnutie sa paralelným databázam alebo dvojitému spracovaniu procesov;

• integrácia s existujúcimi systémami GO!, kde sa už spravujú údaje alebo procesy;

• užívateľsky priateľská podpora pre účastníkov, organizátorov, správcov, ako aj finančných a administratívnych zamestnancov;

• spoľahlivá komunikácia, sledovanie účastníkov, osvedčenie a správu.

Cieľové projekty GO! pri implementácii nového riešenia pre správu udalostí sú:

• zabezpečiť kontinuitu a spoľahlivosť správy udalostí a výcvikov;

• ponuku výcvikov a profesionálnych aktivít publikovať hladko a prehľadne;

• zjednodušiť a zlepšiť proces registrácií pre účastníkov;

• podporovať organizátorov a správcov pri vytváraní, správy, sledovaní a hodnotení aktivít;

• lepšie integrovať registráciu účastníkov, sledovanie prítomnosti, osvedčenie a hodnotenie;

• znížiť ručné činnosti a dvojité registrácie;

• lepšie podporovať fakturáciu cez spojenie s finančnými systémami alebo, ak je to potrebné, cez efektívny export hromadných dát;

• posilniť data self-service, správu a politické informácie;

• účastníkom ponúknuť možnosť si sami prehliadať svoju históriu, registráciu a osvedčenia;

• prístupové práva a role riadiť transparentnejšie, bezpečnejšie a funkčne orientovanejšie.

Aby sa tieto cieľové projekty realizovali, GO! preferuje budúce štandardné riešenie, ktoré je dostatočne konfigurovateľné a môže sa spojiť s relevantnými existujúcimi systémami, vrátane GO! kontaktnej databázy a finančného systému. Riešenie musí organizáciu uvoľniť na technickom úrovni, byť škálovateľné v závislosti od použitia a ponuky a môže sa flexibilne vyvíjať cez údržbu, aktualizácie a ďalšie funkčné rozšírenia. Súčasť zadania // pozri výberové kritériá