Francija – Programski paket za obračunavanje časa ali človeške vire – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. v Straßburgu zaposluje 590 oseb z nedoločenim delovnim razmerjem in redno 300 oseb z določenim delovnim razmerjem, vključno s samostojnimi novinarji in stalnimi samostojnimi sodelavci. Sistem za upravljanje kadrov in plačevanje plač je SAP ECC6; načrtovana je migracija na SAP S/4HANA. Trenutno ga dopolnjuje rešitev UKG za funkcije digitalnega varnega skladišča, elektronskega podpisa in elektronske osebne mape. Predmet pogodbe je zagotavljanje, implementacija, gostovanje, vzdrževanje in podpora integrirane rešitve za digitalizacijo procesov upravljanja kadrov z naslednjimi funkcijami. Uporabniški vmesniki, dokumentacija in podpora bosta na voljo vsaj v francoskem in nemškem jeziku.

• Digitalno varno skladišče za zaposlene. Gre za osebni online skladiščni prostor, katerega lastniki so zaposleni in ki služi za shranjevanje in dostop do osebnih dokumentov, ki jih prejmejo za obdobje vsaj petdeset let od oddaje ali podpisanja. S tem skladiščem ARTE izpolni obveznost, določeno v čl. D. 3243-8 francoskega delovnega zakonika, za zagotavljanje plačilne izpisnice v elektronski obliki. To varno skladišče ostane zaposlenim dostopno tudi po koncu delovnega razmerja in po trajanju pogodbe.

• Elektronska osebna mapa. Arhivski dokument, ki služi kot dokazilo in je dostopen ovlaščenim zaposlenim ter predstavlja osebno mapo zaposlenih med trajanjem delovnega razmerja, predhodno zaposlitveno obdobje in naslednje obdobje pravno določene shranjevanja. Rešitev zagotavlja razvrščanje po vrsti dokumentov, iskanje, zagotavljanje popolnosti in sledljivost dostopov in akcij, življenjski cikel in roke shranjevanja.

• Elektronski podpis. Signaturni servis, katerega dokazovalna moč je prilagodljiva posameznemu procesu, tako za notranje kot za zunanje podpise, v enostavnem ali množičnem podpisnem načinu, vključno z avtomatiziranim podpisom za serijski izdelane dokumente. Zagotavlja shranjevanje ustreznih dokazil in njihovo vrnitev.

• Portal za zaposlene. Servis, ki omogoča zaposlenim dostop do njihovih dokumentov in vložitve zahtevk s standardnimi obrazci in konfigurabilnimi poteki odobravanja v področju kadrov, pri čemer je sledljiv status obdelave. • Dostava posameznih dokumentov upravljanja kadrov. Varna, personalizirana in sledljiva dostava dokumentov, ki jih izdeluje ARTE, vsakemu zaposlenemu, zlasti delovnih in dodatnih pogodb, pisem, upravnih odločitev, potrdil in dokumentov o koncu pogodbe, neodvisno od predhodnega procesa izdelave. Ta funkcija vključuje predvsem dostavo plačilnih izpisnic, ki se izvede v petih odsekih na mesec. Rešitev upošteva pritožbo zaposlenih proti elektronski dostavi njihovih plačilnih izpisnic.

Pogodba vključuje prevzem dokumentov in podpisnih dokazil, izdelanih od leta 2019, v elektronsko osebno mapo. Vključuje obveznost za vzdrževanje storitve, prenosljivost ob koncu pogodbe in določbe za katerokoli uporabo umetne inteligence, ki izključuje zbiranje, ponovno uporabo in urjenje na podlagi podatkov ARTE. Hosting, obdelava, upravljanje in shranjevanje podatkov poteka izključno na ozemlju Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora; to velja tudi za vsakega podizvajalca. Pogodba zahteva obdelavo osebnih podatkov. Izbrani kandidati morajo v času postopka dokazati, da so sposobni zagotoviti primerno varnost osebnih podatkov, ki morajo biti vzdrževana med celotnim trajanjem pogodbe. Podrobnosti in dokumenti, ki jih je treba predložiti, so natančneje opisani v pogojih pogodbe.