Finska – Programski paketi in informacijski sistemi – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (kasneje tudi Tila) prosi za ponudbe za HRM- in plačno sistem. Predmet nakupa je sistem kot programska storitev (SaaS), ki vsebuje funkcionalnosti glavnega registra osebja (t. i. HRM celota) in plačnega računanja. Rešitev mora podpirati različne oblike delovnega časa, ki se nanašajo na zaposlenega Espoon mesta, kot so pisarna, perioda in splošni delovni čas, različne načine organizacije dela, to je fiksni in fleksibilni delovni čas, pa tudi pogodbe o delovnih razmerah in lokalne pogodbe, ki se uporabljajo v občini. Predmet nakupa so naslednje storitve:

- Sistem kot programska storitev (SaaS)

- Implementacija in prilagoditev storitve za Espoo

- Storitve za vzdrževanje programa

- Storitve za nadaljnji razvoj in strokovno podporo sistema

Podrobnejši opis vsebine nakupa je v prilogi 1. "Opis predmeta nakupa" v povabilu za ponudbo. Na podlagi pogojev za nakup izberejo enega dobavitelja in enega nadomestnega dobavitelja. Pogodba velja od podpisanja in je veljavna do odločitve. Predvidevana začetna datuma pogodbe je december 2026.

**PRIPRAVA NAKUPA**

Enota za nakup je pripravila nakup z ocenjevanjem možnih rešitev na trgu in razmer v konkurenci ter načinov za izvedbo nakupa. Pri tržnem pregledu so se pogovarjali z večjem številom delavcev v tem področju v pisni in ustni obliki, uporabljali strokovne mnenja, ocenili možnost razdelitve nakupa na dele in različne načine izvedbe.

**NAPREDKANJE TRŽNEGA PREGOVORA 2025**

Leta 2025 so se tržne pogovore vodili z tremi prepoznanimi potencialnimi dobavitelji.

1) Predstavitev sistemov

V tednih 12-15/2025 so dobavitelje povabili, naj predstavljajo sisteme, ki jih ponujajo.

2) Komentiranje osnutka povabila za ponudbo

Osnutek povabila za ponudbo je bil poslana dobaviteljem za komentiranje v dveh delih (A1 in A2).

- A1 krog komentiranja: vseboval je druge dokumente, razen glavnih procesnih opisov, sestave poročilnih zahtev, podatkov o opozarjanju na podatke o učitelju in važnih zahtevah za funkcionalnost sistema.

- Čas za komentiranje je bil 5.5.2025 – 14.5.2025 in komentarji so bili obravnavani na srečanjih z dobavitelji v tedneh 21.

- A2 krog komentiranja: vseboval je priloge 1.3, 1.8, 1.9 in prilogo 5, zahtevni list za funkcionalne zahteve. Čas za komentiranje je bil 19.5 – 2.6.2025 in komentarji so bili obravnavani na srečanjih z dobavitelji v tednih 24.

3) Poslani dodatni vprašanji

Dobavitelji so bili povabljeni, da dodajo dodatne informacije o plačilnih ciklusih sistemov, glavnih uporabniških storitvah in zunanji HRM rešitvi, tehnologijah, ki jih ponujajo, življenjskem ciklu, ocenah uporabniških pravic in licenc, ter ceni za projekt implementacije za podporo ocenjevanju vrednosti nakupa in proračuna.

**NAPREDKANJE TRŽNEGA PREGOVORA 2026**

Na začetku leta 2026 so na trgu prepoznali še enega potencialnega dobavitelja, s katerim so se srečali v tednu 7 za predstavitev osnutka povabila za ponudbo. Dobavitelju so poslali isti osnutek povabila za ponudbo kot ostalim potencialnim dobaviteljem in dobili so komentarje do 5.3.2026. Vsi štirje dobavitelji so bili povabljeni, da dodajo še dodatne pisne komentarje do 17.3-1.4.2026. Tržni pregled je bil izveden tako, da ni bil favoriziran noben posamezen dobavitelj in je bil izveden nepristranski in transparenten način.

**ZAMEGLE TRŽNEGA PREGLEDA**

Zbrane zamegle so bile uporabljene pri določanju predmeta nakupa, določanju primerljivih zahtev in meril za primerjavo ponudb. Pomembna zameglja so bila tudi, da trg lahko omejuje zahteve za HRM in plačni sistem, ki jih uporablja Espoon mesto (kot so KVTES in OVTES). Poleg tega lahko omejujejo tudi zahteve, ki se nanašajo na plačilne cikle, dvojni okolje sistema in integracije. Pri pripravi nakupa so upoštevali načela tržnega pregleda, kot je določeno v 65. členu zakona o nakupu, in enota za nakup meni, da priprava podpira izvedbo konkurse.

**RAZDELITEV NAKUPA NA DELE**

Enota za nakup je ocenila možnost razdelitve nakupa na dele. Nakup ni bil razdeljen na dele, ker sistem in povezane storitve tvori enotno celoto, ki ni smiselno razdeliti na manjše celote. Poleg tega bi razdelitev nakupa na dele pomnožila tveganja, povezana z integracijami, odgovornostjo, implementacijo in enotnim upravljanjem podatkov. Enota za nakup meni, da je razdelitev nakupa na dele neupravičena, ob upoštevanju narave, načina izvedbe in cilja nakupa.