Finska – Programski paketi in informacijski sistemi – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (kasneje tudi Naročnik) prosi ponudb za HRM in plačilni sistem. Predmet nakupa je sistem kot programsko storitev (SaaS), ki vključuje funkcije glavnega registra osebja (t. i. HRM celota) in funkcije plačilnega računovodstva. Rešitev mora podpirati različne oblike delovnega časa, ki se nanašajo na zaposlene v Espoon, kot so pisarna, delovni čas, splošni delovni čas, različne načine organizacije dela, to je fiksni in fleksibilni delovni čas, pa tudi pogodbe o delovnih razmerah in lokalne pogodbe, ki se uporabljajo v občini. Predmet nakupa so naslednje storitve:

- Sistem kot programska storitev (SaaS)

- Uvod in prilagoditev storitve za Espoo

- Storitve za vzdrževanje programa

- Storitve za nadaljevanje razvoja sistema in strokovno podporo

Podrobnejši opis vsebine nakupa je v prilogi 1. "Opis predmeta nakupa" v povabilu na ponudbo. Na podlagi konkurse bo izbran en dobitnik in en rezervni dobitnik. Pogodba velja od podpisanja in je veljavna do nadaljnjega. Pričakovani začetek veljavnosti pogodbe je decembra 2026.

PRIPRAVA NAKUPA

Nakupna enota je pripravila nakup z ocenjevanjem možnosti na trgu, razmerij na trgu in načinov izvajanja nakupa. Pri tržnem pregledovanju so bile poslušane številne strokovne mnenje, ocenjene možnosti razdelitve nakupa na dele in različni načini izvajanja.

RAZVOJ TRŽNIH POGOVOROV 2025

Leta 2025 so bile tržne pogovore z treh znanih potencialnih dobaviteljev:

1) Predstavitev sistemov

V tednih 12-15/2025 so dobavitelji bili povabljeni, da predstavljajo sisteme, ki jih ponujajo.

2) Komentiranje osnutka povabila na ponudbo

Osnutek povabila na ponudbo je bil poslana dobaviteljem za komentiranje v dveh delih (A1 in A2).

- A1 krog komentiranja: vključuje vse dokumente, razen ključnih procesov, sestave poročnih zahtev, objave podatkov o učiteljih in zahtevnega formularja za funkcionalne zahteve sistema.

Čas za komentiranje: 5. 5. 2025 – 14. 5. 2025. Komentiranje je bilo izvedeno na srečanjih z dobavitelji v tednih 21.

- A2 krog komentiranja: vključuje priloge 1.3, 1.8, 1.9 in prilogo 5, zahtevni formular za funkcionalne zahteve.

Čas za komentiranje: 19. 5. – 2. 6. 2025. Komentiranje je bilo izvedeno na srečanjih z dobavitelji v tednih 24.

3) Poslani dodatni vprašanja

Dobavitelji so bili povabljeni, da dajo dodatne informacije o plačilnih ciklusih sistemov, glavnih uporabniških storitvah in zunanji HRM rešitvi, tehnologijah, ki jih ponujajo sistemi, življenjskem ciklu, ocenah uporabnih pravic in licenc, ter ceni za projekt implementacije za podporo ocenjevanju vrednosti nakupa in priprave proračuna.

RAZVOJ TRŽNIH POGOVOROV 2026

Na začetku leta 2026 je bil pregledan še četrti potencialni dobavitelj, s katerim je bilo srečanje v tednu 7 za predstavitev osnutka povabila na ponudbo. Dobavitelju je bil po srečanju poslana isti osnutek povabila na ponudbo kot tudi drugim potencialnim dobaviteljem, in dobili so komentarje do 5. 3. 2026. Vsi štirje dobavitelji so bili pozvani, da dajo še dodatne komentare do 17. 3. – 1. 4. 2026. Tržni pregled je bil izveden tako, da nobenega dobavitelja ni bilo favoriziran in je bil izveden nepristransko in odprto.

ZAMETKE TRŽNOGA PREGLEDA

Zbrane informacije so bile uporabljene pri določanju predmeta nakupa, določanju primerljivih zahtev in primerjavnih kriterijev za ponudbe. Pomembna ugotovitev je bila, da trg lahko omejuje zahteve HRM in plačilnega sistema, ki jih uporablja Espoon (kot so KVTES in OVTES). Poleg tega lahko omejujejo tudi potrebe Espoona po stalnih plačilnih storitvah, dvakratnem okolju sistema in integracijah. Pri pripravi nakupa je bilo upoštevano 65. člen zakona o nakupih, ki se nanaša na tržne pregledove, in nakupna enota meni, da priprava podpira izvajanje konkurse.

RAZDELA NAKUPA

Nakupna enota je ocenila možnost razdelitve nakupa na dele. Nakup ni bil razdeljen na dele, ker je sistem in povezana storitev enotna celota, ki ni primerno razdeliti na manjše celote. Poleg tega bi razdelitev nakupa na dele pomenilo veliko povečanje tveganja za integracijo, odgovornost, uvedbo in enotno upravljanje podatkov. Nakupna enota meni, da je razdelitev nakupa na dele neprimerna, če upoštevamo naravo, način izvajanja in cilj nakupa.