Finska – Programski paketi in informacijski sistemi – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (kasneje tudi Tilaaja) prosi za ponudbe za elektronski sistem za vodstvo v oskrbi. Predmet nakupa so: Elektronski sistem za vodstvo v oskrbi SaaS-softverska storitev, uvedba storitve in prilagoditev za Tilajo, storitve za podporo in vzdrževanje programa, ter storitve za nadaljnji razvoj in konsultacije sistema. Na podlagi tekmovanja se izbere en tovorilec in en rezervni tovorilec. Nakupani deli funkcionalnih celot so:

• Ustvarjanje in izvajanje storitev

• Ustvarjanje in vzdrževanje načrtov za oskrbo in izvajanje oskrbnih ukrepov

• Dnevnik oskrbe

• Upravljanje z informacijami o nepremičninah

• Upravljanje z energijo za oskrbne predmete

• Samokontrola

• Dolgoročni načrti (PTS) za del oskrbnih predmetov

• Funkcionalnosti za poročanje in statistiko

Dokumentacija o nakupi je v prilogi 1. "Opis predmeta nakupa". Predvidevan vseh 4 let (DDV 0%) je 2 500 000 evrov. Opomba! Zaradi proračuna so za stalne stroške (plačila za SaaS storitev, stroške za podporo in vzdrževanje ter stroške za vzdrževanje integracij) določili maksimalno ceno. Letna cena stalnih stroškov (v prilogi 6, v tabeli 1-Vertailuhinta celica O60) ne sme preseči 200 000 evrov / leto. Prekoračenje maksimalne cene bo verjetno vodilo do zavrnitve ponudbe.

PRIPRAVA NAKUPA

Nakupna enota je pripravila nakup s preučevanjem tržnih možnosti in konkurenčnih razmer, ter načina izvajanja nakupa. Pri tržnem preučevanju so vpisali številne tržne deležnike in preučevali različne načine izvedbe. Tržno preučevanje je bilo izvedeno na tak način, da ni bilo favoriziranja posameznega tovorilca in je bilo izvedeno nepristransko in odprto. Tržno preučevanje je bilo objavljeno v HILMA 26.2.2026. Na tržno preučevanje se je prijavilo 14 tovorilcev. Prijavljenim so v marcu 2026 poslali predhodno nalogo, s katero so preučevali funkcionalnosti, ki so bile izvedene v tržnih sistemih. Tržno preučevanje so nadaljevali z štirimi tovorilci. V marcu in aprilu 2026 so izvedli pogovore z tremi tovorilci, kjer so tovorilci predstavili svoje sisteme. Poleg tega je eden tovorilec predstavil svoj sistem z video posnetki, ki jih je sam pripravil. V maju 2026 so od tovorilcev zahtevali pisne dodatne razlage, in junija 2026 so jim poslali celotno ponudbeno dokumentacijo za komentiranje. Po tem so od komentatorjev zahtevali dodatne razlage. Pri preučevanju je bilo ugotovljeno, da je na trgu več elektronskih sistemov za vodstvo v oskrbi. Na podlagi tržnega preučevanja je bilo mogoče ugotoviti, da je predvsem potreba po energijski celoti za vodjenje v oskrbi omejila trg. Ugotovitve iz tržnega preučevanja so bile uporabljene pri določanju predmeta nakupa, določanju primerljivih zahtev in določanju kriterijev za primerjavo ponudb. Pri pripravi nakupa so upoštevali načela tržnega preučevanja, kot je določeno v zakonu o nakupih 65. členu in nakupna enota meni, da priprava podpira izvajanje tekmovanja.