Danska – Storitve čiščenja – Udbud af Soft Facility Management

Trenutno udbud se nanaša na udbud Soft Facility Management (v nadaljevanju FM) za Danmarks Fængsler (prejšnje Kriminalforsorgen) (v nadaljevanju Ordregiver) pri Styrelsen for Danmarks Fængsler. Udbud se izvršuje kot udbud z razgovori po udbudni zakonodaji, poglavje II, kar pomeni, da lahko vsak ekonomski subjekt zahteva prekvalifikacijo, vendar samo prekvalificirani kandidati lahko podajo ponudbo. Udbud vključuje naslednje štiri področja storitev: 1. Čiščenje 2. Notranja storitev 3. Odpadno ravnanje 4. Vozniški servis Vsako področje storitev vsebuje nekaj storitev in delnih storitev. Čiščenje vključuje med drugim čiščenje, čiščenje oken in je daleč največje področje storitev v pogodbi. Za podrobnosti se nanašamo na udbudni material, vključno s podrobnim opisom drugih področij storitev in dodatnimi informacijami o obsegu in zahtevah po storitvah. Danmarks Fængsler je pod Ministrstvom za pravosodje in sestoji iz Styrelsen for Danmarks Fængsler in dveh zapornih okrožij. Danmarks Fængsler upravlja zapore in zaporniške centre v državi, nadzoruje obsojene, deluje na preprečevanju kriminalitete in sodeluje z drugimi organi pravosodnega sistema pri ustvarjanju varnosti v družbi. Danmarks Fængsler je tako odgovoren med drugim za zapore, zaporniške centre, aretacije, zapore za izgnanstvo, oddelke za nožne verige, nadzorne pisarne, enote za mladinsko kriminalno varstvo, transportne enote, centre za izseljevanje, eno tuje ustanovo, organizacijske šole in zapore v Grønlandu. Organizacija je prisotna v Danski, Grønlandu in na Ferskih otokih. Trenutno udbud se nanaša na Lokacije Ordregiverja v Danski in skoraj 100 Lokacij v Danski v različnih velikostih, razporejenih na približno 100.000 m2, geografsko razporejenih po vsej državi. Lokacije na Ferskih otokih in v Grønlandu niso vključene v udbud. Ne vse storitve in delne storitve se izvajajo na vseh Lokacijah; to je odvisno med drugim od karakteristike (tipa), velikosti določene Lokacije in od tega, ali podpira določena Lokacija zaposlenje klientov. Pričakuje se začetek delovanja pogodbe 1. septembra 2027, in ocenjuje se, da bo vrednost udbuda med 325 in 400 milijoni kr. za štiri področja storitev. Ocena predstavlja oceno pričakovanega zneska za celotno trajanje pogodbe vključno z možnimi podaljševnimi obdobjema. Ocena temelji na zgodovinskem porab. V navedeni vrednosti pogodbe so vključene tudi neposredne plačila Lokacij do dobavitelja v obliki naročenih storitev in ponudbenih storitev. Ordregiver vidi v kazensko reformo, ki se bo izpolnila med trajanjem FM-pogodbe. Kazensko reforma vključuje med drugim povečanje števila uniformiranih in civilnih zaposlenih ter približno 2.000 novih zapornih mest v naslednjih 10 letih. Ordregiver želi zagotoviti, da se dobave lahko neprekinjeno prilagajajo konkretnim potrebam Lokacij in ima zato veliko poudarka na skalabilni in fleksibilni pogodbi, ki lahko vključuje npr. vseljevanje v nove stavbe in izseljevanje iz drugih. Poleg tega Ordregiver želi, da dobavitelj v obdobju pogodbe vzame iniciativo za izboljšanje in optimizacijo posameznih področij storitev in čez pogodbo, kjer je to razumno. Rešitev naloge naj bo neprekinjeno podprta digitalno, da se optimizirajo poslovni procesi in zagotovi dobra uporabniška storitev. Ordregiver stavi na voljo dobavitelju Dalux FM pripadajoč portal za storitve za sistemsko podporo pogodbe. Ordregiver ocenjuje, da bo zakon o prevzemu podjetja v veljavi v zvezi z 1) prevzemom storitve od trenutnega dobavitelja na novega dobavitelja in 2) outsourcing nalog, ki jih je Ordregiver do sedaj sam izvajal notranje. Ordregiver pričakuje, da bo prevzem podjetja lahko vključeval 1) 118 plačancev od trenutnega dobavitelja in 2) 8-15 plačancev od Ordregiverja. Udbud se izvršuje kot udbud z razgovori z prekvalifikacijo 3-5 kandidatov in pričakuje se eno razgovorno okroglo. Razen če Ordregiver izbere, da bo nalogo dodelil na podlagi prvotnega ponudbe, bo izveden razgovorni proces, kjer bodo ponudniki povabljeni na paralelne razgovorne srečanja, ki bodo dokumentirani v skladu z pogoji udbuda. Roke za predajo ponudb so navedene v udbudnem materialu. Razgovorne srečanja bodo potekale v tednu 39-41 pri Styrelsen for Danmarks Fængsler na naslovu Strandgade 100, 1401 København K. Razgovorne srečanja bodo potekale v času od 9.00 do 15.00. Cilj razgovornih srečanj je, da ponudniki predstavljajo svoje celotno ponudbo in da se zagotovi, da so ponudniki seznanjeni s tem, kako lahko izboljšajo svoje ponudbe. Ordregiver bo torej komentiral predložene ponudbe, kjer bodo ponudniki na razgovorni sre