Francija – Potovalne storitve – ORGANISATION DES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS DES AGENTS ET SALARIES DE LA RATP ET SES FILIALES

Ta oznaka namenjena je za ustanovitev pogodbe o okviru, z eno naročilo, brez minimalne vrednosti in z največjo vrednostjo Dvajset in Osem (28) Milijonov € brez DDV, ki ima za cilj obnovo pogodbe o okviru za poslovne potovanja za RATP EPIC in njegove podružnice. Pogodba o okviru je sklenjena za največ Šestdeset in Štiri (48) mesecev. Glavni cilj te operacije je trajnost in olajšanje organizacije poslovnih potovanj, pri čemer se upošteva zahteve vseh strani, predvsem zanesljivost vmesnikov in transparentnost cen. RATP želi ponuditi in vzdrževati kakovost storitev za svoje zaposlene in podružnice. Pogodba je sklenjena v obliki pogodbe o okviru z eno naročilo. Trg pokriva:

- Rezervacije in izdajo vozovnic za prevoz, nastanitev, najem vozil in dodatne storitve,

- Pomoč sodelavcem,

- Uveljavitev digitalnih orodij za rezervacije,

- Strokovno svetovanje in optimizacija,

- Fakturiranje storitev in poročanje o dejavnosti,

- Usklajenost, varnost/zaščita, trajnostni razvoj.

Sodelavci skupine RATP morajo v okviru svojih poklicnih dejavnosti opraviti potovanja po celotnem ozemlju države, pa tudi v tujini. Kandidat mora predlagati enotno rešitev za rezervacije online (SBT) za rezervacije letalskih in železniških vozovnic, nastanitev v hotelih (za posamezne potovanja in skupinske potovanja), najem vozil, ter, kolikor je mogoče, upravljanje administrativnih formalnosti (vizumov …). SBT mora omogočiti različnim podružnicam skupine RATP, da se priključijo v svojem ločenem okolju (različni potek odobritve, različna potovalna politika). Ker lahko odobritelj pripada drugi podružnici ali drugemu državljanstvu, je potrebna medsebojna povezava med različnimi državami. Skupina RATP želi razširiti ta trg na mednarodne podružnice, zato mora izvajalec biti v stanju predlagati mrežo lokalnih agencij. Zato je obvezno predlagati potovalno agencijo z lokalnimi agencijami v vsaki državi, v kateri je skupina prisotna. Poleg tega mora kandidat predlagati rešitev za rezervacije offline (potovalna agencija / strankovski servis), ki je dostopna po telefonu in po e-pošti, in omogoča enake funkcije kot orodje za rezervacije online. Ta rešitev bo omogočila, da se ugodno odzove na posebne potrebe pri rezervacijah, obdeluje morebitne spore ali motnje, pomaga pri nujnih strankah 7 dni v tednu, 24 uri na dan. Morala bi tudi biti v stanju ponuditi VIP storitev. Izvajalec bo sodelavcem pomagal pri promociji načina rezervacije online. Zavezuje se, da bo spodbujal in spremljal sodelavce skupine RATP (Travel Managers in potniki) pri uporabi tega načina rezervacije za vse transakcije in primeri, ki to dovoljujejo. Politika varnosti pri mednarodni mobilnosti določa prakse upravljanja z tveganji, s katerimi se soočajo zaposleni skupine RATP, ki opravljajo misije kratkega, srednjega ali dolgotrajnega trajanja v okviru svojega poklica in zlasti v okviru mednarodnega razvoja podjetij skupine. Ustvarja kartografijo tveganj po državah od 1 do 5 (1 je najnižja stopnja tveganja, 5 pa najvišja). Postopki, ki veljajo v RATP v zvezi z varnostjo sodelavcev na misijah, priporočajo ustvarjanje Misijskega naročila. V tem okviru določene enote skupine RATP, predvsem tiste, ki spadajo pod javno pravdo (EPIC), predvidevajo uveljavitev predhodne dovoljenje za potovanje, ki lahko sprejme obliko notranjega misijskega naročila. Načini te dovoljenja se lahko razlikujejo glede na enote skupine. Pričakovano je, da omogoči orodje za rezervacije (SBT) izvajalca, da se vključuje v ta proces predhodne dovoljenja, predvsem s tem, da omogoči dostop do dokumenta, ki povzema potovanje, ki lahko služi kot potrdilo o misiji. Ta dokument lahko ustvarimo, bodisi preko posvečenega modula, bodisi s prejemom datoteke pdf, ki vsebuje vse sestavne dele potovanja (ime sodelavca, datum prihod in odhod, uporabljena družba in številka letov, imena in naslovi hotelov, potek odobritve …). Ustvarjanje dokumenta je mogoče na vseh stopnjah procesa rezervacije (v načinu »osnutek«, po odobritvi, po izvedbi potovanja). Formalno ustvarjanje misijskega naročila, ko je to potrebno, je v okviru notranje organizacije skupine RATP in ne predstavlja storitve, ki jo pričakuje izvajalec. V primeru rezervacije OFFLINE (preko ali izven potovalne agencije izvajalca, na primer: sodelavec povabljen v okviru svojih misij), mora orodje omogočiti, da se informacije o potovanju vnešejo ročno, ali, idealno, da se informacije samodejno prenesejo v orodje SBT, da bi se zagotovila centralizacija v enotni bazi podatkov. Število transakcij je ocenjeno na 22 005 transakcij, približno.