Nemčija – Storitve popravila in vzdrževanja – Einführung zentrales DMS

Tuji je namenjena uvedba podjetniške dokumentacijske upravljalne platforme (DMS), da bi trajnostno modernizirali in enotili upravljanje, obdelavo in dostop do poslovno pomembnih informacij. V okviru medsektorske analize zahtev je bila preučevanja obstoječih delovnih postopkov, dokumentacijskih procesov in informacijskih tokov skupaj s strokovnimi odseki. Pri tem je bilo ugotovljeno, da so dokumenti in informacije danes upravljani v različnih sistemih, pogonskih strukturah, specializiranih aplikacijah in osebnih arhivih. Iz tega izhajajo medijski prehodi, večkratne shranjevanja in različne delovne prakse, ki otežujejo medsektorsko sodelovanje in povzročajo povečano iskalno obremenitev ter nevarnost neskladnih in neobveznih informacij. Hkrati pa že obstajajo številne uveljavljene specializirane aplikacije in informacijski sistemi, ki bodo tudi v prihodnosti izpolnjevali svoje osrednje naloge. Cilj projekta ni zamenjava teh sistemov, temveč njihova smiselna integracija v skupno informacijsko platformo. Predstavljeni seznam storitev opisuje funkcionalne, tehnične in organizacijske zahteve za prihodnjo DMS-platformo in služi kot osnova za izbor prihodnje, ekonomične in dolgoročno upravljive rešitve. Prihodnja rešitev bo služila kot centralna informacijska platforma in podpira celoten življenjski cikel dokumentov in informacij - od zajema preko obdelave in skupnega uporabe do revizijskega arhiviranja in pravilnega izbrisanja. Pri tem niso na prvem mestu posamezni dokumenti ali tehnične funkcije, temveč učinkovita podpora vsakodnevnih delovnih procesov zaposlenih. Informacije naj bodo, neodvisno od njihovega izvora, enotno upravljane, hitro najdene, varno dostavljene in organizacijsko uporabne. Uvedba DMS-platforme bo hkrati imela za cilj postopno zmanjšati obstoječe insularne rešitve, uveljaviti enotne standarde za upravljanje informacij in ustvari tehnološko osnovo za nadaljnjo digitalizacijo administrativnih procesov. Sodobne tehnologije, predvsem KI-podprte funkcije, bodo podprle zaposlene pri njihovem vsakodnevnem delu in izboljšale kakovost ter učinkovitost obdelave informacij. Skupno se lahko cilje projekta opišemo tako:

- uvedba podjetniško enotne informacijske platforme za upravljanje poslovno pomembnih dokumentov in informacij

- izboljšanje medsektorskega sodelovanja s skupnimi informacijskimi bazami in standardiziranimi delovnimi postopki

- zmanjšanje dvojnih shranjevanj ter zagotavljanje jasne in sledljive osnove informacij

- pospeševanje iskanja informacij z učinkovitim iskanjem in navigacijskimi možnostmi

- podpora standardiziranih digitalnih poslovnih procesov s tokovimi postopki, nadzorom nalog in sledljivimi odobritvenimi postopki

- zagotavljanje spoštovanja zakonskih, regulacijskih in notranjih zahtev v zvezi z dokumentacijo, hranjenjem, varstvom podatkov in informacijske varnosti

- integracija obstoječih specializiranih aplikacij in informacijskih sistemov v skupno informacijsko arhitekturo, pri čemer se izogibamo nadvsebnim podatkom

- ustvarjanje skalabilne in prihodnostno varne platforme, ki podpira organizacijske spremembe in prihodnje digitalizacijske projekte

- zagotavljanje sodobnih pomočnih funkcij, predvsem KI-podprtih iskalnih, analitičnih in klasifikacijskih postopkov, za podporo vsakodnevnega dela zaposlenih

- uveljavitev dolgoročno ekonomične in administrativno upravljive platforme za podjetniško upravljanje informacij