Švica – Storitve informacijske tehnologije: svetovanje, razvoj programske opreme, internet in podpora – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

**Izhodna situacija**

Sodobna organizacija delovnega časa se danes vse bolj nahaja v napetosti med podjetniškimi zahtevami, posameznimi potrebami zaposlenih (uravnoteženost med delom in zasebnim življenjem) ter spreminjajočo se delovno kulturo. Razvoji, kot so New Work, medprofesionalna sodelovanje in večja udeležba zaposlenih pri načrtovanju delovnih časov, pridobivajo na pomenu in postavljajo nove zahteve za načrtovanje. Transparentna, uravnotežena in avtomatizirana organizacija delovnega časa spodbuja ne le zadovoljstvo zaposlenih, ampak tudi pozitivne učinke na kakovost storitev. Vse to hkrati prispeva k okrepitvi privlačnosti delodajalca in zadrževanju, zlasti pri oskrbovalcih v jedru podjetja. Ti trendi zahtevajo okolje za načrtovanje, ki združuje učinkovitost in udeležbo, optimalno upravlja s sredstvi in podpira konsistentno, zaposleno-ustrezen način načrtovanja. Trenutna oblika organizacije delovnega časa (PEP) ter trenutna implementacija rešitve PEP «Polypoint» ne podpira potrebnih organizacijskih in tehničnih sprememb. Polypoint se uporablja tudi v področju časovne uprave. V tem kontekstu bo projekt PEP4US ustvaril novo, uporabniško orientirano in prihodnostno sposobno rešitev, ki bo integrirala tehnične, organizacijske in kulturne dimenzije, tako za organizacijo delovnega časa kot za časovno upravo. Cilj je okrepiti organizacijo delovnega časa kot strateški element razvoja podjetja in prineseti pomemben prispevek k izvedbi strateških ukrepov «New Work v jedru podjetja» ter «Strateško upravljanje z viri». Poleg tega je projekt tesno povezan s strateškimi digitalizacijskimi poudarki HOCH, da bi izkoristili sinergije, prispevali k učinkovitosti procesov v jedru podjetja in celovito spodbudili transformacijo. Podrobno opis trenutne situacije je v dokumentu za zahteve LH01, poglavje 2. S pogodbnim razpisom najdemo najboljše produkt za trenutne in prihodnje potrebe HOCH Health Ostschweiz ter dodatne stranke DIT Departement IT, ter zanesljivega in izkušenega partnerja za uvedbo in vzdrževanje prihodnje rešitve.

**Opis ciljnega stanja**

Predmet nakupa vključuje uvedbo in delovanje centralne, integrirane, performantne ter organizacijsko in tehnološko prihodnostno sposobne rešitve za organizacijo delovnega časa in časovno upravo pri HOCH Health Ostschweiz in njenih podružnicah (približno 9.700 zaposlenih, številne vrste plačil in modeli delovnega časa ter številni načrti delovnih časov in služb). Rešitev naj omogoči organizacijsko prečkano, standardizirano in avtomatizirano organizacijo delovnega časa z udeležbo. Obstoječe ločene rešitve z prekrivačimi funkcijami bodo nadomeščene, obstoječa povezovalna in integracijska okolja pa ohranjena. Organizacija delovnega časa, udeležba, kvalifikacije / veščine

Organizacija delovnega časa naj bo v prihodnosti podprta s sistemom in v veliki meri avtomatizirana. Rešitev mora generirati predloge delovnih načrtov, upoštevati razpoložljivosti, kvalifikacije in zakonske predpise ter posebno učinkovito podpre načrtovanje rezervnih delovnih sil. Zanesljiva enotna baza podatkov in konsistentna logika načrtovanja morata biti zagotovljena čez vse organizacijske enote. Zaposleni naj bodo lahko svoje razpoložljivosti, želje po službovanju in odsotnosti vnašali in pregledovali preko intuitivnih, vlogami opredeljenih uporabniških vmesnikov. Avtomatizirane predloge delovnih načrtov naj upoštevajo podatke o potrebah, kvalifikacije in podjetniške zahteve. S tem se zmanjšajo ročni napori, standardizirajo procesi načrtovanja ter okrepijo transparentnost, pravičnost in privlačnost delodajalca. Rešitev mora omogočati transparentne in pravične procese načrtovanja. Zaposleni naj bodo lahko sledili, kako so nastali delovni posli in kako so upoštevane želje ter okviri. Poleg tega mora rešitev podpreti harmonizirane procese načrtovanja z standardizirano zaznavo kvalifikacij, izkušenj in preferenc za delo. To ustvarja osnovo za potrebo po organizaciji delovnega časa, ki je pravična in transparentna.

**Upravljanje rezervnih delovnih sil / bazena**

Rešitev mora podpreti upravljanje rezervnih delovnih sil in bazena po celotnem bolnišničnem sistemu ter upravljati z delovnimi posli, kvalifikacijami in viri na različnih lokacijah in področjih. Funkcije prejšnjih orodij za načrtovanje morajo biti integrirane, načrtovanje, komunikacija in upravljanje pa združene v eni rešitvi.

**Povezava IKM Integrirano upravljanje s kapaciteto**

Povezava z IKM ustvarja osnovo za podatkovno opremljeno usklajenje med načrtovanjem potrebe in organizacijo delovnega časa. Rešitev mora omogočati povezavo in aktivno uporabo načrtovanja potrebe za načrtovanje potrebe po osebju in s tem podpreti modul osebja v IKM.

**Časovna uprava, zaznavanje časa**

Naloge časovne uprave, vključno z zakonskimi predpisi in dodatnimi pravilniki, morajo biti v celoti podprte. Zaznavanje