Nemčija – Programski paketi in informacijski sistemi – Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

Predmet nabave je integrirano poslovno in upravljanje s programsko opremo v obliki Software-as-a-Service (SaaS), oblačno delovanje, implementacijske storitve ter storitve upravljanja z aplikacijami (AMS) za prikaz upravljanja s kadrom, pravic in financami ter administrativnih procesov naročnika. Nabava vključuje dostavo in delovanje standardne programske opreme, vključno s podporo in vzdrževanjem proizvajalca (Los 1), ter implementacijske, migracijske, izobraževalne, podpore in storitve upravljanja z aplikacijami (Los 2). S nabavo sistema si naročnik prizadeva za višje cilje, da bi svoje upravne, kadrovske in financne osrednje procese popolnoma digitalizirali, standardizirali in postavili na stabilno tehnološko osnovo za prihodnost. Sistem naj poveča učinkovitost upravnih procesov, izboljša kakovost podatkov in preverljivost, okrepiti pravno varnost in izboljšati sposobnost upravljanja in odločanja organizacije. Trenutna sistemska krajina je značilna po heterogenih posameznih rešitvah, omejeni integracijski sposobnosti in visokem deležu ročnih obdelovalnih korakov. To vodi do redundantnih podatkov, povečanega možnega napak in težav pri preverljivem sledljivosti procesov. V tem kontekstu je uvedba sodobnega, integriranega sistema potrebna, ki bo vse osrednje procese uprave prikazal na enotni, neprekinjeni in skalabilni platformi. Cilj nabave je mogoče natančno opredeliti naslednje:

a) Varno delovanje v kontrolirani okolju: S dostavo integriranega poslovnega in upravljanja s kadrom v infrastrukturi zasebnega oblaka se zagotavlja izolirana, zaščitena in DSGVO-ustrezna obdelava podatkov. To vključuje varno obdelavo osebnih podatkov ter spoštovanje relevantnih pravnih predpisov, kot so BDSG in LDSG RLP.

b) Prihodnostno sposobni, integrirani procesi: Enotni digitalni tokovi v vseh osrednjih področjih uprave – vključno z kadrom, upravljanjem z državnimi uslužbenci, finančnimi in kontrolnimi funkcijami – omogočajo neprekinjen, transparenten in standardiziran način upravljanja procesov. Sistemska enotnost podatkov ustvarja trdno osnovo za operativne in strateške odločitve.

c) Zmanjševanje ročnih naporov: Standardizirani tokovi dela, avtomatizirane rutinske naloge in integrirane funkcije poročanja in analize olajšajo delo zaposlenih, zmanjšujejo možnost napak in ustvarjajo prostor za vrednostnostne naloge. Hkrati omogoča faktično upravljanje s konsistentnimi, aktualnimi in kvalitetno zagotovljenimi podatki.

d) Pravna varnost in skladnost: Ustrezno upošteva vse relevantne pravne predpise, zlasti v zvezi z varstvom podatkov, računovodstvom, proračunom in pravicami državnih uslužbencev. Preverljiva dokumentacija, preverljivi in odobritveni procesi ter standardizirani preverjalni koraki zagotavljajo spoštovanje pravnih zahtev.

e) Skalabilnost in fleksibilnost: Zasebno oblaka omogoča fleksibilno prilagajanje na naraščajoče količine podatkov, rast števila uporabnikov in prihodnje organizacijske zahteve. Sistem je tako prihodnostno varen, razširljiv in učinkovit za dolgoročno podporo upravnih procesov.

S implementacijo integriranega poslovnega in upravljanja s kadrom v zasebnem oblaku nastane integrirana, standardizirana in preverljiva digitalna infrastruktura, ki predstavlja osnovo za neprekinjeno digitalizacijo in optimizacijo osrednjih procesov uprave. Sistem omogoča učinkovito, transparentno in pravno ustrezno prikazovanje vseh relevantnih procesov, zmanjša redundantne procese in poveča sposobnost upravljanja na vseh ravneh organizacije.