Nemčija – Storitve, povezane s programsko opremo – GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; v nadalje "Naročnik") je neprofitno podjetje s sedežem v Essen, ki že več kot 140 let nudi širok spekter socialnih storitev. Kot skupna ustanova pod pokroviteljstvom mesta Essen in velikih dobrovoljnih združenj se Naročnik posveča oskrbi, spodbujanju in družbenemu udeležbovanju ljudi v posebnih življenjskih okoliščinah. Spekter storitev Naročnika vključuje stanovanjske in ambulantske storitve za starejše, diferencirane oblike stanovanja in oskrbe za ljudi z duševnimi boleznimi ali intelektualnimi ovirami, ter različne pomoči za brezdomne ali ogrožene brezdomne. Poleg tega Naročnik v Essen v več lokacijah vodi priznane delavnice za ljudi z ovirami. S približno 1.300 kvalifikiranimi zaposlenimi v različnih socialnih ustanovah Naročnik trenutno oskrbuje približno 1.200 prebivalcev v svojih ustanovah za oskrbo in varstvo, ter približno 1.600 ljudi z ovirami v delavnicah. Široka strokovna usmerjenost in tesna povezava z občinskimi in socialnimi partnerji omogočata Naročniku, da posamezno vpliva na potrebe oskrbovanih ljudi in zagotavlja prilagojeno, vrednotenje podporo. S svojo strategijo "Leto 2030" Naročnik sledi dolgoročni viziji za celovito modernizacijo in digitalizacijo notranjih struktur, procesov in tehničnih sistemov. Cilj je, da se vsi področja podjetja preoblikujejo v prihodnostno sposobno IT-omrežje. Ta strategična usmeritev predstavlja osnovo za močno, transparentno in storitveno usmerjeno organizacijo, ki trajno ustreza rastučim strokovnim, pravnim in tehničnim zahtevam. Osrednji projekt v okviru te digitalne strategije je zamenjava trenutno uporabljenega ERP-sistema. Trenutno uporabljena različica SAP, na kateri temelji poslovni procesi GSE, bo do konca leta 2027 preklicana in predstavlja tako prioritetni razlog za dejanje. Uporabljeni moduli FI (finančno računovodstvo), CO (controlling) ter HCM (Human Capital Management / personalno gospodarstvo) predstavljajo pomembne funkcije v poslovnih in personalnih jedrnih procesih organizacije in so globoko vpleteni v organizacijske tokove. V okviru prenove je osrednji fokus v področju HR na personalni odračun kot prioritetnem jedrnem procesu. Hkrati Naročnik sledi cilju, da se nova HR-rešitev v celoti razume in da se v prihodnosti čim več personalnih procesov izvede v integriranem sistemu. To vključuje, vendar ni omejeno na personalno upravljanje, upravljanje z kandidati, personalni razvoj ter funkcije izobraževanja. S tem celovitim pristopom Naročnik si prizadeva, da se postopoma zmanjša ali popolnoma odpravijo obstoječi "satelitski sistemi" v področju HR. Cilj je, da se izogne medijskim prekinitvam, odstrani redundantno shranjevanje podatkov, zagotovi kakovost in aktualnost podatkov in poveča transparentnost v vseh HR-procesih. Hkrati se s konsistentno sistemsko okolje ustvarja osnova za izdelavo pomembnih HR-analiz in personalnih ključnih pokazateljev, ki jih personalno upravljanje lahko uporablja za trajno razvoj podjetja. Potrebna sistemska migracija v področju personalnega upravljanja je tako pomembna ne le iz tehničnega, temveč tudi iz poslovne vidike. Poleg zagotavljanja sistema nad 2027, se priložnost, da se v okviru preoblikovanja standardizirajo procesi, poveča uporabnost in izboljša integracija z drugimi IT-komponentami. Izbor in uvedba nove celovite HR-rešitve predstavlja tako eno izmed prioritnih ključnih projektov v okviru strategičnega celotnega razvoja Naročnika do leta 2030. Končni cilj projekta je izbor in uvedba celovite, prihodnostno varne programske opreme za personalno upravljanje. S novo rešitvijo se bodo HR-procesi Naročnika izboljšali v smislu učinkovitosti, transparentnosti in uporabnosti. Programska oprema bo personalno upravljanje in druge udeležene pomagala pri avtomatizaciji administrativnih nalog, izboljšanju kakovosti podatkov in sprejemu strategičnih odločitev na podlagi utemeljenih informacij. V središču stoji digitalna podoba in podpora vseh jedrnih procesov personalnega upravljanja. S novo rešitvijo se bodo izognili obstoječim medijskim prekinitvam in redundantnemu shranjevanju podatkov, povečala transparentnost v HR-procesih in zagotovila tudi izpolnitev zahtev po varstvu podatkov in skladnosti. Poleg tega omogoča centralna sistemska podpora ciljano analizo HR-podatkov in s tem izboljšanje strategičnega vodstva organizacije. Glavne cilje je mogoče povzeti kot slednje: 1. Uvedba HR-programske opreme 2. Digitalna podpora vseh pomembnih HR-procesov 3. Večja avtomatizacija rutinskih nalog in standardizacija procesov 4. Povečanje transparentnosti, kakovosti podatkov in možnosti poročanja 5. Zagotavljanje varstva podatkov, varnosti podatkov in skladnosti 6. Podpora strategičnega vodstva podjetja s pomočjo utemeljenih analiz in ključnih pokazateljev 7. Ustanovitev strukturiranega in učinkovitega modela podpore. Za podrobnosti se nanaša na dokumentacijo o podel