Nemčija – Storitve, povezane s programsko opremo – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; v nadalj "naročnik") je javno koristenje delo z sedežem v Essen, ki že več kot 140 let ponuja širok spekter socialnih storitev. Kot skupnostna ustanova pod pokroviteljstvom mesta Essen in velikih dobrodelnih organizacij se naročnik posveča oskrbi, spodbujanju in družbenemu udeležbi ljudi v posebnih življenjskih okoliščinah. Spekter storitev naročnika vključuje ambulantno in stanovanjsko oskrbo za starejše, različne oblike bivanja in oskrbe za ljudi z duševnimi motnjami ali intelektualnimi omejitvami, ter različne pomoči za brezdomne ali ogrožene brezdomcem. Poleg tega naročnik v Essen na več lokacijah vodi priznane delavnice za ljudi z invalidnostjo. Te ponujajo tako individualno spodbujanje kot tudi veliko delovnih in kvalifikacijskih možnosti na področjih, kot so montaža, vrtlarstvo in krajinska arhitektura, gospodinjstvo, tisk in digitalizacija, skladiščna logistika, recikliranje ali kolesarska tehnika. S približno 1.300 kvalifikiranimi zaposlenimi v različnih socialnih ustanovah naročnik trenutno oskrbuje približno 1.200 prebivalcev v svojih ustanovah za oskrbo in varstvo ter približno 1.600 ljudi z invalidnostjo v delavnicah. Široka strokovna oprema in tesna povezava z komunalnimi in socialnimi partnerji omogočata naročniku, da posamezno ugotavlja potrebe oskrbljenih ljudi in zagotavlja ustrezno, vrednotno podporo. S svojo strategijo "Leto 2030" naročnik sledi dolgoročni viziji za celovito modernizacijo in digitalizacijo notranjih struktur, procesov in tehničnih sistemov. Cilj je, da se vsi področja podjetja prenesejo v prihodnostno sposobno IT okolje. Ta strategija predstavlja osnovo za močno, transparentno in storitveno usmerjeno organizacijo, ki se lahko trajno izkaže v naraščajočih strokovnih, pravnih in tehničnih zahtevah. Osrednji projekt v okviru te digitalne strategije je nadomestitev trenutno uporabljenega ERP sistema. Trenutno uporabljena različica SAP, na kateri temelji poslovni procesi GSE, je do konca leta 2027 preklicana in predstavlja tako prioritetni razlog za dejanje. Uporabljeni moduli FI (finančno računovodstvo), CO (controlling) in HCM (Human Capital Management / personalno gospodarstvo) predstavljajo ključne funkcije v poslovnem in personalnem jedru organizacije in so globoko vpleteni v organizacijske tokove. Izvajanje projekta se torej ne izvaja izolirano, ampak je tesno povezano z drugimi strategskimi projekti. Med temi je nadomestitev SAP HCM in povezana uvedba nove in moderne rešitve za upravljanje s personalom, ki zahteva tesno integracijo z finančnim računovodstvom, zlasti za plače in socialne odmerke. Drugi prioritetni projekt je uvedba sistema za upravljanje dokumentov (DMS) za elektronsko obdelavo vstopnih računov. DMS naj bi bil podjetju razširjen in kot centralna platforma za digitalno upravljanje dokumentov. Cilj je, da se zagotovi enotna, revizijska in medijska brezprepovedna dokumentarna baza za vse strokovna področja in sisteme. Potreba po sistemski migraciji je zato pomembna ne le tehnološko, temveč tudi poslovno. Poleg zagotavljanja nadaljnjega sistema po 2027 se pričakuje, da se v okviru preoblikovanja procesi standardizirajo, uporabnost poveča in integracija z drugimi IT komponentami izboljša. Izbor, načrtovanje in uvedba rešitve je tako eden od prioritetnih ključnih projektov v okviru strategskega celotnega razvoja naročnika do leta 2030. Predmet te razpisa je uvedba moderne, prihodnostno sposobne rešitve za računovodstvo in controlling, s katero se lahko vsi trenutno v sistemu prikazani jedrni procesi učinkovito prikazujejo in podpirajo. Trenutno SAP sistem (z moduloma FI in CO) temelji na osnovnih zahtevah, vendar je v pogledu na proizvodno strategijo proizvajalca na koncu: SAP je podporo za uporabljeno različico preklical od 1.1.2028. To pomeni, da od tega datuma ne bodo več ponujene redne vzdrževalne in podporne storitve, kar povzroča tveganja za varnost, skladnost in stabilnost. Nova rešitev naj bi ustrezala zahtevam računovodstva in controllinga. Hkrati naj avtomatično obdelajo ključne poslovne procese, brez medijskih prekinitv in v skladu z aktualnimi regulatornimi ter tehničnimi zahtevami. Osrednji cilji se lahko povzamejo naslednje: 1. Uvedba programske opreme za računovodstvo in controlling 2. Digitalna podpora vseh pomembnih procesov računovodstva in controllinga 3. Večja avtomatizacija rutinskih nalog in standardizacija procesov 4. Povečanje transparence, kakovosti podatkov in možnosti poročanja 5. Zavarovanje varnosti podatkov, varnosti podatkov in skladnosti 6. Podpora strategskega vodstva podjetja z obsežnimi analizami in pokazatelji 7. Zavarovanje sposobnosti mandatarja 8. Ustanovitev strukturiranega in učinkovitega modela podpora. Za več informacij se sklicujte na dokumentacijo razpisa.