Belgija – Storitve informacijske tehnologije: svetovanje, razvoj programske opreme, internet in podpora – 2026/EVENTMANAGEMENT

Probleemstelling in projektni cilji

GO! organizira in podpira vsako leto veliko število izobraževanj, profesionalnih aktivnosti, študijskih dni in drugih izobraževalnih inicijativ za različne ciljne skupine znotraj in zunaj GO!. Trenutna aplikacija se uporablja za objavo ponudbe, upravljanje prijav, spremljanje udeležencev, pošiljanje komunikacije po e-pošti, generiranje seznamov prisotnosti in potrdil ter oddajo podatkov za računanje in poročanje. Aplikacija se uporablja tudi za aktivnosti Pedagoške spremljave in Stalne podpore za CLB, in se nanaša na delavce GO!-ustanov, skupine šol, centralne službe in zunanje udeležence. Skupno je približno 59.000 registriranih udeležencev in povprečno približno 20.000 prijavljenih udeležencev letno. Dogodki lahko ponujajo plačljivo ali brezplačno. Procesi imajo zato tako administrativni, finančni, komunikacijski kot politični vpliv. Trenutna aplikacija je zgrajena na legacijskem platformu in je zato potrebno jo zamenjati. Poleg tehničnega zastarevanja so tudi trenutni procesi preveč neefektivni. Različni podprocesi potekajo danes ročno ali preko paralelnih aplikacij. Trenutna aplikacija ne podpira dovolj samopomoči za udeležence, poročanja o politiki in integracij, kot so enostavni prijava ali računanje. GO! želi zato implementirati sodobno rešitev za upravljanje dogodkov, ki bo boljše podprla celoten proces izobraževanj in profesionalnih aktivnosti, od objave ponudbe in prijave do udeležbe, ocene zadovoljstva, potrditve, poročanja in finančne obdelave. GO! pri tem postavi naslednja vodila:

• ena integrirana rešitev za upravljanje izobraževanj, profesionalnih aktivnosti in drugih dogodkov v območju aplikacije;

• največja uporaba standardnih funkcij in standardnih procesov;

• omejitev prilagojenih rešitev in izogibanje paralelnih podatkovnih baz ali dvojnega izvajanja procesov;

• integracija z obstoječimi GO!-sistemi, kjer se že upravljajo podatki ali procesi;

• uporabno prijazna podpora za udeležence, organizatorje, upravljavce in finančne ter administrativne delavce;

• zanesljiva komunikacija, spremljanje udeležencev, potrditev in poročanje.

Cilji GO! pri implementaciji nove rešitve za upravljanje dogodkov so:

• zagotavljanje kontinuitete in zanesljivosti upravljanja dogodkov in izobraževanj;

• objava ponudbe izobraževanj in profesionalnih aktivnosti na enostaven in pregledan način;

• poenostavljanje in izboljšanje prijave za udeležence;

• podpora organizatorjem in upravljavcem pri pripravi, upravljanju, spremljanju in ocenjevanju aktivnosti;

• boljša integracija registracije udeležencev, spremljanja prisotnosti, potrditve in ocene;

• zmanjšanje ročnih del in dvojnih registracij;

• boljša podpora računskim procesom preko povezave z finančnimi sistemi ali, če je potrebno, preko učinkovitega izvoza v velikih količinah;

• okrepitev samopomoči, poročanja in politične informacije;

• udeležencem omogočiti dostop do svoje zgodovine, prijavljenih aktivnosti in potrdil;

• upravljanje dostopnih pravic in vlog na bolj transparenten, varen in funkcionalen način.

Da bi dosegli te cilje, GO! išče prednostno prihodnjo standardno rešitev, ki je dovolj konfigurabilna in se lahko poveže z relevantnimi obstoječimi sistemi, vključno z GO! kontaktno bazo podatkov in finančnim sistemom. Rešitev mora organizacijo osvoboditi tehnično, biti skalabilna glede na uporabo in ponudbo, ter se lahko fleksibilno razvija preko vzdrževanja, posodobitev in dodatnih funkcijskih razširitev.