Belgija – Storitve informacijske tehnologije: svetovanje, razvoj programske opreme, internet in podpora – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problematika in cilji projekta GO! organizira in podpira vsako leto veliko število izobraževanja, profesionalizacijskih aktivnosti, študijskih dni in drugih izobraževalnih inicijativ za različne ciljne skupine znotraj in izven GO!. Trenutna aplikacija se uporablja za objavo ponudbe, upravljanje prijav, spremljanje udeležencev, pošiljanje komunikacije po e-pošti, generiranje seznamov prisotnosti in potrdil ter dostavo podatkov za računanje in poročanje. Aplikacija se uporablja tudi za aktivnosti Pedagoške službe za spremstvo in Stalne podpore za CLB, ter je namenjena zaposlenim GO!-institucij, skupinam šol, centralnim službam in zunanjim udeležencem. Skupno je približno 59.000 registriranih udeležencev in povprečno približno 20.000 prijav na leto. Dogodki lahko potekajo plačljivo ali brezplačno. Procesi imajo tako administrativni, finančni, komunikacijski kot politični vpliv. Trenutna aplikacija je zgrajena na platformi legacy in je zato potrebno jo nadomestiti. Poleg tehnične zastarelosti so tudi trenutni procesi preveč neoptimizirani. Različni delni procesi potekajo danes ročno ali preko paralelnih aplikacij. Trenutna aplikacija ne podpira dovolj samopostrežnega dostopa do podatkov za udeležence, politično poročanje in integracije, kot so enostavni prijava ali računanje. GO! želi zato implementirati sodobno rešitev za upravljanje dogodkov, ki bo boljše podprla celotni proces izobraževanja in profesionalizacijskih aktivnosti: od objave ponudbe in prijave do udeležbe, ocene zadovoljstva, potrditve, poročanja in finančnega obdelovanja. GO! pri tem postavi naslednja vodila: • ena integrirana rešitev za upravljanje izobraževanj, profesionalizacijskih aktivnosti in drugih dogodkov znotraj področja uporabe; • maksimalno izkoriščanje standardnih funkcionalnosti in standardnih procesov; • omejitev prilagojenih rešitev in izogibanje paralelnih podatkovnih baz ali dvojnega izvajanja procesov; • integracija z obstoječimi GO!-sistemi, kjer se že upravljajo podatki ali procesi; • uporabno prijazna podpora za udeležence, organizatorje, upravljavce, finančne in administrativne sodelavce; • zanesljiva komunikacija, spremljanje udeležencev, potrditve in poročanje. Cilji GO! pri implementaciji nove rešitve za upravljanje dogodkov so: • zagotoviti neprekinjenost in zanesljivost upravljanja dogodkov in izobraževanja; • objavo ponudbe izobraževanj in profesionalizacijskih aktivnosti izvesti gladko in pregledno; • poenostaviti in izboljšati proces prijave za udeležence; • organizatorjem in upravljalcem pomagati pri ustvarjanju, upravljanju, spremljanju in ocenjevanju aktivnosti; • bolje integrirati registracijo udeležencev, spremljanje prisotnosti, potrditve in oceno; • zmanjšati ročne dejanja in dvojne registracije; • boljše podpreti procese računanja preko povezave z finančnimi sistemi ali, če je potrebno, preko učinkovitega izvoza v velikih količinah; • okrepiti samopostrežni dostop do podatkov, poročanje in politično informiranje; • udeležencem omogočiti samostojno pregledovanje svoje zgodovine, prijav in potrdil; • dostopne pravice in vloge upravljati preprosteje, varneje in bolj funkcionalno. Da bi dosegli te cilje, GO! išče prednostno prihodnostno standardno rešitev, ki je dovolj konfigurabilna in se lahko poveže z relevantnimi obstoječimi sistemi, vključno z GO! kontaktno bazo podatkov in finančnim sistemom. Rešitev mora organizacijo osvoboditi tehnično, biti skalabilna glede na uporabo in ponudbo ter fleksibilno evoluirati preko vzdrževanja, posodobitev in nadaljnjega funkcionalnega razširjanja. Sestavine naloge // glej selekcijski vodnik