Norge – Fotokopieringsmaskiner – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS genomför denna upphandling på uppdrag av de ägande kommunerna i OFA-samarbetet för att etablera ett nytt ramavtal för multifunktionsmaskiner (MFP) och tillhörande tjänster. Kommunerna har ett betydande och varierande behov av skrivande, kopierande och skannande. Den nuvarande maskinparken består av både uthyrda och självinköpta multifunktionsmaskiner med varierande ålder, kapacitet, funktion och återstående livslängd. Samtidigt varierar kommunernas storlek, organisation och användningsmönster. Det finns därför ett behov av ett flexibelt och framtidsinriktat avtal som stöder både standardisering och lokala anpassningar. Syftet med upphandlingen är att etablera ett gemensamt ramavtal som ger kommunerna tillgång till en förutsägbar, kostnadseffektiv, säker och stabil drift av multifunktionsmaskinerna. Kontraktet ska underlätta en gradvis ersättning och modernisering av maskinparken, samtidigt som de befintliga systemen kan fortsätta där det är lämpligt. Kommunerna har redan antagit PaperCut som ett gemensamt system för säkert skrivande och utskriftsförvaltning. Upphandlingen omfattar därför inte ett nytt skrivhanteringssystem. Det är en grundläggande förutsättning att de erbjudna multifunktionsmaskinerna är fullt kompatibla med PaperCut och kan integreras smidigt i beställarens befintliga utskriftsmiljö. För de flesta kommunerna i Agder levereras IT-tjänsterna genom interkommunalt samarbete eller företag, medan några kommuner fortfarande har sina egna IT-miljöer. Detta innebär att beställningsrutiner, godkännandeprocesser, fakturering och uppföljning varierar mellan de enskilda beställarna. Anbudsgivare måste därför kunna hantera olika organisationsmodeller inom ramen för avtalet. Genom upphandlingen vill OFA IKS etablera ett långsiktigt och hållbart leveransmodell som säkerställer kommunernas behov av kvalitet, säkerhet, flexibilitet och god totalekonomi. Upphandlingen ska bidra till bättre hantering av maskinparken, minskat administrativt arbetsbelopp, effektiv användning av resurser och relevanta miljövinster. 2. Beskrivning av uppdraget Uppdraget omfattar leverans av multifunktionsmaskiner och de tillhörande tjänsterna till kommuner och enheter som ingår i ramavtalet. Leveransen ska täcka behovet av skrivande, kopierande och skannande på olika typer av platser och organisationer, från mindre administrativa enheter till större miljöer med hög dokumentvolym och avancerade funktionsbehov. Kontraktet omfattar bland annat: uthyrning av multifunktionsmaskiner leverans och ersättning av utrustning installation, konfiguration och kommissionering tjänst och underhåll tekniskt stöd och användarstöd pågående konsulttjänster och avtalsuppföljning rapportering och ledningsinformation Anbudsgivaren ska erbjuda ett flexibelt leveransmodell som stöder gradvis förnyelse av maskinparken och säkerställer stabil drift under perioder när nya och befintliga system måste fungera parallellt. Beställaren behåller rätt att upphandla begagnade multifunktionsmaskiner från leverantören eller andra där det är lämpligt. Vi begär en totalleverans med särskild betoning på kvalitet, tjänst, säkerhet, flexibilitet och livscykelkostnader. Ytterligare krav på funktioner, tjänster, servicenivåer och dokumentation finns i andra delar av anbudsdokumentation.