Frankrike – Programvara för tidsredovisning eller personal – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. i Strasbourg har 590 personer med oavbrutna anställningsavtal samt regelbundet 300 personer med befristade avtal, däribland frilansjournalister och fasta frilansmedarbetare. HR-systemet för personalförvaltning samt löne- och lönesättning är SAP ECC6; en migration till SAP S/4HANA är planerad. För närvarande kompletteras det av en UKG-lösning för funktionerna digitala lådan, elektronisk signatur och elektronisk personalakt. Upplägget av uppdraget omfattar leverans, implementering, värd, underhåll och support för en integrerad lösning för digitalisering av personalförvaltningsprocesser med följande funktioner. Användargränssnitt, dokumentation och support tillhandahålls minst på franska och tyska. • Digital låda för medarbetare. Detta är en personlig online-lagring, vars ägare är medarbetarna och som används för förvaring och hämtning av de personala dokument som överlämnats till dem under en period av minst femtio år från insättning eller undertecknande. Med tillhandahållandet av denna låda uppfyller ARTE det krav som anges i artikel D. 3243-8 i franska arbetslagen om att tillhandahålla lönesedeln i elektronisk form. Denna digitala låda är tillgänglig för medarbetarna även efter avslutad anställning och över uppdragets gällande tid. • Elektronisk personalakt. Ett arkivdokument som tjänar som bevis, som är tillgängligt för befogade medarbetare och som utgör personalakten för medarbetare under gällande tid för anställningsavtalet, samt under den föregående anställningsfasen och den efterföljande lagliga förvaringsperioden. Lösningen säkerställer sortering efter dokumenttyp, sökning, säkerställande av fullständighet samt spårbarhet av åtkomst och åtgärder, livscykel och förvaringsperioder. • Elektronisk underskrift. Signaturtjänst, vars bevisvärde kan anpassas efter respektive process, både för interna och externa signaturer, i enkel- eller masssignaturläge, inklusive automatiserad signatur för serieframställda dokument. Den säkerställer förvaring av motsvarande bevis och återlämning av dessa. • Portal för medarbetare. En tjänst som gör det möjligt för medarbetare att granska sina dokument och (i personalavdelningen) ställa ansökningar med hjälp av standardformulär och konfigurerbara godkännandeprocesser, varvid bearbetningsstatus kan spåras. • Leverans av enskilda personalförvaltningsdokument. Säker, personanpassad och spårbar leverans av av ARTE framställda dokument till varje medarbetare, särskilt arbets- och tilläggsavtal, brev, förvaltningsbeslut, intyg och dokument vid kontraktets slut, oavsett föregående skapandeprocess. Denna funktion omfattar särskilt leverans av lönesedlar, som sker fem gånger per månad. Lösningen tar hänsyn till medarbetares invändningar mot elektronisk överlämning av deras lönesedlar. Uppdraget omfattar överföring av sedan 2019 framställda dokument och signaturbevis till elektronisk personalakt. Det omfattar en förpliktelse att upprätthålla tjänsten, överförbarhet vid kontraktets slut samt bestämmelser för all användning av konstlig intelligens, som utesluter insamling, omanövring och träning med ARTE-data. Värd, bearbetning, förvaltning och lagring av data sker enbart inom Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska området; detta gäller även för alla underleverantörer. Uppdraget kräver bearbetning av personuppgifter. De valda sökande måste under processen bevisa att de kan erbjuda lämpliga dataskyddsgarantier, som måste underhållas under hela uppdragets gällande tid. Förutsättningarna och de dokument som ska läggas fram beskrivs mer ingående i anbudsunderlagen.