Finland – Programvara och informationssystem – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kommun (senare även Tilaare) begär erbjudanden på HRM- och lönehanteringsystem. Förvärvet omfattar ett system som programvarutjänst (SaaS), som innehåller funktioner för personaladministrations huvudregister (så kallad HRM-enhet) och lönehanteringsfunktioner. Lösningen ska stödja Espoon kommuns anställda med olika arbetstidsformer, såsom kontor-, period- och normaltid, olika sätt att organisera arbetet, det vill säga fast och flytande arbetstid, samt kommunens arbetsavtal och lokala avtal. Förvärvet omfattar följande tjänsteenheter: - System som programvarutjänst (SaaS) - Implementering och anpassning av tjänsten för Espoo - Programunderhållstjänster - Fortsatt utveckling och konsulttjänster för systemet En mer detaljerad beskrivning av förvärvets innehåll finns i erbjudandeförfrågan, bilaga 1. "Beskrivning av förvärvets objekt". En leverantör och en reservleverantör väljs ut på grund av anbudsutlysningen. Avtalet trädde i kraft vid undertecknande och är giltigt för närvarande. Den förväntade startdagen för avtalsperioden är i december 2026. FÖRBEREDELSE AV FÖRVÄRVET Förvärvsenheten har förberett förvärvet genom att utvärdera marknadsalternativ, konkurrensförhållanden och genomförandemetoder. Marknadsundersökningen har omfattat brett konsultering med branschaktörer skriftligen och genom marknadsdialoger, användning av expertkommentarer, utvärdering av att dela förvärvet i delar samt olika genomförandemodeller. MARKNADSDIALOGERS FRAMSKRIDT 2025 År 2025 genomfördes marknadsdialoger med tre identifierade potentiella leverantörer. 1) Systemdemonstrationer Vecka 12-15/2025 bjöds leverantörerna att presentera sina system. 2) Kommentering av erbjudandeförfrågan Utkastet till erbjudandeförfrågan skickades till leverantörerna för kommentering i två delar (A1 och A2). - A1 kommenteringsomgång: innehöll alla dokument utom de centrala processbeskrivningarna, sammansättningen av rapportbehov, meddelandet av lärareinformation och innehållet i kravformuläret för systemets funktionella krav. Kommenteringstiden var 5.5.2025 – 14.5.2025 och kommentarerna diskuterades med leverantörerna på leverantörsmöten vecka 21 - A2 kommenteringsomgång: innehöll erbjudandeförfrågan, bilagor 1.3, 1.8, 1.9 samt bilaga 5, kravformuläret, fliken Funktionella krav. Kommenteringstiden var 19.5 – 2.6.2025 och kommentarerna diskuterades med leverantörerna på leverantörsmöten vecka 24. 3) Skickade förtydligande frågor Leverantörerna bjöds också att ge förtydligande information om systemens löneperioder, huvudanvändarstöd och externa HRM-lösningar, teknologiernas livslängd för de erbjudna systemen samt uppskattningar av användningsrättigheter och licenser samt implementeringsprojektets kostnader för att stödja förvärvets värdering och budgetbestämning. MARKNADSDIALOGERS FRAMSKRIDT 2026 I början av 2026 kartlades också en fjärde potentiell leverantör från marknaden, med vilken ett leverantörsmöte hölls vecka 7 för att presentera erbjudandeförfrågan. Leverantören skickades samma utkast till erbjudandeförfrågan efter mötet för kommentering som de andra potentiella leverantörerna. Kommentarer erhölls 5.3.2026. Alla fyra leverantörerna bjöds också att ge skriftliga kommentarer till den uppdaterade erbjudandeförfrågan 17.3-1.4.2026. Marknadsundersökningen har genomförts på ett sådant sätt att ingen enskild leverantör har föredragits och undersökningen har genomförts på ett rättvis och öppet sätt. MARKNADSUNDERSÖKNINGENS OBSERVATIONER De observationer som gjordes i undersökningen har använts för att definiera förvärvets objekt, för att fastställa lämplighetskrav, för att fastställa jämförande kriterier för erbjudanden. En av de centrala observationerna var att marknaden kan begränsas av de krav som ställs på HRM- och lönehanteringssystemet av de arbetsavtal som Espoon kommun använder (såsom KVTES och OVTES). Dessutom kan begränsande faktorer vara Espoons behov av kontinuerliga tjänster för löneperioder, systemets dubblerade miljö och integreringar. Vid förberedelse av förvärvet har man tagit hänsyn till de principer som gäller för marknadsundersökningar enligt förvärvslagen 65 § och förvärvsenheten anser att förberedelsen stödjer genomförandet av konkurrensen. DETALJERAD DELNING AV FÖRVÄRVET Förvärvsenheten har utvärderat möjligheten att dela förvärvet i delar. Förvärvet har inte delats i delar, eftersom det system och de tjänster som förvärvet omfattar bildar en enhetlig helhet som inte är lämpligt att dela i mindre enheter. Dessutom skulle att dela förvärvet i delar öka betydligt riskerna för integreringar, ansvarsfördelning, implementering och enhetlig hantering av data. Förvärvsenheten anser att att inte dela förvärvet är förvärvets karaktär, genomförandemetod och lämplig genomförande med hänsyn till avsikten.