Schweiz – IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

**Bakgrund**

Personalinställningsplaneringen står idag alltmer i spänningsfältet mellan företagsbehov, de individuella behoven hos medarbetarna (work-life balance) och en föränderlig arbetsmiljö. Utvecklingar som New Work, interprofessionell samarbete och en starkare medarbetarparticipation i tjänstplaneringen får allt större betydelse och ställer nya krav på planeringen. En transparent, balanserad och automatiserad personalinställningsplanering stödjer inte bara medarbetarnas tillfredsställelse, utan har också positiva effekter på vårdens kvalitet. Allt detta bidrar samtidigt till att stärka arbetsgivarattraktiviteten och bindningen, särskilt bland vårdpersonal i kärnverksamheten. Dessa trender kräver en planeringsmiljö som kombinerar effektivitet och deltagande, optimaliserar resurser och stöder en konsistent medarbetarorienterad planeringskultur. Den nuvarande formen av personalinställningsplanering (PEP) samt den nuvarande implementeringen av PEP-lösningen «Polypoint» stöder inte den organisatoriska och tekniska förändring som krävs. Polypoint används också inom tidsekonomi. Med bakgrund av detta ska projektet PEP4US skapa en ny, användarvänlig och framtidsbeständig lösning som integrerar tekniska, organisatoriska och kulturella dimensioner, både för personalinställningsplanering och tidsekonomi. Målet är att stärka personalinställningsplaneringen som ett strategiskt element i företagets utveckling och att bidra väsentligt till genomförandet av de strategiska åtgärderna «New Work i kärnverksamheten» samt «Strategiskt resurshantering». Dessutom är projektet nära sammanlänkat med HOCH:s strategiska digitaliseringsfokus för att utnyttja synergier, bidra till processeffektivitet i kärnverksamheten och driva fram förändringen helhetligt. En detaljerad beskrivning av den nuvarande situationen ges i kravspecifikationen LH01 kapitel 2. Med utlysningen ska det lämpligaste produktet för HOCH Health Ostschweiz samt de övriga kunder av DIT Departement IT, samt en pålitlig och erfaren partner för införandet och underhållet av den framtida lösningen, hittas.

**Beskrivning av målbild**

Förvärvet omfattar införandet och driften av en central, integrerad, prestationsförmående samt organisatoriskt och teknologiskt framtidsbeständig lösning för personalinställningsplanering och tidsekonomi hos HOCH Health Ostschweiz och dess dotterbolag (ca. 9 700 medarbetare, flera löneformer och arbetstidsmodeller samt många planblad och tjänster). Lösningen ska möjliggöra en organisationsövergripande, standardiserad och automatiserad personalinställningsplanering med deltagande. Befintliga insamlösningar med funktionsöverskridningar ska avlösas, den befintliga gränssnitts- och integrationslandskapet ska bevaras. Personalinställningsplanering, deltagande, kvalifikationer/kompetenser Planeringen ska i framtiden ske systemstödd och i stort sett automatiserad. Lösningen måste generera tjänstplaneringsförslag, ta hänsyn till tillgänglighet, kvalifikationer och lagliga krav samt stödja särskilt effektivt springarplaneringen. En enhetlig databas och konsistent planeringslogik över alla organisationenheter måste säkras. Medarbetare ska kunna registrera och se sina tillgängligheter, tjänstönskemål och frånvaron via intuitiva, rollbaserade gränssnitt. Automatiserade tjänstplaneringsförslag ska ta hänsyn till behovsdata, kvalifikationer och företagsbehov. Därigenom minskas manuella arbetsinsatser, standardiseras planeringsprocesser samt stärks transparens, rättvisa och arbetsgivarattraktiviteten. Lösningen måste möjliggöra transparenta och rättvisa planeringsprocesser. Medarbetare ska kunna förstå hur tjänster kommer till stånd och hur önskemål och ramvillkor tas hänsyn till. Dessutom måste lösningen harmoniserade planeringsprocesser med en standardiserad registrering av kvalifikationer, erfarenheter och tjänstpreferenser stödja. Detta skapar grunden för en behovsorienterad, rättvis och transparent personalinställningsplanering.

**Springar-/poolhantering**

Lösningen måste stödja ett spitalövergripande springar- och poolhantering och styra tjänster, kvalifikationer samt resurser över plats och funktion. Funktionerna i de tidigare planeringsverktygen ska integreras och planering, kommunikation samt styrning ska förenas i en lösning.

**Anknytning IKM Integralt Kapacitetshantering**

Anknytningen till IKM skapar grunden för en databasbaserad samstämning mellan behovs- och personalinställningsplanering. Lösningen måste möjliggöra anknytning och aktiv användning av behovsplaneringen för personalbehovsplaneringen och därmed stödja personalmodulen i IKM.

**Tidsekonomi, tiderfaring**

Uppgifterna inom tidsekonomi inklusive lagliga krav och andra regelverk måste fullt ut stödas. Tiderfaringen måste kunna ske via olika kanaler, särskilt via en mobil app samt befintliga AZE-terminaler, inklusive definierade korrekturmöjligheter för medarbetarna.

**Fleranställningar**

Lösningen måste fullt ut stödja fleranställningar och möjliggöra en transparent, konsoliderad presentation. Detta är särskilt viktigt i spitalmiljö med flera funktioner eller tjänstområden per medarbetare.

**Rapport, utvärdering**

Lösningen ska ge rollbaserad åtkomst till relevanta system- och rörelsedata. Utöver standardiserade rapporter, exempelvis om tidskonton eller lagliga krav, ska individuella utvär