Danmark – Tjänster för ekonomiskt bistånd till utlandet – Grant management for Y/WPS project under the Peace and Stabilization Programme for West Africa (PSP WA)

Utrikesdepartementet i Danmark (MFA), representerat av Kungliga Danska Ambassaden (RDE) i Accra, Ghana (härnäst kallat "Klienten"), avser att anställa en konsult som ska tjänstgöra som grant manager för "Call for Proposals for Youth & Women, Peace and Security" (Y/WPS) (härnäst 'Y/WPS Call for Proposals') under Pillar 1 under perioden 2026-2028 under Klientens övergripande ledning och fullständig överensstämelse med MFAs Aid Management Guidelines och Utrikesdepartementets Financial Management Guidelines. Y/WPS-projektet kommer att omfatta hantering av grantmedel på totalt 67 miljoner DKK (den totala tilldelningen på 74 miljoner DKK inkluderar även konsultens hanteringsavgift) för projekt med en implementeringstid på 12-24 månader genomförda i Benin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Ghana, Togo, Mali, Niger och Nigeria över följande modaliteter:

1. Grass-roots grants (cirka 500.000 DKK – 1 miljon DKK) förväntas upp till 40 grants

2. INGO grants (cirka 1 - 3 miljoner DKK) förväntas upp till 10 grants

3. Regionala initiativ (cirka 3 – 5 miljoner DKK) upp till 3 grants

4. Executive leadership programme on Y/WPS (cirka 3 miljoner DKK) – 1 grantmottagare

Syftet med att ha en extern konsult som ska tjänstgöra som FUND Manager (Grants Management Unit) är att:

1) Administrativt hantera processen för att ansöka om förslag;

2) Facilitera Steering Committees identifiering av grantmottagande partners;

3) Kontraktuellt och administrativt hantera grantallokering till och prestation av identifierade partners;

4) Försäkra kvalitetskontroll inklusive MEAL av grantmottagande partners aktiviteter i linje med PSP WA ToC och resultatrammar;

5) Stödja grantmottagande partners gemensamma kommunikation av resultat och förtalsmeddelanden i linje med PSP WA kommunikationsplan;

6) Organisera årliga partners konvent (med deltagande av grantmottagande partners, RDE och andra relevanta aktörer) på åren 2027 och 2028 respektive.

Avtalsmålet är att stödja Klienten att leverera 'Call for Proposals for Youth & Women, Peace and Security'-komponenten av Peace and Stabilization Programme for West Africa' för att bidra till stabilisering och fredsbyggande i målriktade gränsområden och geografier genom att stärka kapaciteten hos ungdomar och kvinnor genom stöd till YPS- och WPS-fokuserade civilsamhällesprojekt.

Konsultens roll:

• Konsulten ska säkerställa oberoende grantförvaltning och proaktiv utåtsträckt och informationsspridning till potentiella grantmottagare, inklusive nya och underrepresenterade aktörer.

• Konsulten förväntas minska fiduciära risker, främja jämlika partnerskap och säkerställa värde för pengarna genom konsoliderade finansiella, övervaknings- och grantstödsfunktioner.

• Konsulten ska inbringa sektorspecialkunskap och transparenta grantgivningssystem.

• Konsulten ska facilitera och stärka kapacitet och lärande över portföljen genom årliga partnerskonvent.

• Konsulten facilitera övervakningen av Klientens implementering av tilldelade grants och övervakning och rapportering av resultat och utfall.

• Konsulten säkerställer och facilitera yttre kommunikation av projektresultat som uppnåtts, härunder genom formulering och implementering av en kommunikationsplan och produktion och spridning av ljud- och visuella produkter.

• Konsulten facilitera operations- och beslutsprocesser av Steering Committee (SC) (genom att organisera och säkerställa nödvändiga logistiska förutsättningar för möten och leverera tidiga och anpassade informationer för att stödja beslutsprocesser).

Vid utförandet av nedanstående uppgifter ska konsulten leverera de utfall och de detaljerade uppgifter som anges i avsnitt 5:

• Hantera hela grantcykeln baserat på projektdokumenten, inklusive ansökning/utlysningsprocesser, med fokus på effektiv hantering, effektivitet och ansvar för medel och resultat.

• Utför all administration av medlen, inklusive övergripande finansiell hantering och verifiering och godkännande av projektarbetsplaner, budgetar och rapporter samt utbetalningar till aktörerna, som i enlighet med fallet är ensam grantmottagare, eller i fall av partnerskap, den utsedda administrativa partner.

• Övervaka uppnådda resultat enligt Resultatrammen i projektdokumenten, härunder fältbaserad projektövervakning och tidig konsoliderad resultatrapport baserad på individuell grantmottagares rapportering.

• Utför utåtsträckt och kommunikation till relevanta aktörer, framhålla positiva lärdomar och säkerställa delning av relevanta kunskap och information som genererar intresse och effektiv deltagande.

• Utför relevant projekt- och finansiell hantering och stöd och vägledning till aktörer/partners som stöds.

• Utför övergripande kvalitetssäkring av de projekt som stöds.

• Försäkra fullständig överensstämelse med MFA AMG och FMG, genom att säkerställa höga standarder för finansiell hantering, inköp, korruptionsbekämpning och riskminskning.

• Föreslå relevant information och data till Klienten om konkreta projekt och övergripande status baserat på begäran och genom halvårs- och årsrapportering och möten.