Malta – Evenemang – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA förväntar sig att utdela upp till tre (3) kaskadramavtal för tjänster för varje Lot för leverans av högkvalitativa Evenemangsorganisations-tjänster och relaterade rese- och logistiktjänster som krävs för organisationen och genomförandet av Agens administrativa och operativa möten och evenemang. Ramavtalen ska stödja evenemang som organiseras i Moldova (Lot 1), Ukraina (Lot 2) och Västbalkan (Lot 3), som vidare beskrivs i Tekniska specifikationer. De tjänster som ska levereras under ramavtalen kommer att bero på de specifika kraven för varje evenemang, som definieras av Agenturen. De kan omfatta, men inte begränsas till: • Hyr av konferenslokaler; • Leverans av ljud- och bildutrustning (AV) och tolkutrustning; • Matservicetjänster; • Koordination av tredje parts tjänsteförsörjare och logistisk hantering på plats; • Förberedelse av evenemangsskyltar och inlämning av stödjande dokument och fakturor, när det krävs; • Hyr av AV- och tolkutrustning för lokaler som tillhandahålls av Agenturen, aktörer eller andra tredje part; • Organisation av luncher, middagar och andra matservicearrangemang; • Bokning av lämplig boende enligt Agenturens krav; • Organisation, leverans och övervakning av transporttjänster; • Leverans av evenemangsuppföljningstjänster före, under och efter evenemanget; • Koordination och leverans av säkerhets- och medicinska tjänster, när det krävs; • Bearbetning och betalning av rese-, boende- och/eller livsmedelsersättning för evenemangsdeltagare, inklusive insamling av de relevanta stödjande dokumenten, enligt Agenturens instruktioner. Evenemang i Ukraina kommer endast att organiseras där den rådande säkerhetssituationen tillåter Agenturen att hålla fysiska evenemang, efter Agenturens säkerhetsbedömning och eventuella tillämpliga säkerhetsrestriktioner.