Belgien – IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd – Aankoop van een ERP systeem, inclusief implementatie, licenties en onderhoud

Denna offentliga upphandling syftar till automatisering och hantering av de viktigaste affärsprocesser för den upphandlande myndigheten genom implementering av ett integrerat mjukvarusystem (Enterprise Resource Planning eller ERP). Avtalet sluts för en period av 4 år med 2 möjliga förlängningar om 3 år. I denna första selektionsfasen avser den upphandlande myndigheten att välja ut kandidater som kan leverera den nödvändiga mjukvaran och tjänsterna för att implementera ett ERP-system för att automatisera de finansiella, inköps- och logistiska processerna inom sjukhuset. Efter att kandidaterna har valts ut på grundval av deras ansökan om att delta, beskrivs de krävda specifikationer under den följande kvalificeringsfasen vidare i en specifikation. Omfattningen av uppdraget omfattar:

1. Inköp och implementering av en finansiell modul som stöder den dagliga verksamheten för den finansiella enheten, med hänsyn till de lagstiftningskrav och rapporteringsplikter (t.ex. Finhosta) som sjukhuset måste uppfylla. Denna finansiella modul måste stödja följande processer:

• Allmän bokföring och konsolidering

• Analytisk bokföring och kostnadsberäkning

• Kreditorbokföring

• Godkännandeprocess för inkommande fakturor (inkl. matchningsprincip) där godkännarna bestäms av organisationsstrukturen

• Debitorbokföring inklusive omfattande debitoruppföljning och inkasso (betalningsplan / automatisk inkasso / kassaföring)

• Kassa- och bankhantering (inkl. CODA-behandling och likviditetsplanering)

• Fastighetsförvaltning

• Budgetuppföljning på huvudboknings- och projektnivå

• Lånshantering (inkl. möjlighet att importera filer från olika banker)

2. Inköp och implementering av en inköpsmodul som stöder den dagliga verksamheten för den inköpsenheten och minst omfattar följande processer:

• Decentralt skapande av beställningsförfrågningar för förråds- och icke-förrådsartiklar via ett enkelt och användarvänligt webbportal

• Godkännandeprocess för beställningsförfrågningar där godkännarna bestäms via organisationsstrukturen

• Automatisk och periodisk bearbetning av beställningsförfrågningar till inköpsorder

• Godkännandeprocess för inköpsorder

• Automatisk och digital skickande av orderbekräftelser till leverantörer

• Hantering av inköpskontrakt

• Returer av varor

3. Inköp och implementering av en logistikmodul som stöder den dagliga verksamheten för den logistiska enheten och minst omfattar följande processer:

• Mottagande av varor (förråds- och icke-förrådsartiklar) och tjänster

• Hantering av central förrådslagring och avdelningsförråd

• Försörjning av decentrala avdelningsförråd med hjälp av skanning (behov) och plockning/utdelning

• Automatisk återförsörjning av centralt förråd baserat på min/max förråd, förrådsräkning och -kontroll

4. Fullständig integration mellan den finansiella, inköps- och logistikmodulen vad gäller masterdata och transaktionsdata.

5. Utökade realtidsrapporteringsmöjligheter på transaktions- och aggregatnivå inom varje (sub)modul i ERP-systemet.

6. ERP-applikationen kommer att integreras i ett komplext applikationslandskap. Det är därför viktigt att det enkelt och flexibelt kan integreras med andra applikationer. Nedan följer en översikt över de viktigaste kopplingar som minst måste realiseras:

• Active Directory-koppling

• ADT-koppling med OAZIS ZorgI (inkl. koppling av stamdata)

• TARFAC-koppling med OAZIS ZorgI

• Koppling med Apotekspakket ZorgI för apoteksfakturor

• Koppling med HR-paket för import av lönsböckning (och stamdata)

• Koppling med KARDEX-skåp för mottagande av förrådsartiklar och förbrukning av förråd

• Koppling med Aexis för förbrukning av förråd

• Koppling med Carenet

• Integration med tredje part för automatisk fakturbehandling

• Integration med ett ännu att välja WMS-system

• Integration med ett ännu att välja facilitetshanteringssystem

• Inläsning av betalningsfiler från mutualitetsföreningarna

• Ytterligare integreringar