Danmark – Städning – Udbud af Soft Facility Management

Detta utdelning gäller utdelning av Soft Facility Management (härnäst FM) för Danmarks Fängsler (tidigare Kriminalforsorgen) (härnäst Beställaren) vid Styrelsen för Danmarks Fängsler. Utdelningen genomförs som utdelning med förhandling enligt utdelningslagens avsnitt II, vilket innebär att varje ekonomisk aktör kan ansöka om att bli förkvalificerad, men det är endast de förkvalificerade ansökarna som kan lämna erbjudanden. Utdelningen omfattar följande fyra serviceområden:

1. Städning

2. Intern service

3. Avfallshantering

4. Fordonsservice

Varje serviceområde innehåller en rad serviceprestationer och deltjänster. Städning omfattar bland annat städning samt fönsterputs och är långt det största serviceområdet i avtalet. Det refereras till utdelningsmaterialet för detaljerad fördjupning härav, inklusive en beskrivning av de övriga serviceområdena samt mer information om omfattning och servicekrav. Danmarks Fängsler hör under Justitsministeriet och består av Styrelsen för Danmarks Fängsler och två fängelsedistrikt. Danmarks Fängsler driver landets fängelser och arresthus, leder tillsyn med dömd, arbetar med kriminalitetsförebyggande och att skapa trygghet i samhället tillsammans med de andra myndigheterna i rättssystemet. Danmarks Fängsler har således ansvaret för bland annat stängda fängelser, öppna fängelser, arrester, utvisningsfängelser, fotbovsavdelningar, tillsynskontor, ungdomsfängelse, transportenheter, utresecentra, en utlänningsinstitution, organisationens egna skolor och anstalter i Grönland. Organisation är närvarande i Danmark, Grönland och på Färöarna. Denna utdelning gäller Beställarens lokaler i Danmark och knappt 100 lokaler i Danmark i varierande storlek fördelade på cirka 100 000 städade m2, geografiskt placerade över hela landet. Lokaler på Färöarna och Grönland omfattas således inte av utdelningen. Inte alla serviceprestationer och deltjänster utförs på samtliga lokaler; detta beror bland annat på den aktuella lokalens karaktär (typ), storlek, och om den aktuella lokalen understöder klientbeskäftigelse. Det förväntas driftstart av avtalet den 1 september 2027, och utdelningen beräknas ha ett beräknat värde mellan 325 och 400 miljoner kr inom de fyra serviceområdena. Det beräknade värdet utgör ett skattning över den förväntade kontraktsumman för kontraktets fulla löptid inkl. möjliga förlängelseperioder. Skattningen baseras på det historiska förbrukningen. I den angivna kontraktsumman är också inräknat lokalernas direktbetalning till leverantören i form av beställningsprestationer och erbjudandeprestationer. Beställaren ser in en straffreform, som ska utmynna under avtalet FM:s löptid. Straffreformen medför bland annat utvidgning av antalet uniformerade och civilanställda samt cirka 2 000 nya fängelseplatser de kommande 10 åren. Beställaren vill säkerställa att leveranserna kontinuerligt kan anpassas till de konkreta behoven hos lokalerna och har därför stort fokus på en skalbar och flexibel kontrakt, som exempelvis kan omfatta inflyttning i nya byggnader och utflyttning av andra. Dessutom vill Beställaren att leverantören under kontraktperioden tar initiativ till att förbättra och effektivisera på de enskilda serviceområdena och på tvärs av avtalet, där detta finns förnuftigt. Uppgiftslösningen ska kontinuerligt understödjas digitalt med syfte att optimera affärsprocesserna samt säkerställa god användarservice. Beställaren ställer Dalux FM tillhörande serviceportal till förfogande för systemunderstödjande av avtalet. Beställaren bedömer att företagsöverlåtelselagen kommer att finna tillämpning i samband med 1) en överlåtelse av tjänsteprestationen från den nuvarande leverantören till en ny leverantör samt 2) outsourcing av uppgifter, som Beställaren tidigare själv har förvalt internt. Beställaren förväntar sig att en företagsöverlåtelse kan omfatta 1) 118 lönemottagare från den nuvarande leverantören och 2) 8-15 lönemottagare från Beställaren. Utdelningen genomförs som utdelning med förhandling med förkvalificering av 3-5 ansökare och förväntas en förhandlingsomgång. Med mindre Beställaren väljer att tilldela uppgiften med utgångspunkt i det inledande erbjudandet, genomförs ett förhandlingsförlopp, där erbjudandegivarna bjuds in till parallella förhandlingsmöten, som kommer att dokumenteras enligt utdelningsvillkoren. Fristerna för inlämning av erbjudanden framgår av utdelningsmaterialet. Förhandlingsmötena kommer att hållas i vecka 39-41 hos Styrelsen för Danmarks Fängsler på adressen Strandgade 100, 1401 Köpenhamn K. Förhandlingsmötena är avsedda att ske i tidsrummet kl. 9 till kl. 15. Syftet med förhandlingsmötena är dels att låta erbjudandegivarna presentera sina samlade erbjudanden samt dels att säkerställa att erbjudandegivarna är medvetna om, var deras erbjudanden kan förbättras. Beställaren kommer därför att kommentera på de lämnade erbjudandena, där erbjudandegivarna vid förhandlingsmötet även får möjlighet att utmana utdelningsmaterialet, enligt utdelningsvillkoren bilag D.