Finland – Informationssystem och servrar – Datakatalogi ja siihen liittyvät asiantuntijapalvelut

Hankintens syfte är att förse Helsingfors stad med en centraliserad och enhetlig lösning som stöder stadens strategiska mål för datanvändning, digitalisering och beslutande baserat på kunskap. Den lösning som ska inköpas är avsedd att användas av Helsingfors stads verksamhetsområden och bolag. Den färdiga lösningen ska levereras som en SaaS-tjänst (molnbaserad lösning). Den lösning som ska inköpas levereras som en helhetslösning som innehåller ett fast projekt för införande, kontinuerlig tjänststöd och underhåll samt separat beställd konsultarbete. Omfånget av inköpet framgår mer i detalj i anbudsunderlaget och dess bilagor. I Helsingfors stads verksamhet skapas och används kontinuerligt stora mängder data, och hanteringen av dataegendom är spridd över olika verksamhetsområden och bolag. De ovan nämnda verksamhetsområdena har olika rutiner och förmågor i att hantera databeskrivningar, det vill säga metadata, vilket gör det svårt att få en sammanhängande bild. Det finns flera standardiserade metadatamodeller i bruk, men deras användning och hantering varierar, vilket gör det svårt att dela och integrera data. Metadata hanteras inte centralt, och det finns ingen referensram för detta. Praktikerna för datainnehav varierar mellan verksamhetsområdena, vilket kan påverka delningen av data, dess kvalitet och frågor om ansvar, vilket hindrar effektiv användning och delning av data mellan olika verksamhetsområden och leder till att kunskapsförståelse är starkt personbundet, vilket medför risker för kontinuiteten i kunskapshantering. Även om särskilt ekonomiska och HR-data redan delas, så utnyttjas inte staden hela dataegendom fullt ut. Det finns så mycket data att dess möjligheter inte alltid ses, och informationsdelning sker inte systematiskt eller på stadsnivå. En del av stadens äldre system stöder inte moderna krav på informationsmodellering och integration, medan nyare system gör det. Hanteringen av ordlistor är huvudsakligen decentraliserad mellan verksamhetsområdena, och det finns ingen centraliserad hanteringsmodell. Detta gör det svårt att uppnå enhetlighet i information. Dessutom kontrolleras inte datans flyt mellan systemen fullt ut. Överföringen av information mellan olika system kan vara utmanande, vilket kan leda till förlust av information, felaktiga data eller fördröjningar i beslutsfattandet. För att lösa dessa utmaningar har Helsingfors stad initierat ett utvecklingsarbete för informationsledning, som en del av vilket stadens gemensamma datakatalog ska inköpas. Syftet med datakatalogen är att erbjuda en centraliserad lösning för att hantera, hitta och förstå stadens dataegendom. Den lösning som ska inköpas ska stödja beslutande baserat på kunskap. Avtalet gäller för en fast tid på två (2) år från undertecknandet. Därefter förlängs avtalet till vidare. Inköpets syfte beskrivs mer i detalj i detta anbudsunderlag och dess bilagor. Helsingfors stad är inte bundet till något inköpsvolym.