Malta – Evenemang – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA planerar att utdela upp till tre (3) kaskadramavtal för tjänster för varje Lot för leverans av högkvalitativa evenemangsorganisations tjänster och relaterade rese- och logistiktjänster som krävs för organisationen och genomförandet av Agenturens administrativa och operativa möten och evenemang. Ramavtalen kommer att stödja evenemang som organiseras i Moldova (Lot 1), Ukraina (Lot 2) och Västbalkanerna (Lot 3), som vidare beskrivs i Tekniska specifikationer. De tjänster som ska levereras under ramavtalen kommer att bero på de specifika krav som gäller för varje evenemang, som definieras av Agenturen. De kan omfatta, men är inte begränsade till: • Utlokalisering av konferenslokal; • Leverans av ljud- och bild (AV) och översättningsutrustning; • Måltidstjänster; • Koordination av tredje parts tjänsteförsörjare och logistisk hantering på plats; • Förberedelse av evenemangsskyltar och inlämning av underlag och fakturor, där det krävs; • Utlokalisering av AV- och översättningsutrustning för lokaler som tillhandahålls av Agenturen, aktörer eller andra tredje part; • Organisation av luncher, middagar och andra måltidstjänster; • Bokning av lämplig boende enligt Agenturens krav; • Organisation, leverans och övervakning av transporttjänster; • Leverans av evenemangsstödstjänster före, under och efter evenemanget; • Koordination och leverans av säkerhets- och medicinska tjänster, där det krävs; • Bearbetning och betalning av resor, boende och/eller resekostnader för evenemangsdeltagare, inklusive insamling av de relevanta underlagen, enligt Agenturens instruktioner. Evenemang i Ukraina kommer endast att organiseras där den rådande säkerhetssituationen gör det möjligt för Agenturen att hålla fysiska evenemang, efter Agenturens säkerhetsbedömning och eventuella tillämpliga säkerhetsrestriktioner.