Tyskland – Evenemang – EVENT IMPLEMENTATION & PARTICIPANT SERVICES FOR EIT EDUCATION & SKILLS DAYS 2027

EIT Culture & Creativity (härnäst benämnd "Upphandlaren") bjuder in erbjudanden från kvalificerade evenemangstjänsteleverantörer för att stödja organisationen och leveransen av EIT Education & Skills Days 2027. Den valda leverantören kommer att fungera som operativ leveranspartner, ansvarig för planering, koordinering och genomförande av evenemanget i nära samarbete med det organiserande laget. Leverantören kommer att operationalisera det godkända evenemangskonceptet (se bilaga 1) och programmet genom koordinering av leverantörer, logistik, deltagartjänster och leverans på plats. Upphandlingen gäller den integrerade organisationen och leveransen av evenemanget, med undantag för upphandlingen av lokalen, som kommer att kontrakteras separat av Upphandlaren. Den valda leverantören kommer att ansvara för koordineringen av alla operativa aspekter av evenemanget, inklusive underlevererade tjänster som teknisk produktion, evenemangslogistik, kommunikationsstöd och deltagarhantering. Dessutom, på grund av att upphandlingen delas in i två komplementära kontrakt som speglar den olika natur av de krävda tjänsterna, med lokalupphandlingen lanserad först för att tillåta tillräcklig evenemangsplanering, förväntas den valda leverantören att arbeta i nära samarbete med den valda lokalleverantören. Den valda kontrakteraren ska: • koordinera och hantera alla operativa aspekter av evenemanget; • kontraktera och hantera underleverantörer och leverantörer, där dessa tjänster inte erbjuds direkt genom lokalkontraktet; • koordinera nära med Upphandlaren och den separat kontrakterade lokalleverantören för att säkerställa integrerad evenemangsleverans; • övervaka evenemangslogistik och deltagarupplevelse; • säkerställa smidig på plats genomförande och leverans; • erbjuda konsoliderad finansiell hantering och rapportering. Evenemanget förväntas äga rum i slutet av februari eller mars 2027 (datum att bekräfta via lokalval) och kommer att samla cirka 400-500 fysiska aktörer från hela EIT Community, inklusive beslutsfattare, utbildare, innovatörer, industrirepresentanter, lärande och alumni. Den framgångsrika budgivaren kommer att bygga vidare på den strategiska riktning som fastställts av Upphandlaren, inklusive de godkända evenemangsmålen, berättelsen, publikramverket och det övergripande programmet, medan den bidrar med sin expertis till den operativa planeringen, koordineringen och leveransen av evenemanget.