Tyskland – Reparation och underhåll – Einführung zentrales DMS

Härvid beabsiktar att införa en företagsintern dokumenthanteringsplattform (DMS) för att hållbart modernisera och enhetliggöra förvaltningen, bearbetningen och tillgängliggörandet av affärsviktiga informationer. I ramen för en avdelningsöverskridande kravanalys har de befintliga arbetssättena, dokumentprocesserna och informationsflödena undersökts tillsammans med de specialiserade avdelningarna. Då visade det sig att dokument och information idag förvaltas i olika system, drivstrukturer, specialanvändningar och personliga arkiv. De därmed följande mediebråcken, dubbelarkiv och olika arbetssätt svårliggör det avdelningsöverskridande samarbetet och leder till ökad sökningstid samt osäkerhet angående aktuellitet och bindande kraft av informationer. Samtidigt finns det redan ett stort antal etablerade specialanvändningar och informationssystem som även i framtiden ska utföra sina respektive kärnuppgifter. Projektets mål är därför inte att avskaffa dessa system, utan att integrera dem på ett meningsfullt sätt i en gemensam informationsplattform. Det föreliggande prestationsprogrammet beskriver de funktionella, tekniska och organisatoriska kraven på den framtida DMS-plattformen och tjänar som grund för valet av en framtidssäker, ekonomisk och långsiktigt drivbar lösning. Den framtida lösningen ska tjänstgöra som en central informationsplattform och stödja hela livscykeln av dokument och informationer - från insamling via bearbetning och gemensam användning till revisionssäkert arkivering och regelkonform löschning. Då står inte enskilda dokument eller tekniska funktioner i centrum, utan den effektiva stödet av de dagliga arbetets processer för medarbetarna. Informationer ska oberoende av sin ursprungsort enhetligt förvaltas, snabbt hittas, säkert tillhandahållas och organisationsenligt användas. Införandet av DMS-plattformen förföljer samtidigt målet att successivt minska befintliga ö-lösningar, etablera enhetliga standarder för informationsförvaltning och skapa en teknologisk grund för fortsatt digitalisering av administrativa processer. Moderna teknologier, särskilt KI-stödda funktioner, ska stödja medarbetarna i deras dagliga arbete och förbättra kvaliteten och effektiviteten av informationsbehandlingen. Sammanfattningsvis kan projektmålen beskrivas så här: - Införande av en företagsintern enhetlig informationsplattform för förvaltningen av affärsviktiga dokument och informationer - Förbättring av avdelningsöverskridande samarbete genom gemensamma informationsbestånd och standardiserade arbetssätt - Minskning av dubbelarkiv samt säkerställande av en entydig och efterspårbar informationsgrund - Försnabbande av informationssökning genom effektiva sök- och navigationsmöjligheter - Stöd för standardiserade digitala affärsprocesser genom arbetsflöden, uppgiftsstyrning och efterspårbara godkännandeprocedurer - Säkerställande av överhållande av lagstiftning, reglering och interna krav angående dokumentation, förvaring, dataskydd och informationssäkerhet - Integration av befintliga specialanvändningar och informationssystem i en gemensam informationsarkitektur under undvikande av redundanta datalagring - Skapande av en skalbar och framtidssäker plattform som stöder organisatoriska förändringar samt framtida digitaliseringsprojekt - Tillhandahållande av moderna assistansfunktioner, särskilt KI-stödda sök-, analys- och klassificeringsmetoder, för att stödja medarbetarnas dagliga arbete - Etablering av en långsiktigt ekonomisk och administrativt hanterbar plattform för företagsintern informationsförvaltning