Schweiz – IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

**Bakgrund**

Personalplaneringen står idag alltmer i spänning mellan företagsbehov, de individuella behoven hos medarbetare (work-life-balance) och en föränderlig arbetsmiljö. Utvecklingar som New Work, interprofessionell samarbete och en större medarbetarengagemang i tjänstplaneringen blir allt viktigare och ställer nya krav på planeringen. En transparent, balanserad och automatiserad personalplanering främjar inte bara medarbetarnas tillfredsställelse, utan har också positiva effekter på vårdens kvalitet. Allt detta bidrar samtidigt till att stärka arbetsgivarattraktiviteten och bindningen, särskilt bland vårdpersonal i kärnverksamheten. Dessa trender kräver en planeringsmiljö som kombinerar effektivitet och delaktighet, optimaliserar resurser och stöder en konsistent och medarbetarorienterad planeringskultur. Den nuvarande personalplaneringen (PEP) samt den aktuella implementationen av PEP-lösningen «Polypoint» stöder inte den organisatoriska och tekniska förändring som krävs. Polypoint används också inom tidsekonomin. Med bakgrund av detta ska projektet PEP4US skapa en ny, användarvänlig och framtidsorienterad lösning som integrerar tekniska, organisatoriska och kulturella dimensioner, både för personalplaneringen och tidsekonomin. Målet är att stärka personalplaneringen som ett strategiskt element i företagets utveckling och att bidra till genomförandet av de strategiska åtgärderna «New Work i kärnverksamheten» och «Strategiskt resurshantering». Dessutom är projektet nära knutet till HOCH:s strategiska digitaliseringsfokus för att utnyttja synergier, bidra till processeffektivitet i kärnverksamheten och driva fram förändringen helhetligt. En detaljerad beskrivning av den nuvarande situationen finns i kravspecifikation LH01, kapitel 2. Med anbudsutlysningen ska det lämpligaste produktet för HOCH Health Ostschweiz och de övriga kunderna hos DIT IT-departementet, samt en pålitlig och erfaren partner för införandet och underhållet av den framtida lösningen, identifieras.

**Beskrivning av målsituation**

Förvärvet omfattar införandet och drift av en central, integrerad, prestationsstark och organisatoriskt och teknologiskt framtidsorienterad lösning för personalplanering och tidsekonomi hos HOCH Health Ostschweiz och dess dotterbolag (ca 9 700 medarbetare, flera löneformer och arbetstidsmodeller samt många planblad och tjänster). Lösningen ska möjliggöra en organisationsöverskridande, standardiserad och automatiserad personalplanering med delaktighet. Befintliga insamlösningar med funktionsöverskridningar ska ersättas, den befintliga gränssnitts- och integrationslandskapet ska behållas. Personalplanering, delaktighet, kvalifikationer/kompetenser Planeringen ska i framtiden ske systemstödd och i stort sett automatiserad. Lösningen måste kunna generera tjänstplaneringsförslag, ta hänsyn till tillgänglighet, kvalifikationer och lagliga krav samt främst effektivt stödja tjänstplaneringen. En enhetlig databas och konsistent planeringslogik över alla organisationenheter måste säkerställas. Medarbetare ska kunna registrera och granska sin tillgänglighet, tjänstönskemål och frånvaro via intuitiva, rollbaserade gränssnitt. Automatiserade tjänstplaneringsförslag ska ta hänsyn till behovsdata, kvalifikationer och företagsbehov. Därigenom minskas manuella insatser, standardiseras planeringsprocesser och stärks transparens, rättvisa och arbetsgivarattraktivitet. Lösningen måste möjliggöra transparenta och rättvisa planeringsprocesser. Medarbetare ska kunna förstå hur tjänstgöringarna kommer till stånd och hur önskemål och ramar tas hänsyn till. Dessutom måste lösningen harmoniserade planeringsprocesser med en standardiserad registrering av kvalifikationer, erfarenheter och tjänstepräferenser stödja. Detta skapar grunden för en behovsorienterad, rättvis och transparent personalplanering. Tjänstplanering/poolhantering Lösningen måste stödja ett spitalöverskridande tjänst- och poolhantering och hantera tjänster, kvalifikationer och resurser över plats och yrkesområde. Funktionerna i de tidigare planeringverktygen ska integreras och planering, kommunikation och styrning ska förenas i en lösning. Anknytning IKM Integralt kapacitetsmanagement Anknytningen till IKM skapar grunden för en databasbaserad samstämning mellan behovs- och personalplanering. Lösningen måste möjliggöra anknytning och aktiv användning av behovsplaneringen för personalbehovsplaneringen och därmed stödja personalmodulen i IKM. Tidsekonomi, tidregistrering Tidsekonomin, inklusive lagliga krav och andra regelverk, måste fullständigt stödas. Tidregistreringen måste kunna ske via olika kanaler, särskilt via en mobil app och befintliga AZE-terminaler, inklusive definierade korrekturmöjligheter för medarbetarna. Flervarigt anställning Lösningen måste fullständigt stödja flervariga anställningar och möjliggöra en transparent och konsoliderad representation. Detta är särskilt viktigt i sjukhusmiljö med flera funktioner eller tjänsteområden per medarbetare. Rapportering, utvärdering Lösningen ska erbjuda rollbaserad åtkomst till relevanta system- och rörelsedata. Utöver standardiserade rapporter, till exempel om tidskonton eller lagliga krav, ska individuella utvärderingar av HR-, IT-administratörer och yrkesområden vara möjliga. Detta omfattar analyser av tjänstgöringar