Norge – Kontorsmaskiner, kontorsutrustning och kontorsmateriel, utom datorer, skrivare och möbler – Framework agreement for multi-function machines.

Bakgrund Kommunerna ska ingå en ny ramavtal om multifunktionella maskiner (MFP) då den nuvarande avtalet utgår. Kommunerna behöver ett enhetligt och framtidsorienterat system som garanterar stabil tillgång till utskrift, kopiering och skannering på alla platser. Syftet med upphandlingen år att etablera ett fullt hanterat system som ger förutsägbar drift och kostnadskontroll, med central uppföljning av maskiner, automatisk hantering av förnödenheter och tillgänglig tjänst och support under kontraktstiden. Samtidigt ska systemet ta hand om kommunens behov av enkelt bruk för alla användare, inklusive universell design och säker hantering av utskrifter. Harstad kommun använder YSoft SafeQ som ett säkert utskriftsystem och de erbjudna maskinerna måste fullt stödja detta. Harstad kommun har genomfört en betydande förnyelse av flottan under de senaste åren, så att den huvudsakligen består av nyare modeller som ska användas i många år framöver. Under de kommande fyra åren beräknas därför behovet av ersättning vara begränsat till några maskiner. I allmänhet byts maskiner endast ut när det är absolut nödvändigt baserat på en helhetsbedömning. Omfattningen av de samarbetande kommunerna är osäker.

Beskrivning av uppdraget Uppdraget gäller etablering av ett ramavtal för leverans, installation och drift av multifunktionella maskiner för Harstad kommuns platser. Leveransen inkluderar den nödvändiga uppföljningen under kontraktstiden, inklusive kontinuerlig tjänst, support och underhåll. Kontraktstiden för upphandlingen är 2 år med en option för 1+1 års förlängning. Kontinuerlig drift och serviceavtal under maskinens livslängd för drift, med central uppföljning av maskiner, automatisk hantering av förnödenheter och tillgänglig tjänst och support. Systemet ska inbegripa funktionalitet för utskrift, kopiering och skannering, och anpassat för användning i kommunens olika miljöer. Maskinparken ska kunna förvaltas och övervakas centralt, med automatisk försörjning och rapportering kopplad till status och förbrukning. Dessutom ska utrustningen stödja säker utskrift och åtkomsthantering via YSoft SafeQ, inklusive integration med kommunens identitetssystem (AD/Entra ID) och användning av en kortläsare (RFID). Systemet ska fungera i kommunens IT-miljö, inklusive stöd för relevanta Microsoft-plattformar.