Belgien – Programvara för affärsresursplanering – Aankoop ERP software

I.1.1. Bakgrund

Stijn vzw är ett nätverk av vårdentiteter fördelade över Limburg, Antwerpen och Vlaams-Brabant. Inom vårdnätverket är tio tjänstecentra aktiva, där vård erbjuds till barn och vuxna med en funktionsnedsättning som varierar från mild, allvarlig till djup; och detta på 37 platser med mer än 2000 medarbetare för 3700 klienter. Som Stijn vzw erbjuder vi olika former av vård, inklusive dagbostad, bostadsvård, korttidsvård, ambulerande och mobila tjänster. För detta subventioneras vi bland annat av Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). Alla entiteter stöds från ett centralt stöd- och koordineringscentrum. Hittills har alla vårdmedarbetare och administrativ personal i sin dagliga arbete stöds av internt utvecklad programvara. Denna programvara omfattar program skrivna i RPG (AS400/Powersystem), Delphi och C# som ansluter till DB2- och SQL-serverdatabaser. År 2023 utvecklades en framtidsvision rörande IT som en del av en digital transformation, där följande pelare är centrala:

1. En cloud-first-strategi används, vilket innebär att nya programvaruapplikationer följer SaaS-principen, varvid programmet och data värdar i molnet.

2. De nya applikationerna minskar den administrativa belastningen för våra medarbetare, med fokus på att data endast matas in en gång. Detta uppnås genom maximala integreringar med andra applikationer som stöder datatransfer.

3. Applikationerna är utformade med en stark fokus på användarvänlighet och användarupplevelse. Gränssnitten är intuitiva och kräver minimalt byte mellan skärmar eller applikationer. Applikationerna fungerar processstödjande, varvid flödet av de verkliga processerna följs och onödig aktion elimineras. Automatisering spelar också en viktig roll.

4. Det maximalt används mobila lösningar. Detta innebär att vårdmedarbetarna kan hämta den nödvändiga klientinformationen och effektivt och användarvänligt mata in data via ett mobilt enhet.

5. Vi erbjuder klienter och deras nätverk möjligheten att delta i vården. Det används informationsutbyte, varvid vissa aspekter av klientdossiär öppnas. Dessutom strävar vi efter samarbete med nätverket, så att även de kan leverera information och göra vissa val.

6. Den framtida programvaruarkitekturen är utformad för att underlätta data-driven arbete och beslutsfattande. Nya programvaruapplikationer bör stödja denna vision genom att göra data strukturerat tillgänglig och exporterbar för BI-rapportering och vetenskaplig forskning.

7. Programvaruarkitekturen, och därmed också de nya applikationerna, måste vara framtidsbeständig för att säkerställa hållbar tillväxt och flexibilitet. Arkitekturen måste växa med teknologiska utvecklingar, såsom AI-stöd. Arkitekturen måste vara skalbar med hänsyn till potentiell tillväxt av Stijn vzw-nätverket, både i antal klienter och tjänstecentra, samt intersektoriella samarbeten.

8. Den nya programvaruarkitekturen är utformad med integritet och säkerhet som kärnprinciper, i enlighet med GDPR och NIS2, för att säkerställa att bearbetningen av känsliga klientdata sker på ett säkert och ansvarsfullt sätt. Starka autentiserings- och auktoriseringsmekanismer tillämpas, inklusive integrering med det nuvarande använda Microsoft Entra ID.

9. De nya programvaruapplikationerna bidrar till en stabil infrastruktur genom att föreslå riskövervakningsstrategier, inklusive säkerhetskopierings- och katastrofåterställningsprinciper. Nedanstående figur (s. 6) visualiserar den föreslagna TO-BE-programvaruarkitekturen som tjänar som fundament för realiseringen av ovanstående strategiska pelare. Denna arkitektur omfattar följande byggstenar:

- De funktionella domäner inom Stijn vzw som ska stödas av programvara, grupperade i förväntade SaaS-applikationer.

- Ett anpassat vård- och klientportal, som dels stöder medarbetargruppen i deras dagliga arbete, och dels förstärker klienternas och deras nätverks involvering. Detta portal bidrar aktivt till realiseringen av pelare 2, 3, 4, 7 och 9 i framtidsvisionen. Portalen är helt fristående från SaaS-applikationerna, men kommer att hämta, visa och skriva data till de underliggande applikationerna.

- Ett datawarehouse för lagring av alla data genom arkitekturen för användning i vetenskaplig forskning och BI-rapportering.

- Molnbaserad iPaaS-middleware som ansvarar för datautbyte mellan SaaS-applikationer, datatransfer till datawarehousen, och hämtning och skrivning av data mellan portalen och de underliggande systemen. Dessutom realiserar den kopplingar med externa applikationer, inklusive bland annat GIR från VAPH och DEONA för barnomsorg. Under den fasvisa övergången ansvarar iPaaS också för datatransfer och synkronisering mellan befintliga och nya programvaruapplikationer.

I.1.2. Uppdraget

Objekt för leveranser: Enterprise Resource Planning (ERP)-programvara som tjänst (SaaS) med tilläggstjänster

Förklaring: Stijn vzw vill implementera ett integrerat ERP-system med moduler för bokföring, inköp, lagerhantering, budgetkontroll, kontraktshantering, följande av offentliga uppdrag och managementrapportering. Det valda systemet måste vara framtidsbestämt och föl