Tyskland – Programvara och informationssystem – Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

Objektet av inköpet är ett integrerat affärs- och personalförvaltningssystem inklusive programvara som levereras i Software-as-a-Service-modell (SaaS), molnbaserad drift, implementerings- och Application-Management-tjänster (AMS) för att avbilda de personalekonomiska, tjänstemanstjänstgörande, finansiella och administrativa processerna hos uppdragsgivaren. Inköpet omfattar leverans och drift av standardprogramvara inklusive tillverkareservice och support (Lot 1) samt implementerings-, migrations-, utbildnings-, stöd- och Application-Management-tjänster (Lot 2). Med inköpet av systemet förföljer den anbudande en övergripande mål att digitalisera, standardisera och placera sina administrativa, personalekonomiska och finansiella kärnprocesser på en framtidsbeständig teknisk grund. Systemet ska öka effektiviteten i förvaltningsprocesserna, förbättra datakvaliteten och spårbarheten, stärka rättssäkerheten och förbättra organisationens styrnings- och beslutsfärdighet. Den aktuella systemlandskapet kännetecknas av heterogena enskilda lösningar, begränsad integrationsförmåga och en hög andel manuella bearbetningssteg. Detta leder till redundanta data, ett ökat felpotential och en svårare revisionssäker spårbarhet av processer. I detta ljus är införandet av ett modernt, integrerat system nödvändigt, som avbildar alla kärnprocesser i förvaltningen på en konsekvent, sammanhängande och skalbar plattform. Målet med inköpet kan konkretiseras som följer: a) Säker drift i ett kontrollerat miljö: Genom att leverera det integrerade affärs- och personalförvaltningssystemet i en privat molninfrastruktur säkerställs mandantisolerade, skyddade och DSGVO-konforma databehandlingsprocesser. Detta omfattar särskilt säker bearbetning av personuppgifter samt följande av relevanta lagliga krav som BDSG och LDSG RLP. b) Framtidsbeständiga, integrerade processer: Enhetliga digitala flöden över alla kärnområden i förvaltningen – inklusive personal, tjänstemanstjänstgörande, finansiering och kontroll – möjliggör en sammanhängande, transparent och standardiserad processgestaltning. Systemöverskridande konsistens av data skapar en belastbar grund för operativa och strategiska beslut. c) Minskat manuellt arbete: Standardiserade arbetsflöden, automatiserade rutinuppgifter och integrerade rapport- och analysfunktioner lindrar personalen, minskar felpotential och skapar kapacitet för värdeskapande uppgifter. Samtidigt möjliggörs en faktabaserad styrning genom konsekventa, aktuella och kvalitetssäkrade data. d) Rättssäkerhet och kompliance: Det avbildar alla relevanta lagliga krav, särskilt med hänsyn till dataskydd, bokföring, budget- och tjänstemanstjänstgörande. Revisionssäker dokumentation, spårbara kontroll- och godkännandeprocesser samt standardiserade kontrollsteg säkerställer att lagliga krav uppfylls. e) Skalbarhet och flexibilitet: Den privata molnmiljön tillåter en flexibel anpassning till ökande datamängder, växande användarantal och framtida organisatoriska krav. Därigenom blir systemet framtidsbeständigt, utökningsbart och prestationsförmåga för den långsiktiga stödet av förvaltningsprocesserna. Genom implementeringen av ett integrerat affärs- och personalförvaltningssystem i privat moln skapas en integrerad, standardiserad och revisionssäker digital infrastruktur, som utgör grunden för den kontinuerliga digitaliseringen och optimeringen av förvaltningens kärnprocesser. Systemet möjliggör en effektiv, transparent och rättslig avbildning av alla relevanta processer, minskar redundanta processer och ökar styrningsförmågan på alla nivåer i organisationen.