Tyskland – Programrelaterade tjänster – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; härvidare "beställaren") är ett ideellt företag med säte i Essen som sedan mer än 140 år erbjuder ett brett utbud av sociala tjänster. Som en gemensam inrättning under staden Essens och de stora välfärdsorganisationernas förvaltning engagerar sig beställaren för vården, främjande och den sociala deltagandet av människor i särskilda livssituationer. Beställarens tjänstutbud omfattar stationära och ambulanta vårdtjänster för äldre, olika boende- och vårdformer för personer med psykiska sjukdomar eller intellektuella funktionshinder samt olika hjälpmedel för hemlösa eller personer som hotas av hemlöshet. Dessutom driver beställaren på flera platser i Essen erkända verkstäder för personer med funktionshinder. Dessa erbjuder både individuell stöd och en rad arbets- och kvalificeringsmöjligheter inom områden som montering, trädgårds- och landskapsbyggnad, hushåll, tryck och digitalisering, lagerlogistik, återvinning eller cykelteknik. Med cirka 1 300 kvalificerade medarbetare i de olika sociala inrättningarna vårdar beställaren för närvarande cirka 1 200 invånare i sina vård- och omsorgsinrättningar samt cirka 1 600 personer med funktionshinder i verkstäderna. Den breda fackliga ställningen och det nära samarbetet med kommunala och sociala partner gör det möjligt för beställaren att individuellt anpassa sig till de vårdade människornas behov och säkerställa en passande, värderande stöd. Beställaren förföljer med sin strategi "År 2030" en långsiktig vision för en omfattande modernisering och digitalisering av de interna strukturer, processer och tekniska systemen. Målet är att överföra alla företagsområden till en framtidsbestämd IT -landskap. Denna strategiska inriktning utgör grunden för en prestationsstark, transparent och serviceorienterad organisation som håller stånd mot de ökande fackliga, lagstiftande och teknologiska kraven. Ett centralt projekt inom denna digitalstrategi är att ersätta det nuvarande ERP -systemet. Den nuvarande SAP -versionen, på vilken GSE:s affärsprocesser avbildas, är avskaffad med utgången av 2027 och utgör därmed en prioriterad åtgärdsanledning. De använda modulen FI (finansbokföring), CO (kontroll) och HCM (Human Capital Management / personalväsende) utgör viktiga funktioner i organisationens affärs- och personalrelaterade kärnprocesser och är djupt integrerade i de organisatoriska processerna. Projektets genomförande sker därför inte isolerat, utan är nära förknippat med andra strategiska projekt. Där ingår ersättningen av SAP HCM och införandet av ett nytt och modernt personalstyrningssystem, vilket kräver en nära integration med finansbokföringen, särskilt för lön- och socialavdrag. Ett annat prioriterat projekt är införandet av ett dokumenthanteringssystem (DMS) för elektronisk inkomstfakturahantering. DMS ska vidare utrollas i hela företaget och etablera sig som en central plattform för digital dokumenthantering. Målet är att skapa en enhetlig, revisionssäker och medieavbrottsfri dokumentbas för alla specialområden och -system. Behovet av systemmigration är därför inte bara teknologiskt, utan också betriebsstrategiskt av hög betydelse. Utöver säkringen av fortsatt systemdrift efter 2027 finns förväntningen att standardisera processer, öka användarvänligheten och förbättra integreringen med andra IT -komponenter i samband med omställningen. Valet, planeringen och införandet av en lösning är därför ett av de prioriterade nyckelprojekten inom den strategiska totalutvecklingen av beställaren fram till 2030. Ämnet för denna utlysning är införandet av en modern, framtidsbestämd bokförings- och kontrollsystemlösning, med vilken alla idag i systemet avbildade kärnprocesser effektivt avbildas och stöds. Det nuvarande SAP -systemet (med modulerna FI och CO) täcker de grundläggande kraven, men ställs inför utfasning: från och med 1 januari 2028 kommer inte SAP att erbjuda någon regelbunden underhålls- och supporttjänst, vilket medför säkerhets-, integritets- och stabilitetsrisker. Den nya lösningen ska både tillgodose kraven på bokföring och kontroll. Samtidigt ska centrala affärsprocesser automatiseras, medieavbrottsfritt utformas och samordnas med aktuella regulatoriska och teknologiska krav. De centrala målen kan sammanfattas övergripande så här: 1. Införande av programvara för bokföring och kontroll 2. Digital stöd för alla viktiga bokförings- och kontrollprocesser 3. Höjre automatisering av rutinuppgifter och standardisering av processer 4. Ökad transparens, datakvalitet och rapporteringsmöjligheter 5. Säkerställande av dataskydd, datasäkerhet och integritet 6. Stöd för strategisk företagsstyrning genom grundliga analyser och nyckeltal 7. Säkerställande av en mandantfunktion 8. Etablering av ett strukturerat och effektivt supportmodell. Dessutom hänvisas till utlysningsdokumentationen.