Norge – Datorrelaterad utrustning – Framework agreement for IT equipment, AV systems and life cycle services.

Bakgrund och behov

OFA IKS planerar att ingå ett nytt ramavtal för IT-hårdvara och de tillhörande tjänsterna på vegn av kommunerna, landstinget och andra deltagande enheter. Syftet är att säkerställa effektiv, förutsägbar och kostnadseffektiv tillgång till modern IT-utrustning och de tillhörande tjänsterna under hela kontraktstiden. Det nuvarande avtalet har en årlig omsättning på cirka.

Upphandlingsmyndigheterna har olika behov, organisation och beställningsmönster. Avtalet ska därför underlätta både kontinuerliga enskilda beställningar och stora sammanfattande och volymbeställningar.

Beräknad volym och förväntade avkall

Den angivna volymen i pris- och produktform är den beräknade årliga volymen som ska användas för att utvärdera erbjudandena och visualisera det förväntade omfånget av ramavtalet. Volymerna innebär inga inköpsplikter och ska inte förstås som den förväntade omsättningen varje kalenderår. Kristiansand kommun är vid start av ramavtalet bundet av ett separat avtal och ansluter till ramavtalet den 3 november 2027. Den angivna volymen för Kristiansand kommun är för ett fullständigt år. En lägre avkall från Kristiansand kommun kan därför förväntas 2027 än den angivna årliga volymen. Volymerna för ICT Agder baseras på den beräknade årliga behovet. För LaptopS 1 och Laptop PC 2 antas cirka 50 procent av den årliga volymen att vara täckt innan det nya ramavtalet börjar. De återstående behoven förväntas täckas i det nya ramavtalet. Den angivna utvärderingsvolymen är dock den beräknade årliga volymen och minskar inte som ett resultat av de förväntade lägre avkall 2027. För LaptopS 3 och Laptop PCs 4 görs större beställningar normalt före det kommande skolåret. Behov som är kopplade till skolstarten 2027 kan därför beställas på det nuvarande avtalet 2026 och kommer i så fall inte att vara tillgängliga för det nya ramavtalet 2027. Likaså kan beställningar som görs höst/vinter 2027 för ett nytt ramavtal vara kopplade till skolstarten 2028, med leverans och fakturering 2028. Tabletter planeras att beställas efter att det nya ramavtalet trätt i kraft.

Standardutval, beställning och pris

Avtalet ska ha ett standardiserat och behovsanpassat standardutval som täcker de flesta upphandlingsmyndigheternas kontinuerliga behov. Standardutvalet ska vara det primära inköpsutvalet, och de flesta inköpen förväntas göras direkt från detta utval till de överenskomna priserna och villkoren. Avtalet ska inte baseras på att upphandlingsmyndigheterna regelbundet måste utföra särskilda prisundersökningar, samla behov eller göra större enskilda beställningar för att uppnå konkurrenskraftiga priser. Priserna och villkoren för standardutvalet ska därför vara konkurrenskraftiga även för regelbundna kontinuerliga beställningar. Standardutvalet kommer att fastställas och förvaltas av OFA som kontraktägare och granskas som huvudregel varje sex månader i samarbete med upphandlingsmyndigheterna och leverantören. Syftet är att säkerställa att utvalet över tiden anpassas till upphandlingsmyndigheternas behov, teknisk utveckling och marknaden. Budgivare ska bland annat bidra med produktinformation, marknadsinsikt, teknisk rådgivning, leverantörsdialog och förslag på produkter. Den sexmånadiga granskningen följer också strukturen i kravspecifikationerna. Budgivaren ska aktivt arbeta med leverantörsförhandlingar och utnyttjande av upphandlingsmyndigheternas totala volym för att uppnå konkurrenskraftiga priser och villkor. OFA ska ha den nödvändiga insikten i prisdokumentationen så att priser kan testas. Prisfastställning, prisreglering, dokumentation och kontroll sker enligt kontraktets pris- och betalningsvillkor. Upphandlingsmyndigheterna har olika beställningsprocesser och inköpspraxis. Beställningar ska därför kunna göras genom olika system anpassade efter varje upphandlingsmyndighetens behov, inklusive elektronisk handel, internetbutik och andra överenskomna beställningskanaler. Det finns behov av, bland annat, kundspecifika utval, roll- och åtkomsthantering, godkännandeflöde och spårbarhet från beställning till leverans. Leveranser ska kunna ske både till centrala IT-enheter och till olika leveransorter. Vissa upphandlingsmyndigheter gör kontinuerliga beställningar under året, medan andra ökar behovet av större volym- eller periodbeställningar. Avtalet ska därför vara flexibelt och stödja olika beställnings- och leveransbehov.

Klimat och miljö

OFA kombinerar absoluta klimat- och miljökrav med klimat och miljö som utslags- och bedömningskriterier, se Förvaltningslagen § 5 b. Kraven säkerställer en bindande miniminivå under hela kontraktstiden, bland annat för livslängd, reparerbarhet, återanvändning, miljömärkning och emissionsfri transport. Utslagskriterierna belönar dokumenterad ytterligare värde över minimikraven. OFA anser att denna kombination ger bättre klimat- och miljöeffekt än 30 procent viktning ensamt. Den beräknade kontraktstarten är den 1 mars 2027.