Belgien – Evenemang – Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen

Objektet för dessa tjänster: Ramavtal med externa cateringpartners för specialbeställningar och evenemang

Beskrivning: Hogeschool VIVES Zuid och VIVES Noord arrangerar årligen en bred spektrum av evenemang och "High-end" specialbeställningar på både Nord- och Sydcampuserna, som ligger i provinsen West-Vlaanderen. Dessa aktiviteter ingår i högskolans akademiska och sociala funktioner och kräver en professionell, kvalitativ och pålitlig cateringstöd. Cateringen spelar en avgörande roll för upplevelsen, utstrålningen och organisatoriska kvaliteten av dessa tillfällen.

Faserna i uppdraget:

1:a fasen – Utval

Detta dokument gäller den första fasen, nämligen utvalsfasen, av ett tvåstegs procedur. I den här första fasen begärs endast en "Ansökan om deltagande" tillsammans med de nödvändiga bilagorna, varmed kandidaten visar sitt intresse för uppdraget, sitt skriftliga önskan att bli utvalda (artikel 2, 12° Förordning om offentliga uppdrag 17 juni 2016) och överlämnar de begärda ansvarsdokumenten för att kunna bli utvalda.

2:a fasen – Offert

Efter utvalet kan endast de utvalda kandidaterna delta i den andra fasen, offertfasen, baserat på det specifikation som de kommer att få efter utvalsbeslutet. I den här andra fasen kommer de utvalda kandidaterna att bjudas att lämna ett erbjudande baserat på specifikation.

Lotten:

- för lot 1 "Evenemang" söker vi tre externa cateringpartners som kan stödja högskolan under en period av fyra år med följande aktiviteter som är flexibelt tillgängliga över alla campusar, alltså över hela provinsen West-Vlaanderen.

Evenemang: Varje akademiskt år arrangerar Hogeschool VIVES bland annat 3 stora institutionella evenemang, inklusive Akademiska öppningen i september, Nyårsmottagningen i januari och Pro-dagen i maj. För dessa evenemang förväntas en deltagande på cirka 700 till 1.000 personer. Dessutom arrangerar Hogeschool VIVES årligen flera proclamationer, promotionssittningar etc. fördelade över de olika utbildningsområdena. Dessa högtider äger rum per utbildning eller grupp och riktar sig till studenter och deras föräldrar eller ledsagare. Även för dessa tillfällen krävs en anpassad, välskött och smidigt organiserad catering, med hänsyn till varierande gruppstorlekar, platser och praktiska omständigheter.

- för lot 2 "specialbeställningar" söker vi även tre externa cateringpartners för betydligt mindre uppdrag med genomsnittligt 10 till 50 personer där ett exceptionellt högt kvalitetsnivå är avgörande, både vad gäller produkter, presentation och tjänst.

"High-end" specialbeställningar: Detta lot gäller leveransen av högkvalitativa, specialtillverkade cateringtjänster, där fokus ligger på kvalitet, exklusivitet och upplevelse. Den upphandlande myndigheten avser med detta lot att välja tjänsteförmedlare som kan utveckla och realisera cateringkoncept som är helt anpassade till den specifika kontexten, mål och målgruppen för varje evenemang. Det handlar inte om ett standarderbjudande, utan alltid en unik utformning där specialbeställningar står i centrum.

Gällande tid: Ramavtalet har en initial gällande tid på fyra år, förutsatt att den beräknade maximala värdet av uppdraget inte överskrids under denna period. Den upphandlande myndigheten uppmärksammar kandidaten på att den angivna maximala värdet inte beräknats baserat på de förmodade kvantiteterna i inventarier. Denna maximala värde ger därför ingen indikation om det erbjudandebelopp som registreringen kan beviljas. I detta fall handlar det om den maximala värdet av ramavtalet, som fastställts baserat på de maximala beställningskvantiteter över alla uppdrag som den upphandlande myndigheten kan placera. För att kontrollera omfånget av uppdraget, övervakar den upphandlande myndigheten utgifterna inom ramen för ramavtalet för att säkerställa att de inte överskrider den maximala värdet av ramavtalet. Vid överskridande av den maximala värdet kan inga nya beställningar placeras.