Finland – Lönehantering – Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän palkkapalveluiden hankinta

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä anbuderar på löner, resor och utgiftsberäkningar samt de system som krävs för att producera dessa tjänster. I denna sammanhang ingår bland annat lönesättning och lönutbetalning, löneutbetalning till förtroendepersoner och andra löneutbetalare, samt hantering och betalning av resor och utgifter. Denna sammanhang ingår också system för lönehantering, personaladministrations HRM- och självbetjäningsfunktioner samt res- och utgiftshanteringssystem som SaaS-tjänster. Inköpet omfattar också systemunderhåll, nödvändiga integreringar, förutbestämda automatiseringsfunktioner, rapportering, rapportering till myndigheter, användar- och kundservice, informationshantering samt implementering av tjänster och system. Målet med inköpet är en funktionell, säker, modern och så enhetlig som möjligt tjänst- och systemsammanhang som stöder Salpaus personal- och löneadministrationsprocesser under hela tjänsteavtalsperioden. Lösningen ska minska manuella arbetssteg och dubbelt lagring av data, förbättra dataaktualitet och korrekthet samt effektivt utnyttja automatisering. Systemen ska vara utvecklingsbara och skalbara samt möjliggöra användning av nya digitala lösningar. Sammanhanget kan bestå av flera system och/eller tjänster från underleverantörer, men den valda leverantören ansvarar för hela tjänst- och systemsammanhanget, systemens samverkan och förutbestämda tjänsteavtalsvillkor. Lönesättningstjänsten och systemen ska stödja KVTES-, OVTES- och TS-avtalsområdets löne- och arbetstidsspecificeringar. HRM- och självbetjäningsfunktionerna ska stödja bland annat underhåll av personuppgifter, etablering, ändring och avslutning av anställningsförhållanden, utformning av anställnings- och tjänsteordningar, samt anmälan, hantering och godkännande av semester och frånvaro. Res- och utgiftshanteringssystemet ska omfattar resplaner, körtidskalendrar, skapande av fakturor, lagring av kvitton, granskning och godkännande, utbetalning av ersättningar och rapportering. Tjänst- och systemsammanhanget ska anslutas säkert och så automatiserat som möjligt till de system som Salpaus använder för ekonomi, bokföring, betalningsförmedling, arbetstidssamordning, identitetshantering och rapportering samt till de nödvändiga myndighetstjänsterna, såsom Skatteverket och Verohallinto. I ekonomi använder man CGI Raindance Kuntamalli-systemet. Inköpet omfattar inte inköp av arbetstidsschematiserings- eller arbetstidssamordningsystem, men överföring av dessa systemens data till löneadministrationen ska säkerställas. Rapporteringen ska innehålla minst den förutbestämda basnivån och information enligt KT:s rekommendationer. Hanteringen av användarens data begränsas till uppgifter och användarroller. Tjänsten omfattar förutbestämda metoder för lagring, arkivering, utplåning och utförsel av data. Salpaus behåller arbetsgivarens beslutanderätt, lönepolitik, personaladministrationsriktlinjer, innehållets korrekthet samt sina egna HR-uppgifter. Tjänstleverantören ansvarar för operativ lönehantering, systemens funktion, kravuppfyllelse, tekniska kontroller, myndighetsanmälningar samt kvalitet och kontinuitet i tjänstutvecklingen. Salpaus hade 587 anställda den 31.5.2026. I jämförande beräkning används 880 löne- eller löneutbetalningar samt 100 res- eller utgiftsberäkningar per månad; tjänsterna faktureras enheter som fakturerats. Lönerna betalas vanligtvis den 15:e och sista dagen av månaden. Nuvarande leverantör av lönehanteringstjänster är Provincia Oy, lönehanteringssystemet Visma Personec och res- och utgiftshanteringssystemet CGI Populus. Inköpet omfattar en av leverantören ansvarig implementeringsprojekt, där systemen definieras och konfigureras, nödvändiga data överförs från nuvarande system, integreringar genomförs, testning, parallellkörning, användarkurser och överföring till produktion utförs. Den nya tjänst- och systemsammanhanget ska vara i produktionsanvändning senast den 31.5.2027. Inköpets detaljerade och fullständiga beskrivning, mål, tjänsters och systemens innehåll, begränsningar, ansvarsfördelning samt krav på implementering presenteras i offertförfrågans bilaga 3 (Inköpets beskrivning och bakgrund). De andra bilagorna till offertförfrågan specificerar kraven, integreringar, tjänsteavtal och prisbildning.