Tyskland – Programrelaterade tjänster – IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen

Senatskansliet för Kultur och Samhällssammanhållning (SenKultGZ) Ref. I D ansvarar formellt för det IT-fackliga systemet för de 12 (tolv) Berlinska musikskolorna för administration av undervisning, kurser, utlånade instrument och elev- och lärarekontrakt. „servicezentrum musikschulen“ (szm) är en arbetsenhet inom Stiftelsen för Kulturutveckling och Kulturrådgivning (SKWK). SKWK är en stipendiumsfinansierad stiftelse i Berlin, under SenKultGZ:s ansvarsområde. Szm ansvarar för facklig systemstöd och dess drift. Med målet att modernisera, sker i samband med en offentlig upphandling en utlysning av ett nytt IT-fackligt system (härnäst kallat „System“). SKWK agerar här som upphandlare och i samband med en upphandling som framtida kontraktspart; den kallas i utlysningsdokumenten för upphandlare (AG). Den marknadsleverantör som ska upphandlas i detta utlysningsförfarande kallas vidare för entreprenör (AN). AG har i förväg till detta utlysningsförfarande fått råd av PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH i förberedelse och konceptualisering av inköpet. PD stöder också upphandlaren som utlysningsmyndighet i genomförandet av det pågående utlysningsförfarandet. Varje år erbjuds ca. 350 undervisningsämnen som enskilt-, liten- eller stor gruppundervisning och/eller kurser över alla 12 Berlinska musikskolorna. Totalt finns ca. 60 000 elevkontrakt och ca. 2 000 lärarekontrakt. Nuvarande system för Berlinska musikskolorna är „MS-IT“ från Advellence Solutions AG. „MS-IT“ är en individuell utveckling och består av två moduler: standardprogramvaran „Information Manager“ och det för musikskolorna utvecklade tilläggsprogrammet „Kontraktshantering“. Mer information om Berlinska musikskolornas värld finns på den tillhörande hemsidan: https://www.berlin.de/sen/kultur/kultureinrichtungen/musikschulen/. Det nuvarande IT-fackliga systemet drivs i driftmodellen On-Premise av den externa leverantören sqlXpert i ett privat datacenter. För det framtida systemet söker SKWK en lösning i driftmodellen Software-as-a-Service (SaaS) med systemdrift hos tillverkaren eller ett av dess anslutna datacenter. För projektfasen av avvecklingen av det befintliga systemet gäller, förutom de informationer som finns i de (icke-)funktionella kraven i bilaga B.1_Kravkatalog, följande ramvillkor: * För projektplaneringen av avvecklingen av det befintliga systemet, inklusive datamigration, kan AN för hela projektperioden räkna med stöd från totalt 1,25 heltidsekvivalenter (VZÄ) från szm, vars expertis bland annat ligger inom projektledning, dokumentation, testning och affärsprocessoptimering. * För migrationen av gamla data bör AN planera för att granska totalt ca. 20 databastabeller med olika relationer samt ca. 10 GB datavolym. * För drift ska AN i lösningsskiss och kalkylering ta hänsyn till att alla förfrågningar till first-level-support bearbetas av szm, så att AN endast kommer att få supportförfrågningar till 2nd level eller högre. Beskrivningen av det att förvärvas består huvudsakligen av följande delar: * Programvarulicens och -underhåll samt drift i modell Software-as-a-Service * Tillhörande tjänster inom uppgiftsområdena arkitektur- och processkonsultation, utveckling, testning, systemintegration, utbildning osv. (detaljer i bilaga C_Prisblad) * Kundsupport (2nd och 3rd level) * Transition-projekt för avveckling av det befintliga systemet inklusive datamigration. Beskrivningen av det att förvärvas beskrivs i bilaga B.1_Kravkatalog genom funktionella och icke-funktionella krav. En viktig kravgrund för det IT-fackliga systemet för Berlinska musikskolorna är bilaga B.7_Arkitekturriktlinje.