Tyskland – Programvara för redovisning – Digitaler Rechnungseingangsworkflow in SAP S/4 HANA

Universitätsklinikum Würzburg är en av de viktigaste medicinska centra i Tyskland och har en framstående roll i den medicinska vården som det enda sjukhuset för supramaximalvård i Unterfranken. Varje år drabbas cirka 350.000 patienter av den intensiva tvärvetenskapliga samarbetet i 19 kliniker och mer än 60 tvärvetenskapliga centra. UKW står för internationella toppprestationer i sjukvård, forskning och undervisning, samt för innovativa och säkra diagnostik, terapi och prevention. En särskild styrka för Universitätsmedizin Würzburg är den nära och praktiska kombinationen av klinik och forskning för säkra tillämpningar av nya metoder. Tillsammans med den medicinska fakulteten är UKW en av de stora utbildningsinstitutionerna för läkare i Tyskland. Fördelningen av mer än 70 olika områden på olika platser inom Würzburg samt deltagandet av upp till 1.500 personer i godkännandeprocessen ställer sjukhuset inför särskilda organisatoriska utmaningar. UKW hanterar cirka 150.000 kvitton från cirka 9.500 olika kreditorer per år. Syftet med upphandlingen är att få en framtidsorienterad lösning för digital, mediebrytningsfri kvittohantering och arbetsflödesstyrning i en integrerad SAP-nära lösning som helt ersätter den nuvarande lösningen Tangro IM (Invoice Management) och Tangro BWF (Business Workflow) senast den 30.09.2027. Systemet måste kunna hantera både enkla linjära godkännandeprocesser och komplexa, regelbaserade och flerstegs godkännandeprocesser. Det är viktigt att det kan anpassas till lagstiftning, till exempel i samband med e-fakturapflicht, samt flexibelt styre arbetsflöden vid organisatoriska processförändringar. Universitätsklinikum Würzburg (UKW) använder SAP S/4HANA som centralt ERP-system och ledande systemplattform för de ekonomiska processerna, särskilt bokföringen. I samband med kvittohanteringen ska SAP S/4HANA i grunden tjänstgöra som ledande system, där kvittorelaterade processer och informationer - så långt det är möjligt - centralt bearbetas och revisionssäkert dokumenteras. Anslutna system och program ska integreras i den befintliga SAP-systemlandskapet och överföra eller hämtar de nödvändiga informationerna från SAP S/4HANA. Lösningen ska tillhandahållas i ett hybridbetalningsmodell. Funktioner för inmatning, digitalisering och tolkning av kvittor kan utföras i leverantörens moln. Andra komponenter ska drivas på den serverinfrastruktur som tillhandahålls av UKW. Den vidare bearbetningen, inklusive kontroll, bokföring, godkännandearbetsflöde och bokföring, måste ske helt och integrerat inom SAP S/4HANA-systemet. Lösningen måste garantera en kontinuerlig, mediebrytningsfri process och möjliggöra revisionssäkert spårbarhet av kvittorelaterade processer. De nödvändiga gränssnitten och datautbytet mellan molnkomponenterna, den lokala infrastrukturen och SAP S/4HANA ska tillhandahållas och dokumenteras av leverantören.