Tyskland – Omlokalisering – Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn

1. Objektet av prestationen

Staden Bonn avser att flytta alla bestånd av Stadtarchiv och Stadthistorischer Bibliothek Bonn till en ny plats. Flytten sker inom stadsområdet i staden Bonn. Objektet av uppdraget är konceptualisering, planering och genomförande av flytt av arkiv- och biblioteksbestånd. Entreprenören utför alla nödvändiga prestationer för att genomföra utrymningen, förpackningen av bestånd av Stadtarchiv och Stadthistorischer Bibliothek samt för transport och inbringning av arkiv- och biblioteksbestånd till det nya byggnaden. Flytten sker obligatoriskt enligt principen "hyllfot till hyllfot", för att bevara den logiska ordningen av arkiv- och biblioteksbestånd utan avbrott. Notera: Demontage, transport eller upp- och nedmontering av hyllteknik och möbler är inte en del av denna utlysning; dessa förblir på den gamla platsen.

2. Förutsedd prestationstid

Den totala uppdraget delas in i två på varandra följande faser och ska genomföras under perioden från förmodligen slutet av april (planeras den 26.04.2027) till slutet av oktober 2027 (planeras den 29.10.2027): Fasen 1 (konceptfasen): Utarbetande av det detaljerade flyttkonceptet efter tilldelning, förmodligen från slutet av april 2027 (planeras den 26.04.2027) till mitten av maj 2027 (planeras den 18.05.2027). Fasen 2 (fysisk flytt): Genomförande av den egentliga arkiv- och biblioteksflytten i anslutning till konceptfasen, förmodligen från mitten av juni 2027 (planeras den 14.06.2027) till slutet av oktober 2027 (planeras den 29.10.2027).

3. Omfång av bestånd

Totalt flyttas cirka 21,5 hyllkilometer bestånd, varav cirka 17 hyllkilometer arkivbestånd och cirka 4,5 hyllkilometer biblioteksbestånd. Arkivbestånd är för cirka 80 procent förpackat i arkivlådor, mindre än 20 procent är oförpackade aktmappor. Biblioteksbestånd är för cirka 10 procent förpackat i arkivlådor.

4. Förfarande

Prestationen utförs inom ramen för ett europaomfattande upphandlingsförfarande som icke-öppet förfarande med föregående deltagarutlysning (§ 14 Abs. 2 i. V. m. § 16 VgV). Förfarandet är indelat i två steg: Steg 1 (deltagarutlysning): I denna aktuella fas genomförs en offentlig deltagarutlysning. Upphandlingsmyndigheten granskar med hjälp av inskickade handlingar lämpligheten av sökande. Steg 2 (erbjudandefasen): I det efterföljande icke-öppna förfarandet bjuds lämpliga företag att lämna erbjudanden inkl. inlämning av ett förkoncept. Ekonomiska värderingen sker enligt tilldelningskriterierna "förkonceptkvalitet" (vikten: 70 %) och "pris" (vikten: 30 %). Förkonceptkvaliteten bedöms enligt en sex-stegs betygsskala (0 till 5 poäng). Prisbetygningen sker genom linjär interpolation (minstvärdesmetoden), där det lägsta värderbara erbjudandet får 5 poäng och erbjudanden från och med 2,0 gånger det lägsta priset får 0 poäng. Obligatoriska prissänkningar tas i beaktande, rabatter inte. Vid poänglikhet avgör den högre poängsumman i kriteriet förkoncept. Viktig transparensnotering: Den detaljerade värderingsmatrisen, den matematiska prisberäkningsformeln (inkl. kappningsgränsen för att undvika negativa poängvärden) samt regleringen av rabatter och poänglikheter är fullständigt och utförligt beskrivna i det bifogade dokumentet "Bewertungsschema Stufe 2, Angebotsphase.pdf" (se upphandlingsdokument för denna fas 1). Utarbetandet av det i den andra fasen av förfarandet (erbjudandefasen) krävda förkonceptet (som senare, i fallet av en genomförd tilldelning, i prestationsfas 1 i samråd med uppdragsgivare-flyttledning finaliseras) kräver obligatoriskt en tidigare besiktning av de lokala förhållandena på de berörda platserna. En sådan objektbesiktning föreskrivs obligatoriskt för de i fas 2 valda och till erbjudande inbjudna bjudande. De exakta datum, organisatoriska ramvillkoren och säkerhetsbestämmelserna för besiktningen meddelas med erbjudandena i fas 2. Vid fastställandet av erbjudandefristen i fas 2 kommer upphandlingsmyndigheten att lämpligt ta hänsyn till plikten att före besiktning enligt § 20 Abs.2 VgV, så att alla bjudande även efter besiktningsterminerna har tillräckligt med tid att utarbeta förkonceptet och att beräkna erbjudandet. Till den aktuella fas 1 (Öffentlicher Teilnahmewettbewerb): För att delta i upphandlingsförfarandet och att bevisa lämpligheten är de i upphandlingsdokumenten krävda förklaringar och bevis helt att lämna in. Använd härför de i upphandlingsplattformen tillgängliga formulär, såvida tilldelade. Granskningen och värderingen av lämpligheten sker enbart utifrån dessa fastställda kriterier och lämnande handlingar. En detaljerad prestationsbeskrivning samt de fullständiga uppdragsunderlagen ställs enbart de kvalificerade företagen tillgängliga inom ramen för fas 2 (