Полша – Услуги на туристически агенции и спомагателни туристически услуги – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Предметът на поръчката е услугата за резервиране, продаж и обслужване на хотелиерски услуги (за нощувки) в страната и чужбина за нуждите на Институт „Адам Мицкевич“. 1. Обхват на предмета на поръчката 1. Търсене на оферти за хотели. 2. Резервиране на хотелиерски услуги (за нощувки) в Полша и в чужбина. 3. Услугата ще се изпълнява в течение на 36 месеца от датата на подписване или до изчерпване на максималната стойност на договора. 4. Посредничество при продажбата на хотелиерски услуги, включително извършване на плащания. 5. Посредничество при отмяна и промяна на резервации, както и обслужване на връщания. 6. Предаване на детайлна информация за резервациите на поръчителя, включително: check-in, check-out, хранене, city tax, както и други такси. 7. Представяне на поръчителя в рекламационните дела, свързани с хотелиерските услуги. 8. Обеспечаване на 24/7 обслужване, включително в неработите дни. 9. Редовно обновяване на наличната оферта. 10. Защита на интересите на поръчителя, в частност информация за събития, които могат да повлияят на изпълнението на договора. 11. Изпълнителят ще осигури офис за обслужване в Полша (седалище или филиал), действащ поне 5 дни в седмицата (пон–пет) от 8:00 до 18:00 часа, както и информационна линия 24/7, позволяваща да се извършват резервации и промени извън работното време на офиса. 12. Назначение на клиентски мениджър, както и на поне трима служители, посветени на обслужването на поръчителя. 13. Предоставяне на онлайн резервационна система, позволяваща извършване и модификация на резервациите от уполномощените служители на поръчителя. Системата трябва: • да работи в актуалните версии на основните браузъри, • да съдържа пълната оферта на наличните хотели на изпълнителя, • да има филтри (минимум: стандарт, цена, местоположение, хранене, интернет), • да позволява търсене на карта, • да позволява генериране на ваучъри на PL и EN, • да позволява пълна история на промените в резервациите (audit trail), • да позволява експорт на данни за резервациите и историята на промените (PDF/XLSX). 14. Системата трябва да позволява достъп до специалните тарифи на поръчителя, заедно с условията за отмяна. 15. Системата трябва да позволява генериране на отчети (броя на хората, оборот, детайлни данни по хотел, гост и период). 2. Важна информация 1. Оцененото количество резервации: ок. 12 600, от които: • 8000 чуждестранни • 4600 вътрешни 2. На разположение на поръчителя: стаи за 1, 2, 3 души в стандарти 2–5 звезди. 3. Зарезервираните услуги трябва да отговарят на международните стандарти за качество и безопасност. 4. Географски обхват: Полша, както и чужбина, в частност ЕС, Великобритания, САЩ, Китай, Япония, Южна Корея, скандинавските страни. 5. Резервации за представители на културни институции – изисква се висок стандарт на обслужване. 6. Количествата са приблизителни и могат да се променят в рамките на стойността на договора. 7. Изпълнителят осигурява подкрепа в случай на проблеми на мястото на изпълнението на услугата. 3. Процедура за резервиране 1. Поръчителят изпраща запитване по имейл. 2. Определя изискванията (местоположение, бюджет, предпочитания). 3. Изпълнителят представя минимум 3 налични предложения, отговарящи на изискванията (ако налични). 4. Време за отговор: максимум 1 час от получаването на запитването (в работните часове; извън тях – съгласно SLA 24/7). Офертата съдържа: • информация за хотела, включително адрес и категория • информация за вида на стаята (sgl, dbl, twin, trpl, за пушачи/непушачи) • информация дали в цената на стаята е включено закуска • информация дали в цената на стаята е включено използване на интернет • условия за отмяна • разстояние до местоположението, посочено от поръчителя. • цена в PLN – само за резервации на места в хотели в Полша, • за чуждестранни резервации цена в валути, съгласно Разпореждане на министъра на семейството и социалната политика от 25 октомври 2022 г., за резервации на места в хотели, променящо разпореждането за сумите, причитащи на работник, нает в държавна или общинска бюджетна единица от сферата на обществената политика, за сметка на служебна пътуване • информация дали лицето, което пътува, ще бъде задължено да понесе допълнителни временни разходи, напр. в форма на връщане на депозит, местен данък информация за депозити и допълнителни такси. 5. Изборът на поръчителя става по имейл или по телефон (потвърден