Финлaндия – Софтуерни пакети и информационни системи – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Еспон каупунки (после и Тилаажа) искат оферти за HRM- и за платна система. Обектът на закупката е системата за софтуер като услуга (SaaS), която включва функционалностите на главния регистър на персонала (наричано HRM-комплекс) и функционалностите за изчисляване на заплатите. Решението трябва да поддържа различни форми на работно време на служителите на Еспон каупунки, като офис, периодично и общо работно време, различни форми на организация на работа, като фиксирано и плаващо работно време, както и работни договори и местни споразумения, използвани в общините. Обектите на закупката са следните комплекси от услуги: - Система за софтуер като услуга (SaaS) - Въвеждане в експлоатация и адаптация за Еспон - Услуги за поддръжка на приложения - Услуги за продължаващо развитие и консултантски услуги за системата. Подробно описание на съдържанието на закупката е в приложение 1. "Описание на обект на закупката". На основа на конкурса се избират един доставчик и един резервен доставчик. Договорът влиза в сила от подписването и е в сила до отменяне. Предполагаемата дата на начало на договора е декември 2026. ПОДГОТОВКА НА ЗАКУПКАТА Единицата за закупки е подготвила закупката, оценявайки наличните на пазара алтернативи и условията за конкурс, както и начините за изпълнение на закупката. При маркетинговото картиране са консултирани широко участниците в отраслята писменно и чрез маркетингови разговори, ползвани са експертни мнения, оценени са възможностите за разделяне на закупката на части, както и различни модели за изпълнение. ПРОГРЕС НА МАРКЕТИНГОВИТЕ РАЗГОВОРИ 2025 През 2025 г. маркетингови разговори са проведени с три идентифицирани потенциални доставчика. 1) Демонстрация на системите В седмиците 12 - 15 / 2025 доставчиците са молени да представят системите, които предлагат. 2) Коментиране на черновата на офертата Черновата на офертата е изпратена на доставчиците за коментиране в две части (A1 и A2). - Коментарен кръг A1: включваше всички документи, освен ключовите описания на процесите, състав на отчетните изисквания, съобщение за данните на преподавателите, съдържанието на данните, както и формуляр за изисквания за функционалните изисквания на системата. Времето за коментиране беше от 5.5.2025 до 14.5.2025 и коментарите са обсъдени с доставчиците на срещи с доставчици в седмиците 21 - A2 коментарен кръг: включваше приложения 1.3, 1.8, 1.9 и приложение 5, формуляр за изисквания, раздел "Функционални изисквания". Времето за коментиране беше от 19.5 до 2.6.2025 и коментарите са обсъдени с доставчиците на срещи с доставчици в седмиците 24. 3) Изпращани уточняващи въпроси От доставчиците са поискани и уточняващи данни, свързани с платните цикли на системите, основните услуги за потребители и външните HRM-решения, технологиите на предложените системи, техния жизнен цикъл, както и оценки за лицензите и правата за използване, както и цените на проекта за въвеждане в експлоатация, за подпомагане на оценката на стойността на закупката и бюджета. ПРОГРЕС НА МАРКЕТИНГОВИТЕ РАЗГОВОРИ 2026 В началото на 2026 г. е картиран и четвъртият потенциален доставчик, с когото е проведена среща с доставчици в седмицата 7 за представяне на черновата на офертата. На доставчика е изпратена същата чернова на офертата след срещата за коментиране, както и на другите потенциални доставчици, и от него са получени коментари на 5.3.2026. От всички четири доставчика са поискани допълнителни писмени коментари към актуализираната чернова на офертата от 17.3 до 1.4.2026. Маркетинговото картиране е проведено така, че нито един доставчик не е предпочитан и е действано обективно и прозрачно. НАБЛЮДЕНИЯ ОТ МАРКЕТИНГОВОТО КАРТИРАНЕ Наблюденията, получени при картирането, са ползвани за определяне на обект на закупката, установяване на изисквания за съответствие, както и за определяне на критерии за сравнение на офертите. Едно от ключовите наблюдения е, че пазарите може би ограничават изискванията на работните договори на Еспон каупунки (като KVTES и OVTES) за HRM- и платната система. Освен това, ограничаващи фактори могат да бъдат нуждите на Еспон, свързани с продължаващите платни услуги, дублираната среда на системата и интеграциите. При подготовката на закупката са взети предвид принципите на § 65 от Закона за закупките, свързани с маркетинговото картира