Финлaндия – Софтуерни пакети и информационни системи – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Еспунският град (по-късно също и Закупвача) иска тарифи за HRM- и платни системи. Обект на закупката е системата като софтуерна услуга (SaaS), която съдържа функционалностите на главния регистър на персонала (наричан HRM-комплекс) и функционалностите за изчисление на заплатите. Решението трябва да поддържа различни форми на работо време на служителите на Еспунски град, като офис, периодно и общо работо време, различни форми на организиране на работа, както и фиксирано и плаващо работо време, както и трудови договори и местни споразумения, използвани в общините. Обектите на закупката са следните пакет услуги: - Система като софтуерна услуга (SaaS) - Въвеждане и настройка на услугата за Еспоо - Услуги за поддръжка на приложения - Услуги за продължаващо развитие и консултантски услуги за системата. Подробно описание на съдържанието на закупката е в приложение 1 "Описание на обект на закупката" на документацията за запрашване на оферти. На основа на конкурсната процедура ще бъде избран един доставчик и един резервен доставчик. Договорът влиза в сила от подписването и е валиден до отменяне. Предполагаемата дата на началото на договора е декември 2026 г. ПОДГОТОВКА НА ЗАКУПКАТА Единицата за закупуване е подготвила закупката, като е оценявала наличните на пазара алтернативи, конкурентните условия и начини за изпълнение на закупката. При маркет-мапирането са консултирани широко участници в отрасъла писменно и по телефона, ползвани са експертни мнения, оценени са възможностите за разделяне на закупката на части, както и различни модели за изпълнение. ПРОГРЕС НА МАРКЕТОВИТЕ ДИАЛОГИ 2025 През 2025 г. маркетови диалози са проведени с три идентифицирани потенциални доставчици. 1) Демонстрация на системите В седмиците 12-15/2025 доставчиците са били поканени да представят своите системи. 2) Коментиране на черновите на запрашването за оферти Черновите на запрашването за оферти са били изпратени на доставчиците за коментиране в две части (A1 и A2). - A1 кръг за коментиране: включваше всички документи, освен ключовите описания на процесите, структурата на изискванията за отчети, данните за обявление на информация за преподаватели и формуляра за изисквания за функционалности на системата. Времето за коментиране беше от 5.5.2025 до 14.5.2025 и коментарите са били разглеждани с доставчиците на срещи с доставчиците в седмиците 21. - A2 кръг за коментиране: включваше приложения 1.3, 1.8, 1.9 и приложение 5 на запрашването за оферти, както и формуляра за изисквания за функционалности. Времето за коментиране беше от 19.5 до 2.6.2025 и коментарите са били разглеждани с доставчиците на срещи с доставчиците в седмиците 24. 3) Изпращени уточняващи въпроси От доставчиците са били поискани уточняващи данни относно платежните цикли на системите, основните услуги за потребители и външната HRM-решение, технологиите на предлаганите системи, оценки за сроковете на използване на лицензи и правото на използване, както и за цените на проекта за въвеждане в експлоатация, за оценка на стойността на закупката и за подпомагане на бюджетирането. ПРОГРЕС НА МАРКЕТОВИТЕ ДИАЛОГИ 2026 Началото на 2026 г. е идентифициран и четвърти потенциален доставчик, с когото е проведена среща с доставчици в седмицата 7 за представяне на черновите на запрашването за оферти. На доставчика са изпратени същите чернови на запрашването за оферти, както и на другите потенциални доставчици, и са получени коментари до 5.3.2026. От всички четири доставчика са били поискани допълнителни писмени коментари към актуализираните чернови на запрашването за оферти от 17.3 до 1.4.2026. Маркет-мапирането е извършено така, че нито един доставчик не е бил предпочитан и е проведено обективно и отворено. НАБЛЮДЕНИЯ ОТ МАРКЕТОВОТО МАПИРАНЕ Наблюденията, получени при маркет-мапирането, са използвани при определянето на обект на закупката, при установяването на изискванията за съответствие, при определянето на критериите за сравнение на офертите. Едно от ключовите наблюдения е, че пазарите може би са ограничени от изискванията на трудовите договори на Еспунски град (като KVTES и OVTES) за HRM- и платни системи. Освен това, ограничаващи фактори могат да бъдат нуждите на Еспоо относно продължителните услуги за заплатите, двукратната среда на системата и интеграциите. При подготовката на закупката са взети предвид принципите на раздел 65 от Закона за закупуването и единицата